企业信息资源管理制度规范

企业信息资源管理制度规范一、企业信息资源管理制度概述

企业信息资源是现代企业核心竞争力的关键组成部分，其有效管理和规范使用直接关系到企业的运营效率、决策质量和信息安全。为建立系统化、标准化的信息资源管理体系，保障信息资源的完整性、安全性和可用性，特制定本制度规范。本制度旨在明确信息资源的分类、管理流程、使用权限、安全防护及监督机制，确保信息资源得到合理配置和高效利用。

二、信息资源分类与范围

（一）信息资源分类

1.按信息类型分类：

(1)业务数据：包括客户信息、销售记录、库存数据、财务报表等。

(2)运营数据：如生产日志、供应链信息、人力资源数据等。

(3)技术资料：专利文件、研发文档、产品设计图等。

(4)通用文档：政策文件、培训资料、会议纪要等。

2.按信息敏感度分类：

(1)核心信息：涉及商业机密、核心技术、关键客户数据等，需严格管控。

(2)一般信息：公开或内部共享的非敏感数据。

(3)公开信息：对外发布或可公开访问的数据。

（二）信息资源范围

1.纳入管理的信息资源包括：

-数字化文档（电子文件、数据库、影像资料）。

-物理载体（纸质文件、存储介质）。

-信息系统中的数据及配置信息。

2.不属于本制度管理范围的资源：

-个人隐私信息（单独管理并符合隐私保护要求）。

-临时性、非结构化数据（如即时通讯记录）。

三、信息资源管理流程

（一）信息资源采集与录入

1.采集要求：

(1)确保数据来源合规、准确，避免重复采集。

(2)优先采用自动化采集工具减少人工操作。

2.录入步骤：

(1)数据校验：录入前进行完整性、逻辑性检查。

(2)格式标准化：统一文件命名、编码及存储格式。

(3)录入记录：记录操作人、时间及数据变更情况。

（二）信息资源存储与备份

1.存储要求：

(1)数据库存储：采用分布式或云存储，支持高并发访问。

(2)纸质文件：分类归档至指定档案室，符合消防及保密要求。

2.备份机制：

(1)定期备份：核心数据每日备份，一般数据每周备份。

(2)异地存储：重要数据需在异地设立备份中心，确保灾难恢复能力。

（三）信息资源使用与共享

1.使用权限管理：

(1)基于角色授权：根据岗位需求分配最小必要权限。

(2)动态调整：权限每年审核一次，离职或岗位变动即时撤销。

2.共享流程：

(1)申请审批：跨部门共享需填写申请表并经主管审批。

(2)记录追踪：共享记录需存档，明确使用期限。

四、信息资源安全防护

（一）访问控制

1.身份认证：强制使用统一账号体系，支持多因素认证。

2.操作审计：记录所有访问行为，异常访问触发告警。

（二）数据加密

1.传输加密：网络传输采用TLS/SSL协议。

2.存储加密：敏感数据采用AES-256加密算法。

（三）安全培训

1.定期培训：每年至少开展两次信息安全培训，考核合格后方可上岗。

2.模拟演练：每季度组织一次数据泄露应急演练。

五、监督与改进

（一）责任机制

1.部门职责：

(1)IT部门：负责技术平台维护及安全防护。

(2)业务部门：负责本领域信息资源管理。

(3)监督小组：定期检查制度执行情况。

（二）评估与优化

1.年度评估：每年12月对制度有效性进行综合评估。

2.改进措施：根据评估结果调整流程或技术方案。

六、附则

本制度自发布之日起实施，由企业信息管理部门负责解释。所有员工需严格遵守，违反者按公司相关规定处理。

**一、企业信息资源管理制度概述**

企业信息资源是现代企业核心竞争力的关键组成部分，其有效管理和规范使用直接关系到企业的运营效率、决策质量和信息安全。为建立系统化、标准化的信息资源管理体系，保障信息资源的完整性、安全性和可用性，特制定本制度规范。本制度旨在明确信息资源的分类、管理流程、使用权限、安全防护及监督机制，确保信息资源得到合理配置和高效利用。通过规范化管理，可以减少信息冗余，降低安全风险，提升信息资源的共享效率，从而支持企业的战略目标和日常运营。

