2026年高端鲜花定制公司员工档案管理制度

2026年高端鲜花定制公司员工档案管理制度第一章总则第一条为规范本公司员工档案管理工作，保障员工个人信息安全，完善人力资源管理体系，结合高端鲜花定制行业用工特点（含全职花艺设计岗、销售岗、兼职花艺师、实习人员等）及公司经营管理实际，制定本制度。第二条本制度依据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国个人信息保护法》《社会保险法》等相关法律法规，以及公司章程、人力资源管理制度等制定，所有条款均符合国家法律及行业用工规范要求。第三条本制度适用于公司全体在职员工、试用期员工、实习人员、兼职人员、离职人员的档案管理工作，人力资源部及涉及档案操作的所有人员均需严格遵守。第四条员工档案管理遵循以下基本原则：（一）合法合规原则：严格遵守个人信息保护相关法规，不泄露、不滥用员工个人信息；（二）真实完整原则：确保档案信息真实、准确、完整，无虚假记载、遗漏关键内容；（三）安全保密原则：采取必要措施保障档案存储安全，防止信息泄露、丢失、篡改；（四）分类管理原则：按用工类型、岗位性质分类管理档案，提高管理效率；（五）便捷利用原则：在合规前提下，为公司人力资源管理、薪酬核算、员工晋升等工作提供档案支撑。第五条公司员工档案管理实行“人力资源部归口管理、专人负责、分级查阅”模式：人力资源部指定专人担任档案管理员，负责档案的收集、整理、保管、查阅、转移、销毁等工作；其他部门需查阅档案的，按权限审批后执行。第二章员工档案界定与分类第六条本制度所称员工档案，是指公司在招聘、录用、用工、离职等环节形成的，记录员工个人基本信息、工作表现、劳动关系等情况的各类材料，结合行业特点，具体包括：（一）基础信息类：身份证复印件、学历/学位证书、花艺技能资质证书（如花艺师等级证）、健康证明、入职登记表、劳动合同及补充协议等；（二）工作履职类：岗位说明书、绩效考核记录、奖惩文件、培训记录、花艺设计成果备案（非保密类）、客户服务评价记录（销售岗）等；（三）薪酬福利类：薪酬确认单、社保公积金缴纳记录、考勤记录、加班审批单、福利发放记录等；（四）离职相关类：离职申请、离职面谈记录、工作交接单、解除/终止劳动合同证明、竞业限制协议（如有）等。第七条按用工类型分类管理：（一）全职员工档案：包含上述全部类别材料，建立完整纸质及电子档案；（二）兼职/实习人员档案：重点留存基础信息、劳务协议、考勤及报酬发放记录；（三）离职员工档案：分类存放，保留核心材料至法定保管期限。第三章档案管理职责第八条人力资源部档案管理员核心职责：（一）负责员工档案的收集、整理、编号、归档，确保档案材料及时入档；（二）建立档案管理台账，记录档案入档、查阅、借出、转移、销毁等情况；（三）妥善保管档案，采取防潮、防火、防丢失、防泄露措施；（四）按权限办理档案查阅、借出审批手续，核对查阅人身份及用途；（五）离职员工档案按规定保管，到期后按流程销毁；（六）定期核查档案完整性，发现缺失及时补充。第九条各部门配合职责：（一）及时向人力资源部提交本部门员工的绩效考核、奖惩、培训等履职材料；（二）如需查阅员工档案，按流程提交申请，不得私自调取、复制档案；（三）离职员工所在部门需及时提交工作交接单等离职材料，配合完成档案归档。第十条管理层职责：（一）审批档案查阅、借出、销毁等重大事项；（二）监督档案管理制度执行情况，保障档案管理合规；（三）协调解决档案管理过程中的异常问题（如档案丢失、信息泄露等）。第四章档案管理流程第十一条档案建立与收集：（一）新员工入职3个工作日内，档案管理员收集其基础信息材料，核对原件后留存复印件，建立个人档案；（二）员工在职期间，档案管理员每月收集一次履职、薪酬类材料，及时归档；（三）员工岗位调整、薪酬变动后，相关材料需在5个工作日内入档。第十二条档案保管要求：（一）纸质档案存放于带锁档案柜，存放环境干燥、避光，远离火源、水源；（二）电子档案存储于公司加密服务器，设置访问权限，定期备份；（三）禁止将档案带离公司指定保管区域，禁止私自翻拍、复制档案内容。第十三条档案查阅与借出：（一）内部查阅：因招聘、调岗、考核等工作需要查阅档案的，需填写《档案查阅申请表》，经人力资源部负责人审批后，在档案保管区域查阅，不得带出；（二）外部查阅：仅因劳动仲裁、司法调查等法定事由，凭相关机关出具的证明文件，经公司管理层审批后查阅，查阅过程需档案管理员全程在场；（三）档案原则上不借出，确因特殊情况需借出的，需管理层审批，签订借出协议，明确归还时限（最长不超过3个工作日）。第十四条档案转移：（一）员工入职新单位需转移档案的，凭对方单位调档函及员工本人授权书，经审批后办理转移手续，留存转移记录；（二）转移前核对档案完整性，出具档案转移清单，由接收方签字确认。第十五条档案销毁：（一）离职员工档案自离职之日起保管至少2年，期满后由档案管理员列出销毁清单；（二）销毁清单经人力资源部负责人、管理层审批后，由2名以上工作人员监督销毁，做好销毁记录；（三）禁止擅自销毁档案，销毁过程全程留痕，确保可追溯。第五章保密与安全管理第十六条档案保密要求：（一）档案管理员及查阅人员对档案内容严格保密，不得向无关人员泄露员工个人信息（如薪酬、家庭住址、健康状况等）；（二）禁止将员工档案信息用于与工作无关的用途，不得出售、泄露给第三方；（三）电子档案设置分级权限，仅档案管理员及授权人员可访问，定期更换访问密码。第十七条安全保障措施：（一）纸质档案柜钥匙由档案管理员专人保管，离职时及时交接；（二）电子档案服务器定期进行安全检测，防止黑客攻击、数据泄露；（三）定期对档案管理情况进行自查，发现安全隐患及时整改。第六章监督与责任追究第十八条监督机制：（一）人力资源部每季度自查档案管理情况，核对台账与实际档案是否一致；（二）管理层每半年抽查档案管理制度执行情况，重点核查保密及安全措施；（三）设立档案管理投诉渠道，接受员工关于档案信息泄露、违规查阅的举报。第十九条责任追究：（一）档案管理员未按规定收集、保管档案，导致档案缺失、丢失的，给予书面警告，扣减绩效奖金，造成损失的承担赔偿责任；（二）员工违规查阅、复制、泄露档案信息的，视情节给予通报批评、降薪处理，情节严重的解除劳动合同；（三）因档案管理不当导致公司被行政处罚或引发劳动纠纷的，追究相关负责人及直接责任人责任，涉嫌违法犯罪的移交司法机关处理。第七章附则第二十条本制度由公司人力资源部负责解释，如国家相关