2026年家具制造公司公章证照分级审批管理制度

2026年家具制造公司公章证照分级审批管理制度第一章总则第一条制定目的。为规范公司公章、证照的使用、审批及保管管理，防范印章盗用、证照滥用等风险，保障公司经营活动合法合规开展，结合家具制造企业业务特点（含生产加工、合同签订、资质报审等场景用章用证需求），制定本制度。本制度为公司所有公章、证照申领、审批、使用、归还的核心依据，全体员工及行政部、法务部等相关部门均需严格遵守。第二条法律与政策依据。本制度制定及执行严格遵循《印章治安管理办法》《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国民法典》等国家现行法律法规，以及地方印章刻制、备案管理相关政策要求，确保公章证照管理全流程合法合规。第三条适用范围。本制度适用于公司所有公章（含公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、部门章等）、核心证照（含营业执照、生产许可证、行业资质证书、税务登记证等）的分级审批、使用及保管管理；覆盖公司各部门员工（含管理层、普通员工），外部单位借用公司证照需按本制度完成审批流程。第四条基本原则。公章证照管理坚持“分级审批、全程留痕、专人保管、风险可控”四项核心原则：（一）分级审批：根据用章用证事项重要程度划分审批层级，不同层级事项由对应权限人员审批；（二）全程留痕：所有用章用证行为均记录申请时间、使用事由、审批人、使用人等信息，可追溯；（三）专人保管：公章证照指定专人保管，保管人签订保管责任书，明确保管责任；（四）风险可控：对高风险用章用证事项（如对外担保、大额合同签订）强化审批流程，防范法律风险。第二章管理主体与职责第五条统筹管理部门。公司行政部为公章证照分级审批管理的统筹部门，指定专人担任公章证照管理员，负责公章证照的日常保管、使用登记、审批流程跟进；法务部负责高风险用章用证事项的合规审核，财务部配合做好财务专用章、税务证照的使用监督。第六条行政部核心职责。（一）保管管理：按“分开保管、专柜存放”原则保管公章证照，公章存入加密保险柜，证照存入带锁文件柜，每日核对公章证照保管状态；（二）审批受理：收到用章用证申请后，1个工作日内审核申请材料完整性，不符合要求的退回并说明理由；（三）使用登记：对获批的用章用证行为逐项登记，记录使用事由、使用时间、使用人、归还时间等信息，登记台账留存不少于3年；（四）年检维护：按规定时间完成证照年检、变更等工作，确保证照在有效期内使用；（五）备案管理：公章刻制、作废按规定向公安机关备案，留存备案凭证，作废公章按要求销毁并记录。第七条审批人职责。（一）部门负责人：审批本部门常规用章用证事项，审核申请事由的真实性、合理性，对审批结果负责；（二）分管管理层：审批跨部门、中等风险的用章用证事项，核查事项合规性，不符合要求的不予审批；（三）公司法定代表人/总经理：审批高风险、重大事项的用章用证申请（如对外担保、大额合同、资质变更等），最终决策审批结果。第八条使用人职责。（一）如实申请：按实际业务需求填写用章用证申请，不虚构事由、不超范围申请；（二）合规使用：在审批范围内使用公章证照，不擅自涂改、复制证照，不私盖公章；（三）及时归还：用章用证完成后，1个工作日内将公章证照归还管理员，不得私自留存；（四）风险报备：使用过程中发现公章证照损坏、遗失的，立即向行政部报备，配合开展挂失、补办工作。第三章公章证照分类与审批层级第九条公章分类及审批层级。（一）一类公章（高风险）：公司公章、法定代表人章、合同专用章。使用此类公章签订大额合同（金额超公司规定标准）、对外担保、股权变更等重大事项，需经部门负责人审核、分管管理层复核、法定代表人/总经理审批；签订常规业务合同（金额在公司规定标准内），需经部门负责人审核、分管管理层审批；（二）二类公章（中风险）：财务专用章、发票专用章。