**二、信息资源分类与范围**

（一）信息资源分类

1.按信息类型分类：

(1)业务数据：

(1)客户信息：包括但不限于客户基本信息（姓名、联系方式、所属行业等）、交易历史、服务记录、客户反馈等。此类信息需严格管理，特别是涉及个人隐私的部分。

(2)销售记录：涵盖产品销售数量、金额、区域分布、渠道表现、促销活动效果等。用于分析市场趋势和销售策略。

(3)库存数据：记录原材料、半成品、成品的位置、数量、状态（如温湿度要求）、批次号等。确保供应链稳定。

(4)财务报表：包括资产负债表、利润表、现金流量表、成本核算数据等。需符合会计准则，用于财务分析和审计。

(2)运营数据：

(1)生产日志：记录生产线的运行状态、设备参数、产量、不良率、工时等。用于优化生产流程。

(2)供应链信息：供应商信息、采购订单、物流状态、交付时间等。保障供应链透明度。

(3)人力资源数据：员工基本信息、绩效评估、培训记录、薪资结构（脱敏后可用于统计分析）等。用于人才管理和规划。

(3)技术资料：

(1)专利文件：公司持有的或正在申请的专利详细资料、申请状态等。

(2)研发文档：产品设计图纸、技术规格、测试报告、原型设计、算法描述等。是技术创新的核心。

(3)工程图纸：建筑、设备、生产线等的设计和施工图纸。

(4)通用文档：

(1)政策文件：公司内部的规章制度、操作手册、行为规范等。

(2)培训资料：新员工入职培训材料、技能提升课程、安全操作规程等。

(3)会议纪要：各部门会议、跨部门协调会、管理层研讨会的记录和决议。

2.按信息敏感度分类：

(1)核心信息：

(1)核心技术秘密：独特的生产工艺、关键配方、核心算法等。

(2)重大商业计划：未来一年的战略规划、市场扩张计划、新产品发布计划等。

(3)高价值客户名单：战略合作伙伴、大额订单客户等。

(4)专利申请中的关键信息：尚未公开的发明创造细节。

(2)一般信息：

(1)部门内部的工作报告、月度总结。

(2)员工的日常绩效数据（非关键指标）。

(3)供应商的常规信息（非核心条款）。

(3)公开信息：

(1)公司发布的产品手册、服务说明。

(2)公开的新闻稿、市场分析报告（非内部结论）。

(3)员工公开的联系方式、职位信息。

（二）信息资源范围

1.纳入管理的信息资源包括：

(1)数字化文档：

-电子文件：存储在服务器、个人电脑、移动设备中的各类文档（如Word、Excel、PPT、PDF、JPG、CAD文件等）。

-数据库数据：结构化数据（如ERP、CRM系统数据）和非结构化数据（如文档库、邮件系统内容）。

-影像资料：扫描的纸质文档、摄像头监控录像（需符合隐私政策）、录音等。

(2)物理载体：

-纸质文件：存放在文件柜、档案室的纸质报告、合同、记录等。

-存储介质：U盘、移动硬盘、光盘等可移动存储设备中存储的公司信息。

(3)信息系统中的数据及配置信息：

-系统参数：各类软件系统的配置设置、用户账号信息。

-网络拓扑：公司内部网络的设备连接图、IP地址分配表。

2.不属于本制度管理范围的资源：

(1)个人隐私信息：

-未经授权收集的个人信息。

-仅用于个人工作且不涉及共享的笔记或草稿（除非其中包含其他受管信息）。

-需要单独通过隐私保护政策进行管理的个人信息（如客户画像、员工心理健康记录等）。

(2)临时性、非结构化数据：

-即时通讯软件（如微信、钉钉）的聊天记录（除非其中包含需要归档的合同、重要指令等）。

-临时性的屏幕截图、草稿文件（若无保存或已归档）。

-个人电脑中用于娱乐或私人目的的文件。

**三、信息资源管理流程**

（一）信息资源采集与录入

1.采集要求：

(1)**合规性检查**：确保所有采集的信息来源合法，符合相关合同约定或用户授权。例如，从第三方购买的客户数据需验证其获取的合法性。

(2)**必要性评估**：明确采集目的，避免为采集而采集，仅采集实现目标所必需的信息。例如，若仅需客户行业信息，则不应采集不必要的联系方式。

(3)**准确性保证**：建立数据质量校验机制，通过去重、格式检查、逻辑验证等方式确保采集数据的准确性。例如，使用正则表达式校验邮箱格式，设置范围检查验证年龄数据。

