采购订单与供应商管理检查清单

采购订单与供应商管理检查清单工具一、适用工作场景本工具适用于以下采购管理关键环节，保证采购活动规范、高效、风险可控：新供应商引入阶段：对合作供应商的资质、生产能力、信用状况进行全面核验，评估合作可行性。采购订单全流程管理：从订单创建、审核、执行到交付验收，各环节关键节点检查，避免信息遗漏或操作失误。供应商常态化监控：定期对现有供应商的交付准时率、质量合格率、服务响应能力等进行量化评估，优化供应商结构。采购异常处理：针对订单变更、延迟交付、质量争议等问题，梳理处理流程，明确责任分工，保证问题快速解决。二、标准化操作流程步骤一：供应商准入与资质核验（前置环节）目标：保证合作供应商具备合法资质和履约能力，从源头控制风险。基础信息收集：要求供应商提供营业执照、行业特殊许可证（如食品经营许可证、医疗器械生产许可证等）、组织机构代码证、法定代表人证件号码明等文件复印件（加盖公章）。资质有效性核验：通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等官方渠道，核实营业执照是否在有效期内、是否被列入经营异常名录或严重违法失信名单；检查行业资质证书的发证机关、有效期与范围是否与采购需求匹配。实地考察（必要时）：对关键物料或大额采购供应商，组织生产、质量、采购等部门进行实地考察，评估其生产设备、工艺流程、质量控制体系、仓储物流能力等，形成《供应商考察记录表》。档案建立：核验通过后，将供应商资质文件、考察记录、合作意向书等资料整理归档，录入供应商管理系统，分配唯一供应商编码。步骤二：采购订单创建与信息核对（核心环节）目标：保证订单信息准确、完整，符合采购需求和内部管控要求。需求确认：采购专员依据《请购单》，与需求部门沟通确认物料名称、规格型号、技术参数、数量、交付日期、质量标准等关键信息，保证与实际使用需求一致。供应商匹配：从合格供应商库中筛选满足需求的供应商，优先选择绩效评级高、合作顺畅的供应商；如需新增供应商，需完成步骤一的准入流程。订单要素填写：在采购管理系统中创建订单，准确填写以下内容：订单基础信息：订单号、订单日期、采购部门、需求部门；供应商信息：名称、统一社会信用代码、联系人、联系方式、送货地址；物料信息：名称、规格型号、单位、数量、单价、金额（含税率）；交付与验收：交付日期、运输方式、费用承担方、验收标准及方法；付款条款：付款方式（如电汇/承兑）、付款节点（如到货付款/验收后30天付款）、开户行及账号。内部审核：采购专员自检无误后，提交审核：部门审核：*采购经理核对采购必要性、预算符合性、供应商选择合理性；财务审核：*财务专员核对价格构成、付款条款、预算额度；法务审核（大额/复杂订单）：*法务专员审核合同条款合规性、违约责任等。审核通过后，正式采购订单，加盖公章或电子签章后发送供应商。步骤三：订单执行与过程监控（动态环节）目标：保证订单按约定时间、质量交付，及时处理执行中的异常情况。订单下达与确认：采购专员将采购订单发送至供应商，要求供应商在2个工作日内回复确认（如确认交期、价格、数量等），留存确认记录。进度跟踪：供应商生产/备货期间，采购专员通过电话、邮件或供应商协同平台跟踪进度，重点监控：生产/备货进度是否符合计划；是否存在可能导致延迟的风险（如原材料短缺、设备故障等）；大额或紧急订单需要求供应商定期提交《生产进度报告》。异常处理：如出现以下情况，立即启动应急流程：延迟交付：供应商需提前3个工作日书面通知延迟原因及预计交付时间，采购专员评估对生产/项目的影响，与协商调整交付日期或寻找替代供应商，同步更新订单信息并报备*采购经理；质量偏差：到货验收时发觉质量不符，采购专员协同质量部门出具《质量异常报告》，要求供应商在5个工作日内提供整改方案（如补货、返工、赔偿等），跟踪方案落实情况；数量差异：核对送货单与订单数量，如短缺需供应商补足，如溢收需办理退货或冲抵后续订单，留存签收记录。到货验收：需求部门或仓储部门按订单约定的质量标准和时间进行验收，填写《到货验收单》，注明验收结果（合格/不合格）、数量、验收日期，参与验收人员签字确认；验收合格物料办理入库，不合格物料隔离存放并启动退货流程。步骤四：供应商绩效评估与反馈（优化环节）目标：量化供应商表现，识别优秀供应商与待改进供应商，持续优化供应链。