使用此类公章办理银行结算、发票开具等事项，需经财务部负责人审核、分管财务管理层审批；（三）三类公章（低风险）：各部门章（如生产部章、行政部章）。使用此类公章仅用于内部沟通、文件流转，需经部门负责人审批。第十条证照分类及审批层级。（一）一类证照（高风险）：营业执照、生产许可证、核心行业资质证书。借用此类证照开展招投标、对外合作等重大事项，需经部门负责人审核、法务部合规审核、分管管理层复核、法定代表人/总经理审批；（二）二类证照（中风险）：税务登记证、社保登记证。借用此类证照办理税务申报、社保调整等事项，需经部门负责人审核、分管管理层审批；（三）三类证照（低风险）：内部管理类证照（如消防安全合格证）。借用此类证照仅用于内部核查、备案，需经部门负责人审批。第四章使用审批流程第十一条常规申请流程。（一）提交申请：使用人填写《公章证照使用申请表》，注明使用事由、使用时间、使用范围，附相关支撑材料（如合同草案、业务申请单等）；（二）层级审批：按本制度第九条、第十条规定的审批层级，依次提交对应审批人审核，审批人在1个工作日内完成审核并签署意见；（三）审核通过：行政部管理员核对审批意见，确认材料齐全后，向使用人移交公章证照，并办理领用登记；（四）使用归还：使用人完成用章用证后，及时归还，管理员核对公章证照状态并完成归还登记。第十二条紧急申请流程。因紧急业务（如紧急合同签订、应急资质报审）需使用公章证照，且无法按常规流程完成全部审批的，使用人可先向行政部报备，经分管管理层口头同意后临时领用，领用后2个工作日内补齐书面审批材料，未补齐的暂停该使用人后续用章用证权限。第十三条外部借用流程。外部单位需借用公司证照的，需由公司对接部门员工提交申请，附外部单位借用函，按对应证照审批层级完成审批后，由管理员复印证照并加盖“仅供XX事项使用”印章，原件原则上不外借，确需外借的需法定代表人/总经理审批，且安排专人陪同使用。第五章保管与归还管理第十四条保管要求。（一）公章保管：管理员每日下班前检查保险柜锁闭状态，每周核对公章数量，发现异常立即上报；保管人离岗（请假、调岗）时，需办理公章交接手续，由行政部负责人监交，交接记录留存备案；（二）证照保管：管理员定期检查证照有效期，提前1个月提醒相关部门办理年检、续期；证照原件不得随意折叠、涂改，复印件需注明使用用途和有效期。第十五条归还核查。（一）公章归还：管理员核对公章是否有损坏、印迹异常等情况，确认无误后在登记台账标注归还时间；（二）证照归还：管理员检查证照页面是否完整、有无涂改痕迹，核对复印件使用记录，确认无误后完成归还登记。第十六条遗失处理。公章证照遗失的，管理员立即向行政部负责人汇报，按规定登报挂失，法务部协助出具遗失说明，行政部在7个工作日内完成补办手续，补办费用由责任人员承担（非保管人责任的除外）。第六章监督与责任第十七条监督机制。（一）日常监督：行政部每月核查公章证照使用登记台账，核对审批流程完整性、归还及时性；（二）专项检查：每季度由行政部联合法务部开展公章证照管理专项检查，排查保管漏洞、审批违规等问题；（三）员工监督：设立公章证照管理监督反馈渠道，员工可举报违规用章用证、私自留存公章证照等行为，核查属实的给予举报人适当奖励。第十八条责任追究。（一）使用人违规：虚构事由使用公章证照、私自留存公章证照的，首次给予警告并扣减当月绩效，造成公司损失的按损失金额赔偿；盗用公章、伪造审批手续使用公章的，解除劳动关系并追究法律责任；（二）保管人违规：未按规定保管公章证照导致遗失、损坏的，给予警告处理，造成损失的承担赔偿责任；未按审批意见发放公章证照的，扣减季度绩效；（三）审批人违规：未审核申请材料真实性导致违规用章用证的，给予警告处理，造成公司损失的追究管理责任。第七章附则第十九条制度解释权。本制度由公司行政部联合法务部负责解释，各部门、员工对条款有疑问的，可向行政部提出咨询，行政部需在2