(4)**完整性考虑**：根据业务需求，确保采集的信息字段完整，避免关键信息的缺失。例如，采集客户信息时应包含公司名称、联系人职位等。

(5)**自动化优先**：尽可能利用API接口、数据同步工具等自动化手段进行数据采集，减少人工操作，降低错误率和人力成本。例如，从电商平台自动同步销售数据。

2.录入步骤：

(1)**数据校验（录入前）**：

-**完整性校验**：检查必填字段是否都已填写，如订单录入时地址不能为空。

-**格式校验**：验证数据类型、长度、格式是否符合预设标准，如日期格式是否统一为"YYYY-MM-DD"，手机号是否为数字且符合长度要求。

-**逻辑校验**：检查数据间是否存在矛盾，如订单金额小于最小起订价。

-**唯一性校验**：对于需要唯一标识的信息，如客户编号、产品SKU，检查是否重复。

-**一致性校验**：确保同一信息在不同系统或表单中的一致性，如客户姓名在CRM和ERP中应保持一致。

(2)**格式标准化（录入中）**：

-**统一命名规则**：制定文件命名规范，如"[部门]_[项目代号]_[日期]_[文件类型].后缀"，确保文件易于识别和检索。

-**统一编码标准**：对于字符编码，优先使用UTF-8，避免乱码问题。

-**统一存储结构**：规定文件存储的文件夹层级结构，如按部门、业务线、年份等分类存储。

-**元数据标准化**：为文档或数据集添加标准的元数据标签，如创建者、创建时间、修改者、修改时间、主题分类、敏感度级别等。

(3)**录入操作（录入中）**：

-**系统录入**：通过指定的信息系统（如ERP、CRM、文档管理系统）进行数据录入。

-**批量导入**：对于大量数据，使用系统提供的批量导入功能，并记录导入过程和结果。

-**录入确认**：录入完成后，进行二次核对或系统自动校验，确认数据无误。

-**记录操作日志**：系统自动记录录入操作的人员、时间、操作内容（如添加、修改了哪些数据），形成可追溯的记录。

（二）信息资源存储与备份

1.存储要求：

(1)**数据库存储**：

-**性能要求**：根据数据访问频率和类型，选择合适的数据库类型（如关系型、NoSQL）和硬件配置。

-**高可用性**：采用主从复制、集群等技术，确保数据库服务稳定，避免单点故障。

-**可扩展性**：设计可扩展的存储架构，以应对数据量的增长。

-**访问控制**：数据库层面设置严格的用户权限和访问策略。

(2)**文件存储**：

-**分类存储**：根据信息类型和敏感度，将文件存储在不同的物理或逻辑存储区域。例如，核心数据存储在加密的专用服务器，一般数据存储在普通文件服务器。

-**存储介质**：根据数据的重要性和生命周期，选择合适的存储介质，如SSD（高性能、高价值数据）、HDD（大容量、一般数据）、磁带（归档、冷数据）。

-**环境要求**：纸质文件存储在符合消防、温湿度、防尘、防磁要求的档案室。电子存储设备放置在稳定、防静电的环境中。

(3)**云存储（如适用）**：

-**选择服务商**：评估并选择可靠的云存储服务提供商，关注其数据安全措施、服务协议。

-**数据加密**：利用服务商提供的数据传输加密和存储加密功能。

-**访问控制**：通过服务商提供的管理工具设置精细的访问权限。

2.备份机制：

(1)**备份策略制定**：

-**全量备份**：定期（如每天、每周）对关键数据进行完整备份。

-**增量备份**：在两次全量备份之间，备份发生变更的数据，减少备份时间和存储空间需求。

-**差异备份**：备份自上次全量备份以来所有变更的数据，速度介于全量和增量之间。

-**备份频率**：根据数据变化速度和恢复要求确定，例如，核心交易数据可能需要每小时备份，一般文档可能每天备份。

(2)**备份执行**：

-**自动化备份**：配置自动备份任务，减少人工干预。

-**备份监控**：实时监控备份过程，确保备份成功完成，对失败任务进行告警和重试。

-**备份验证**：定期（如每月）对备份数据的完整性和可恢复性进行验证（如模拟恢复测试）。

(3)**备份存储**：

-**本地备份**：在本地数据中心进行备份，方便快速恢复。

-**异地备份**：将备份数据存储在地理位置不同的另一个数据中心或云存储服务中，防止因本地灾难导致数据丢失。

-**备份加密**：对备份数据进行加密，即使存储介质丢失也能保护数据安全。

(4)**备份保留**：根据法规要求或业务恢复点目标（RPO），制定备份数据的保留期限，如核心数据保留3个月，一般数据保留1年。

**四、信息资源使用与共享**

（一）信息资源使用权限管理

1.**权限申请与审批流程**：

(1)**权限申请**：用户通过指定的权限申请系统或表单，提交所需访问的信息资源类型和级别申请，并说明申请理由。

(2)**审批环节**：根据权限级别和公司政策，由直接主管或指定的权限审批人进行审批。例如，访问一般信息可能由主管审批，访问核心信息可能需要部门负责人和信息安全部门共同审批。

(3)**审批结果**：审批通过后，由IT部门或指定部门负责将权限配置到相应的用户账号或系统角色中。审批拒绝需向申请人说明原因。

2.**权限分配原则**：

(1)**最小权限原则**：仅授予用户完成其工作所必需的最少信息资源访问权限，不授予超出工作范围的权限。

(2)**职责分离原则**：对于涉及关键操作（如数据修改、删除）的权限，应遵循职责分离原则，避免同一人拥有过多关键权限。

(3)**角色权限管理**：对于相似权限需求的用户群体，定义角色（如“财务分析师”、“研发工程师”），将权限分配给角色，用户加入角色即自动继承权限，便于管理和调整。

3.**权限变更管理**：

(1)**变更触发**：当用户岗位变动、职责调整、离职或访问需求变化时，必须及时申请权限变更。

(2)**变更流程**：遵循与初始申请类似的审批流程。

(3)**权限回收**：权限变更或用户离职时，必须立即撤销其所有不再需要的访问权限，包括所有系统、文档和物理资料的访问权。可通过自动化工具批量回收权限。

4.**定期权限审查**：

(1)**审查周期**：至少每年进行一次全面的权限审查，对于核心信息资源，可能需要更频繁的审查（如每半年）。

(2)**审查执行**：由信息安全部门牵头，组织相关部门主管参与，核对用户的实际工作需求与当前权限是否匹配。

(3)**审查结果处理**：对于发现的不合理权限，及时进行调整或撤销。保留审查记录。

（二）信息资源共享管理

1.**共享申请与审批**：

(1)**共享申请**：需要共享信息资源的用户或部门，填写信息资源共享申请表，说明共享的资源、共享对象、共享目的、共享期限。

(2)**审批流程**：根据共享资源的敏感度和重要性，由信息资源所有部门主管、信息安全部门及更高层级管理者（如分管领导）进行审批。共享核心信息资源通常需要多级审批。

(3)**特殊情况**：对于紧急或临时的共享需求，可设立快速审批通道，但事后需补充完整审批流程。

2.**共享方式与控制**：

(1)**直接授权（不推荐用于敏感信息）**：将信息资源的访问权限临时授予其他用户或部门用户。适用于短期、非频繁的共享。

(2)**共享链接（推荐用于非敏感信息）**：通过文档管理系统生成带有访问时效和权限（如只读）的共享链接，发送给共享对象。适用于需要外部人员（非员工）访问的情况。