数据收集：每季度/年度，采购专员从供应商管理系统、验收记录、财务付款数据等渠道收集以下绩效指标：交付类：准时交付率（准时交付批次数/总批次数×100%）、订单满足率（实际交付数量/订单需求数量×100%）；质量类：物料合格率（验收合格数量/总交付数量×100%）、质量问题整改及时率；服务类：响应速度（问题提出到供应商回复的时间）、沟通配合度；成本类：价格稳定性（同比/环比价格波动率）、成本优化贡献。评分评级：根据预设评分标准（示例：准时交付率≥95%得10分，90%-95%得8分，低于90%得5分）对各指标量化评分，计算加权得分（可设置不同指标权重，如交付30%、质量40%、服务20%、成本10%），划分供应商等级：优秀（≥90分）：优先加大合作份额，给予付款周期优惠；合格（70-89分）：维持现有合作，针对不足项提出改进要求；待改进（60-69分）：下达《供应商整改通知书》，30日内提交整改报告，后续重点监控；不合格（<60分）：暂停合作，启动供应商清退流程。反馈与改进：采购专员向供应商发送《绩效评估结果通知书》，优秀供应商通报表扬，待改进供应商明确改进方向和时限；定期组织供应商沟通会，收集供应商反馈，共同优化合作流程。动态调整：根据评估结果更新供应商等级，优秀供应商可纳入“战略供应商名录”，待改进/不合格供应商从合格供应商库中移除，相关评估记录归档保存。三、核心检查清单模板表1：采购订单创建前检查清单检查项目检查内容检查结果（√/×）责任人备注需求准确性物料名称、规格型号、数量、技术参数与《请购单》一致，需求部门确认无误*采购专员如差异需需求部门书面确认供应商资质供应商在合格名录内，营业执照、行业资质证书在有效期内，无失信记录*质检员核验原件或官方渠道截图价格与预算采购价格符合预算，价格审批流程已完成（如需）*财务专员确认预算额度及审批单号交付条件交付时间、地点、运输方式、费用承担方明确，与供应商确认可行*物流专员紧急订单需确认供应商应急响应能力质量标准质量要求、验收标准、检验方法清晰（附技术文件或样品确认单）*质量主管特殊物料需明确第三方检测机构合同条款大额/复杂订单已审核合同条款（付款、违约、知识产权等），合规无风险*法务专员合同版本号与订单一致表2：供应商资质检查表供应商名称统一社会信用代码资质类型证书编号发证机关有效期核验状态（有效/无效/过期）核验人核验日期××科技有限公司91110108××××××××××ISO9001质量管理体系认证001××××2024中国质量认证中心2024-06-30有效*资质专员2024-03-15××商贸有限公司91110108××××××××××食品经营许可证JY××××××××××××××市市场监督管理局2026-05-31有效*资质专员2024-03-15××机械制造厂91110108××××××××××工业产品生产许可证XK××-×××-×××××××省工业和信息化厅2025-12-31有效*资质专员2024-03-16（注：资质类型包括营业执照、行业特殊许可证、体系认证、环境认证等，每季度复核一次有效期）表3：供应商季度绩效评估表供应商名称评估周期评估指标（权重）目标值实际值得分加权得分等级改进建议××科技有限公司2024年Q1准时交付率（30%）≥95%93%82.4合格优化生产排程，提前2天告知发货进度质量合格率（40%）≥98%99%104.0服务响应速度（20%）≤24小时18小时102.0价格稳定性（10%）同比波动≤±2%同比波动+1%101.0综合得分9.4合格评估人：*绩效评估员审核人：*采购总监日期：2024-04-05四、关键注意事项与风险提示信息动态管理：供应商联系方式、地址、资质文件等信息发生变化时，需在3个工作日内更新至系统，避免因信息失效导致订单延误或沟通障碍。流程合规优先：采购订单必须经过完整审批流程（采购专员→部门经理→财务→总经理），严禁“先下单后审批”或越权审批；大额采购（如超过XX万元）需通过招标或竞争性谈判确定供应商。文件存档规范：所有检查记录（资质文件、验收单、评估报告等）需保存至少3年，电子档案定期备份（如每月刻录光盘），纸质档案按“供应商-年份”分类归档，保证可追溯。异常快速响应：供应商出现重大质量、延迟交付超过7天或破产等情况时，采购