(3)**临时项目组（推荐用于敏感信息）**：在项目管理系统或共享空间中创建临时文件夹，将参与项目的成员添加为成员或给予相应权限，项目结束后权限自动撤销。

(4)**物理介质共享（谨慎使用）**：对于纸质文件，需严格控制借阅，履行登记手续，明确借用期限。

3.**共享记录与追踪**：

(1)**记录共享申请**：所有共享申请及审批记录需存档，作为审计依据。

(2)**追踪共享状态**：系统应能显示哪些资源正在被共享，共享给谁，共享期限等。

(3)**到期自动失效**：共享链接或临时授权应在设定的时间后自动失效，减少长期共享带来的风险。

4.**共享协议（适用于外部共享）**：

(1)**保密协议**：要求外部共享对象签署保密协议，明确其保密责任和义务。

(2)**使用范围限制**：明确告知外部共享对象只能将信息用于约定的目的，不得用于其他用途或泄露给第三方。

(3)**反馈机制**：要求共享对象在使用过程中或使用后提供反馈，确保信息被正确使用。

**五、信息资源安全防护**

（一）访问控制强化

1.**身份认证机制**：

(1)**强密码策略**：强制要求用户设置复杂密码（长度、字符类型组合），并定期更换。

(2)**多因素认证（MFA）**：对访问核心系统或敏感数据的关键用户，强制启用多因素认证，如密码+短信验证码、硬件令牌、生物识别（指纹、面容）。

(3)**统一身份认证**：尽可能采用统一身份认证平台，实现单点登录，统一管理用户身份和权限。

(4)**账户锁定策略**：在多次登录失败后，自动锁定账户一段时间，防止暴力破解。

2.**访问控制列表（ACL）与角色基础访问控制（RBAC）**：

(1)**ACL精细控制**：在文件系统、数据库等层面，利用ACL精确控制特定用户或用户组对具体对象的访问权限（读、写、执行等）。

(2)**RBAC角色定义**：根据组织架构和职责，定义清晰的角色（如管理员、普通用户、审计员），并为角色分配权限。

(3)**权限继承与分离**：利用角色继承减少重复配置，同时确保敏感操作权限分散在不同角色中。

3.**操作审计与监控**：

(1)**审计日志启用**：在所有关键系统（网络设备、服务器、数据库、应用系统）启用详细的操作审计日志，记录登录、访问、修改、删除等关键操作，包括操作人、时间、IP地址、操作结果等。

(2)**实时监控与告警**：部署安全信息和事件管理（SIEM）系统或使用工具，实时监控审计日志和系统事件，对异常行为（如多次登录失败、权限变更、非工作时间访问核心数据）进行告警。

(3)**日志分析**：定期（如每周、每月）对审计日志进行分析，识别潜在的安全风险和违规行为，进行溯源调查。

（二）数据加密保护

1.**传输加密**：

(1)**网络协议**：要求所有内部网络传输和与外部系统的数据交换，优先使用加密的网络协议，如HTTPS、SSH、TLS/SSL、VPN。

(2)**无线网络**：对公司无线网络（Wi-Fi）强制使用WPA2/WPA3加密，禁用WEP。

(3)**邮件加密**：对于包含敏感信息的邮件，提供或要求使用S/MIME、PGP等加密机制。

2.**存储加密**：

(1)**数据库加密**：对存储在数据库中的敏感字段（如身份证号、银行卡号、密钥）进行字段级加密。

(2)**文件加密**：对存储在文件服务器、笔记本电脑、移动硬盘中的敏感文件，采用软件加密工具（如VeraCrypt、BitLocker）或文件系统自带加密功能进行加密。

(3)**全盘加密**：对存储公司数据的笔记本电脑、移动工作站等，强制启用全盘加密，防止设备丢失或被盗导致数据泄露。

3.**密钥管理**：

(1)**密钥生成与存储**：使用安全的随机数生成器创建强加密密钥，并将密钥安全存储在硬件安全模块（HSM）或专用的密钥管理系统中。

(2)**密钥轮换**：定期（如每6个月到1年）轮换加密密钥，特别是用于传输和存储敏感数据的密钥。

(3)**密钥访问控制**：严格限制对加密密钥的访问权限，仅授权给必要的运维和管理人员，并记录所有密钥访问和使用日志。

（三）安全意识与技能培训

1.**培训内容设计**：

(1)**基础信息安全知识**：介绍信息安全的重要性、常见的网络威胁（如钓鱼邮件、勒索软件、社交工程）、公司信息安全管理规定。

(2)**安全实践操作**：如何设置强密码、识别钓鱼邮件和链接、安全使用U盘、处理敏感数据、安全配置办公设备等。

(3)**法律法规与合规**：介绍与信息安全相关的通用法律法规要求（非具体国家法律），如数据保护的基本原则、对个人信息处理的要求。

(4)**应急响应意识**：告知员工在发现安全事件（如可疑邮件、设备故障、疑似信息泄露）时应如何报告和处理。

2.**培训对象与方式**：

(1)**全员培训**：每年至少组织一次全员信息安全意识培训，新员工入职时必须参加。

(2)**针对性培训**：对处理敏感信息、操作关键系统、IT技术人员等高风险岗位人员，提供更深入、更专业的安全技能培训。

(3)**培训形式**：采用线上线下结合的方式，如线上课程、线下讲座、案例分析、互动问答、模拟演练等。

3.**培训效果评估**：

(1)**考核测试**：通过笔试、在线测试等方式检验员工对信息安全知识的掌握程度。

(2)**行为观察**：在日常工作中观察员工的安全行为习惯。

(3)**培训反馈**：收集员工对培训内容和形式的反馈，持续改进培训效果。

4.**模拟演练**：

(1)**钓鱼邮件演练**：定期（如每季度）组织模拟钓鱼邮件攻击，评估员工的识别能力，并对识别错误的员工进行再培训。

(2)**应急响应演练**：每年至少组织一次信息安全应急响应演练，检验预案的可行性和团队的协作能力。

**六、监督与改进**

（一）责任机制明确

1.**部门职责划分**：

(1)**信息安全部门（或信息管理部门）**：

-负责信息资源管理制度的制定、修订和解释。

-负责技术平台的建设、维护和安全防护。

-负责安全事件的处理和应急响应。

-负责安全意识培训和审计。

(2)**IT运维部门**：

-负责信息系统的日常运行维护、性能监控和故障处理。

-配合信息安全部门进行系统安全加固和漏洞修复。

-负责数据备份和恢复的实施。

(3)**业务部门**：

-负责本部门信息资源的日常管理，确保信息质量。

-负责本部门员工的信息安全意识培训。

-配合信息安全部门进行安全审计和事件调查。

-负责本部门信息资源使用需求的申请和审批。

(4)**管理层**：

-负责最终审批关键信息资源的权限和共享申请。

-负责提供信息安全所需的人力、物力和财力资源。

-负责对信息安全事件承担最终管理责任。

2.**岗位责任制**：

(1)每个岗位的员工都应清楚其在信息安全方面的职责和义务。

(2)将信息安全绩效纳入员工考核体系。

3.**沟通协调机制**：

(1)建立定期的信息安全沟通会议，通报情况，解决问题。

(2)明确信息安全事件的报告路径和协调机制。

（二）评估与优化机制

1.**内部评估**：

(1)**定期审计**：每年至少进行一次全面的信息资源管理制度符合性审计，检查制度执行情况和存在的问题。

(2)**专项审计**：根据需要，对特定领域（如数据备份、权限管理）进行专项审计。

(3)**自我评估工具**：使用信息安全评估问卷或成熟度模型（如ISO27001），定期评估信息资源管理的成熟度。

2.**外部评估（可选）**：

(1)**第三方评估**：聘请专业的第三方安全服务机构，进行独立的安全评估或渗透测试，发现潜在风险。

(2)**行业标杆**：参考同行业或领先企业的信息资源管理实践，持续改进。

3.**优化流程**：

(1)**问题分析**：对评估发现的问题进行根本原因分析。

(2)**制定改进措施**：针对分析结果，制定具体的改进措施，明确责任人、完成时间。

(3)**措施实施与跟踪**：落实改进措施，并跟踪实施效果。

(4)**制度修订**：根据评估结果和改进实践，定期（如每年）修订和完善信息资源管理制度，确保其持续适用性和有效性。

(5)**知识管理**：建立信息安全事件和经验教训库，将评估和改进过程中发现的问题及解决方案进行记录和分享，形成知识积累。

**七、附则**

本制度自发布之日起生效，由企业信息管理部门负责解释和修订。公司所有员工、部门及相关方均需遵守本制度的规定。对于违反本制度的行为，将根据公司相关奖惩规定进行处理。本制度将根据法律法规变化、技术发展及公司业务需求进行持续更新。

一、企业信息资源管理制度概述

企业信息资源是现代企业核心竞争力的关键组成部分，其有效管理和规范使用直接关系到企业的运营效率、决策质量和信息安全。为建立系统化、标准化的信息资源管理体系，保障信息资源的完整性、安全性和可用性，特制定本制度规范。本制度旨在明确信息资源的分类、管理流程、使用权限、安全防护及监督机制，确保信息资源得到合理配置和高效利用。

二、信息资源分类与范围

（一）信息资源分类

1.按信息类型分类：

(1)业务数据：包括客户信息、销售记录、库存数据、财务报表等。

(2)运营数据：如生产日志、供应链信息、人力资源数据等。

(3)技术资料：专利文件、研发文档、产品设计图等。

(4)通用文档：政策文件、培训资料、会议纪要等。

2.按信息敏感度分类：

(1)核心信息：涉及商业机密、核心技术、关键客户数据等，需严格管控。

(2)一般信息：公开或内部共享的非敏感数据。

(3)公开信息：对外发布或可公开访问的数据。

（二）信息资源范围

1.纳入管理的信息资源包括：

-数字化文档（电子文件、数据库、影像资料）。

-物理载体（纸质文件、存储介质）。

-信息系统中的数据及配置信息。

2.不属于本制度管理范围的资源：

-个人隐私信息（单独管理并符合隐私保护要求）。

-临时性、非结构化数据（如即时通讯记录）。

三、信息资源管理流程

（一）信息资源采集与录入

1.采集要求：

(1)确保数据来源合规、准确，避免重复采集。

(2)优先采用自动化采集工具减少人工操作。

2.录入步骤：

(1)数据校验：录入前进行完整性、逻辑性检查。

(2)格式标准化：统一文件命名、编码及存储格式。

(3)录入记录：记录操作人、时间及数据变更情况。

（二）信息资源存储与备份

1.存储要求：

(1)数据库存储：采用分布式或云存储，支持高并发访问。

(2)纸质文件：分类归档至指定档案室，符合消防及保密要求。

2.备份机制：

(1)定期备份：核心数据每日备份，一般数据每周备份。

(2)异地存储：重要数据需在异地设立备份中心，确保灾难恢复能力。

（三）信息资源使用与共享

1.使用权限管理：

(1)基于角色授权：根据岗位需求分配最小必要权限。

(2)动态调整：权限每年审核一次，离职或岗位变动即时撤销。

2.共享流程：

(1)申请审批：跨部门共享需填写申请表并经主管审批。

(2)记录追踪：共享记录需存档，明确使用期限。

四、信息资源安全防护

（一）访问控制

1.身份认证：强制使用统一账号体系，支持多因素认证。

2.操作审计：记录所有访问行为，异常访问触发告警。

（二）数据加密

1.传输加密：网络传输采用TLS/SSL协议。

2.存储加密：敏感数据采用AES-256加密算法。

（三）安全培训

1.定期培训：每年至少开展两次信息安全培训，考核合格后方可上岗。

2.模拟演练：每季度组织一次数据泄露应急演练。

五、监督与改进

（一）责任机制

1.部门职责：

(1)IT部门：负责技术平台维护及安全防护。

(2)业务部门：负责本领域信息资源管理。

(3)监督小组：定期检查制度执行情况。

（二）评估与优化

1.年度评估：每年12月对制度有效性进行综合评估。

2.改进措施：根据评估结果调整流程或技术方案。

六、附则

本制度自发布之日起实施，由企业信息管理部门负责解释。所有员工需严格遵守，违反者按公司相关规定处理。

**一、企业信息资源管理制度概述**

企业信息资源是现代企业核心竞争力的关键组成部分，其有效管理和规范使用直接关系到企业的运营效率、决策质量和信息安全。为建立系统化、标准化的信息资源管理体系，保障信息资源的完整性、安全性和可用性，特制定本制度规范。本制度旨在明确信息资源的分类、管理流程、使用权限、安全防护及监督机制，确保信息资源得到合理配置和高效利用。通过规范化管理，可以减少信息冗余，降低安全风险，提升信息资源的共享效率，从而支持企业的战略目标和日常运营。

**二、信息资源分类与范围**

（一）信息资源分类

1.按信息类型分类：

(1)业务数据：

(1)客户信息：包括但不限于客户基本信息（姓名、联系方式、所属行业等）、交易历史、服务记录、客户反馈等。此类信息需严格管理，特别是涉及个人隐私的部分。

(2)销售记录：涵盖产品销售数量、金额、区域分布、渠道表现、促销活动效果等。用于分析市场趋势和销售策略。

(3)库存数据：记录原材料、半成品、成品的位置、数量、状态（如温湿度要求）、批次号等。确保供应链稳定。

(4)财务报表：包括资产负债表、利润表、现金流量表、成本核算数据等。需符合会计准则，用于财务分析和审计。

(2)运营数据：

(1)生产日志：记录生产线的运行状态、设备参数、产量、不良率、工时等。用于优化生产流程。

(2)供应链信息：供应商信息、采购订单、物流状态、交付时间等。保障供应链透明度。

(3)人力资源数据：员工基本信息、绩效评估、培训记录、薪资结构（脱敏后可用于统计分析）等。用于人才管理和规划。

(3)技术资料：

(1)专利文件：公司持有的或正在申请的专利详细资料、申请状态等。

(2)研发文档：产品设计图纸、技术规格、测试报告、原型设计、算法描述等。是技术创新的核心。

(3)工程图纸：建筑、设备、生产线等的设计和施工图纸。

(4)通用文档：

(1)政策文件：公司内部的规章制度、操作手册、行为规范等。

(2)培训资料：新员工入职培训材料、技能提升课程、安全操作规程等。

(3)会议纪要：各部门会议、跨部门协调会、管理层研讨会的记录和决议。

2.按信息敏感度分类：

(1)核心信息：

(1)核心技术秘密：独特的生产工艺、关键配方、核心算法等。

(2)重大商业计划：未来一年的战略规划、市场扩张计划、新产品发布计划等。

(3)高价值客户名单：战略合作伙伴、大额订单客户等。

(4)专利申请中的关键信息：尚未公开的发明创造细节。

(2)一般信息：

(1)部门内部的工作报告、月度总结。

(2)员工的日常绩效数据（非关键指标）。

(3)供应商的常规信息（非核心条款）。

(3)公开信息：

(1)公司发布的产品手册、服务说明。

(2)公开的新闻稿、市场分析报告（非内部结论）。

(3)员工公开的联系方式、职位信息。

（二）信息资源范围

1.纳入管理的信息资源包括：

(1)数字化文档：

-电子文件：存储在服务器、个人电脑、移动设备中的各类文档（如Word、Excel、PPT、PDF、JPG、CAD文件等）。

-数据库数据：结构化数据（如ERP、CRM系统数据）和非结构化数据（如文档库、邮件系统内容）。

-影像资料：扫描的纸质文档、摄像头监控录像（需符合隐私政策）、录音等。

(2)物理载体：

-纸质文件：存放在文件柜、档案室的纸质报告、合同、记录等。

-存储介质：U盘、移动硬盘、光盘等可移动存储设备中存储的公司信息。

(3)信息系统中的数据及配置信息：

-系统参数：各类软件系统的配置设置、用户账号信息。

-网络拓扑：公司内部网络的设备连接图、IP地址分配表。

2.不属于本制度管理范围的资源：

(1)个人隐私信息：

-未经授权收集的个人信息。

-仅用于个人工作且不涉及共享的笔记或草稿（除非其中包含其他受管信息）。

-需要单独通过隐私保护政策进行管理的个人信息（如客户画像、员工心理健康记录等）。

(2)临时性、非结构化数据：

-即时通讯软件（如微信、钉钉）的聊天记录（除非其中包含需要归档的合同、重要指令等）。

-临时性的屏幕截图、草稿文件（若无保存或已归档）。

-个人电脑中用于娱乐或私人目的的文件。

**三、信息资源管理流程**

（一）信息资源采集与录入

1.采集要求：

(1)**合规性检查**：确保所有采集的信息来源合法，符合相关合同约定或用户授权。例如，从第三方购买的客户数据需验证其获取的合法性。

(2)**必要性评估**：明确采集目的，避免为采集而采集，仅采集实现目标所必需的信息。例如，若仅需客户行业信息，则不应采集不必要的联系方式。

(3)**准确性保证**：建立数据质量校验机制，通过去重、格式检查、逻辑验证等方式确保采集数据的准确性。例如，使用正则表达式校验邮箱格式，设置范围检查验证年龄数据。

(4)**完整性考虑**：根据业务需求，确保采集的信息字段完整，避免关键信息的缺失。例如，采集客户信息时应包含公司名称、联系人职位等。

(5)**自动化优先**：尽可能利用API接口、数据同步工具等自动化手段进行数据采集，减少人工操作，降低错误率和人力成本。例如，从电商平台自动同步销售数据。

2.录入步骤：

(1)**数据校验（录入前）**：

-**完整性校验**：检查必填字段是否都已填写，如订单录入时地址不能为空。

-**格式校验**：验证数据类型、长度、格式是否符合预设标准，如日期格式是否统一为"YYYY-MM-DD"，手机号是否为数字且符合长度要求。

-**逻辑校验**：检查数据间是否存在矛盾，如订单金额小于最小起订价。

-**唯一性校验**：对于需要唯一标识的信息，如客户编号、产品SKU，检查是否重复。

-**一致性校验**：确保同一信息在不同系统或表单中的一致性，如客户姓名在CRM和ERP中应保持一致。

(2)**格式标准化（录入中）**：

-**统一命名规则**：制定文件命名规范，如"[部门]_[项目代号]_[日期]_[文件类型].后缀"，确保文件易于识别和检索。

-**统一编码标准**：对于字符编码，优先使用UTF-8，避免乱码问题。

-**统一存储结构**：规定文件存储的文件夹层级结构，如按部门、业务线、年份等分类存储。

-**元数据标准化**：为文档或数据集添加标准的元数据标签，如创建者、创建时间、修改者、修改时间、主题分类、敏感度级别等。

(3)**录入操作（录入中）**：

-**系统录入**：通过指定的信息系统（如ERP、CRM、文档管理系统）进行数据录入。

-**批量导入**：对于大量数据，使用系统提供的批量导入功能，并记录导入过程和结果。

-**录入确认**：录入完成后，进行二次核对或系统自动校验，确认数据无误。

-**记录操作日志**：系统自动记录录入操作的人员、时间、操作内容（如添加、修改了哪些数据），形成可追溯的记录。

（二）信息资源存储与备份

1.存储要求：

(1)**数据库存储**：

-**性能要求**：根据数据访问频率和类型，选择合适的数据库类型（如关系型、NoSQL）和硬件配置。

-**高可用性**：采用主从复制、集群等技术，确保数据库服务稳定，避免单点故障。

-**可扩展性**：设计可扩展的存储架构，以应对数据量的增长。

-**访问控制**：数据库层面设置严格的用户权限和访问策略。

(2)**文件存储**：

-**分类存储**：根据信息类型和敏感度，将文件存储在不同的物理或逻辑存储区域。例如，核心数据存储在加密的专用服务器，一般数据存储在普通文件服务器。

-**存储介质**：根据数据的重要性和生命周期，选择合适的存储介质，如SSD（高性能、高价值数据）、HDD（大容量、一般数据）、磁带（归档、冷数据）。

-**环境要求**：纸质文件存储在符合消防、温湿度、防尘、防磁要求的档案室。电子存储设备放置在稳定、防静电的环境中。

(3)**云存储（如适用）**：

-**选择服务商**：评估并选择可靠的云存储服务提供商，关注其数据安全措施、服务协议。

-**数据加密**：利用服务商提供的数据传输加密和存储加密功能。

-**访问控制**：通过服务商提供的管理工具设置精细的访问权限。

2.备份机制：

(1)**备份策略制定**：

-**全量备份**：定期（如每天、每周）对关键数据进行完整备份。

-**增量备份**：在两次全量备份之间，备份发生变更的数据，减少备份时间和存储空间需求。

-**差异备份**：备份自上次全量备份以来所有变更的数据，速度介于全量和增量之间。

-**备份频率**：根据数据变化速度和恢复要求确定，例如，核心交易数据可能需要每小时备份，一般文档可能每天备份。

(2)**备份执行**：

-**自动化备份**：配置自动备份任务，减少人工干预。

-**备份监控**：实时监控备份过程，确保备份成功完成，对失败任务进行告警和重试。

-**备份验证**：定期（如每月）对备份数据的完整性和可恢复性进行验证（如模拟恢复测试）。

(3)**备份存储**：

-**本地备份**：在本地数据中心进行备份，方便快速恢复。

-**异地备份**：将备份数据存储在地理位置不同的另一个数据中心或云存储服务中，防止因本地灾难导致数据丢失。

-**备份加密**：对备份数据进行加密，即使存储介质丢失也能保护数据安全。

(4)**备份保留**：根据法规要求或业务恢复点目标（RPO），制定备份数据的保留期限，如核心数据保留3个月，一般数据保留1年。

**四、信息资源使用与共享**

（一）信息资源使用权限管理

1.**权限申请与审批流程**：

(1)**权限申请**：用户通过指定的权限申请系统或表单，提交所需访问的信息资源类型和级别申请，并说明申请理由。

(2)**审批环节**：根据权限级别和公司政策，由直接主管或指定的权限审批人进行审批。例如，访问一般信息可能由主管审批，访问核心信息可能需要部门负责人和信息安全部门共同审批。

(3)**审批结果**：审批通过后，由IT部门或指定部门负责将权限配置到相应的用户账号或系统角色中。审批拒绝需向申请人说明原因。

2.**权限分配原则**：

(1)**最小权限原则**：仅授予用户完成其工作所必需的最少信息资源访问权限，不授予超出工作范围的权限。

(2)**职责分离原则**：对于涉及关键操作（如数据修改、删除）的权限，应遵循职责分离原则，避免同一人拥有过多关键权限。

(3)**角色权限管理**：对于相似权限需求的用户群体，定义角色（如“财务分析师”、“研发工程师”），将权限分配给角色，用户加入角色即自动继承权限，便于管理和调整。

3.**权限变更管理**：

(1)**变更触发**：当用户岗位变动、职责调整、离职或访问需求变化时，必须及时申请权限变更。

(2)**变更流程**：遵循与初始申请类似的审批流程。

(3)**权限回收**：权限变更或用户离职时，必须立即撤销其所有不再需要的访问权限，包括所有系统、文档和物理资料的访问权。可通过自动化工具批量回收权限。

4.**定期权限审查**：

(1)**审查周期**：至少每年进行一次全面的权限审查，对于核心信息资源，可能需要更频繁的审查（如每半年）。

(2)**审查执行**：由信息安全部门牵头，组织相关部门主管参与，核对用户的实际工作需求与当前权限是否匹配。

(3)**审查结果处理**：对于发现的不合理权限，及时进行调整或撤销。保留审查记录。

（二）信息资源共享管理

1.**共享申请与审批**：

(1)**共享申请**：需要共享信息资源的用户或部门，填写信息资源共享申请表，说明共享的资源、共享对象、共享目的、共享期限。

(2)**审批流程**：根据共享资源的敏感度和重要性，由信息资源所有部门主管、信息安全部门及更高层级管理者（如分管领导）进行审批。共享核心信息资源通常需要多级审批。

(3)**特殊情况**：对于紧急或临时的共享需求，可设立快速审批通道，但事后需补充完整审批流程。

2.**共享方式与控制**：

(1)**直接授权（不推荐用于敏感信息）**：将信息资源的访问权限临时授予其他用户或部门用户。适用于短期、非频繁的共享。

(2)**共享链接（推荐用于非敏感信息）**：通过文档管理系统生成带有访问时效和权限（如只读）的共享链接，发送给共享对象。适用于需要外部人员（非员工）访问的情况。

(3)**临时项目组（推荐用于敏感信息）**：在项目管理系统或共享空间中创建临时文件夹，将参与项目的成员添加为成员或给予相应权限，项目结束后权限自动撤销。

(4)**物理介质共享（谨慎使用）**：对于纸质文件，需严格控制借阅，履行登记手续，明确借用期限。

3.**共享记录与追踪**：

(1)**记录共享申请**：所有共享申请及审批记录需存档，作为审计依据。

(2)**追踪共享状态**：系统应能显示哪些资源正在被共享，共享给谁，共享期限等。

(3)**到期自动失效**：共享链接或临时授权应在设定的时间后自动失效，减少长期共享带来的风险。

4.**共享协议（适用于外部共享）**：

(1)**保密协议**：要求外部共享对象签署保密协议，明确其保密责任和义务。

(2)**使用范围限制**：明确告知外部共享对象只能将信息用于约定的目的，不得用于其他用途或泄露给第三方。

(3)**反馈机制**：要求共享对象在使用过程中或使用后提供反馈，确保信息被正确使用。

**五、信息资源安全防护**

（一）访问控制强化

1.**身份认证机制**：

(1)**强密码策略**：强制要求用户设置复杂密码（长度、字符类型组合），并定期更换。

(2)**多因素认证（MFA）**：对访问核心系统或敏感数据的关键用户，强制启用多因素认证，如密码+短信验证码、硬件令牌、生物识别（指纹、面容）。

(3)**统一身份认证**：尽可能采用统一身份认证平台，实现单点登录，统一管理用户身份和权限。

(4)**账户锁定策略**：在多次登录失败后，自动锁定账户一段时间，防止暴力破解。

2.**访问控制列表（ACL）与角色基础访问控制（RBAC）**：

(1)**ACL精细控制**：在文件系统、数据库等层面，利用ACL精确控制特定用户或用户组对具体对象的访问权限（读、写、执行等）。

(2)**RBAC角色定义**：根据组织架构和职责，定义清晰的角色（如管理员、普通用户、审计员），并为角色分配权限。

(3)**权限继承与分离**：利用角色继承减少重复配置，同时确保敏感操作权限分散在不同角色中。

3.**操作审计与监控**：

(1)**审计日志启用**：在所有关键系统（网络设备、服务器、数据库、应用系统）启用详细的操作审计日志，记录登录、访问、修改、删除等关键操作，包括操作人、时间、IP地址、操作结果等。

(2)**实时监控与告警**：部署安全信息和事件管理（SIEM）系统或使用工具，实时监控审计日志和系统事件，对异常行为（如多次登录失败、权限变更、非工作时间访问核心数据）进行告警。

(3)**日志分析**：定期（如每周、每月）对审计日志进行分析，识别潜在的安全风险和违规行为，进行溯源调查。

（二）数据加密保护

1.**传输加密**：

(1)**网络协议**：要求所有内部网络传输和与外部系统的数据交换，优先使用加密的网络协议，如HTTPS、SSH、TLS/SSL、VPN。

(2)**无线网络**：对公司无线网络（Wi-Fi）强制使用WPA2/WPA3加密，禁用WEP。

(3)**邮件加密**：对于包含敏感信息的邮件，提供或要求使用S/MIME、PGP等加密机制。

2.**存储加密**：

(1)**数据库加密**：对存储在数据库中的敏感字段（如身份证号、银行卡号、密钥）进行字段级加密。

(2)**文件加密**：对存储在文件服务器、笔记本电脑、移动硬盘中的敏感文件，采用软件加密工具（如VeraCrypt、BitLocker）或文件系统自带加密功能进行加密。

(3)**全盘加密**：对存储公司数据的笔记本电脑、移动工作站等，强制启用全盘加密，防止设备丢失或被盗导致数据泄露。

3.**密钥管理**：

(1)**密钥生成与存储**：使用安全的