2026年建材制品公司应付账款支付审核管理制度

2026年建材制品公司应付账款支付审核管理制度第一章总则第一条制度目的为规范公司应付账款支付审核流程，加强应付账款管理，确保付款行为合法合规、真实准确，防范付款风险和资金损失，保障公司资金安全和正常周转，依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》《人民币银行结算账户管理办法》及公司财务管理制度等相关规定，结合建材行业采购业务特点和公司实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各部门、生产车间、分支机构因生产经营活动产生的所有应付账款支付审核工作，包括原材料采购、设备采购、工程建设、劳务服务、费用报销等各类应付账款的支付申请、审核、审批及付款执行等全流程管理，涉及采购、生产、财务、法务等相关部门及所有参与应付账款支付审核的人员。第三条核心定义应付账款，是指公司因购买原材料、商品、设备、接受劳务或服务等经营活动应支付给供应商、服务商等合作方的款项。应付账款支付审核，是指对付款申请的真实性、合规性、合理性进行审查核实，并按规定权限和流程完成审批，确保付款行为符合制度要求和业务实际的管理活动。第四条基本原则1.真实合规原则：付款申请必须基于真实发生的业务，相关凭证合法有效，符合国家法律法规和公司制度规定。2.权责分离原则：付款申请、审核、审批、执行等岗位相互分离、相互制约，杜绝一人包办全流程。3.逐级审核原则：付款审核按“业务部门初审→相关部门复审→财务部门审核→按权限审批”的流程逐级开展，确保审核全面到位。4.凭证齐全原则：付款必须提供完整、有效的支撑凭证，凭证不全或不符合要求的，不得进入审核审批流程。5.预算控制原则：应付账款支付需符合公司年度预算及月度资金计划，无预算或超预算的付款申请，需按预算调整流程审批后再处理。第二章组织架构与职责第五条组织架构公司应付账款支付审核实行分级管理体制，明确各层级、各部门的职责权限。业务部门为付款申请发起主体，财务部门为审核核心部门，法务部门、审计部门提供专业支持，公司管理层按授权进行最终审批，确保付款审核流程规范有序。第六条各部门职责1.业务部门（采购、生产、行政等）：作为付款申请发起部门，负责核实业务的真实性和完整性；收集整理完整的付款支撑凭证；填写付款申请表，明确付款金额、付款对象、付款事由、合同编号等关键信息；对申请资料的真实性、准确性承担直接责任；配合相关部门的审核查询工作。2.财务部门：负责应付账款支付的专业审核，核对付款申请与合同约定、入库记录、发票信息是否一致；核查发票的真实性、合法性和有效性；确认应付账款账面余额与申请付款金额是否相符；审核付款申请是否符合预算要求；检查付款资料是否齐全、手续是否完备；按规定权限参与审批或提交上级审批；办理付款手续，确保资金支付准确及时；建立应付账款台账，跟踪付款执行情况。3.法务部门：对涉及重大合同、纠纷争议的应付账款支付进行法律审核，核查合同条款的执行情况；评估付款行为的法律风险；对存在法律争议的付款申请提出专业意见，避免法律纠纷。4.审计部门：负责对应付账款支付审核流程的合规性进行监督审计；定期抽查付款申请资料、审核记录和付款凭证；发现违规操作或管理漏洞，提出整改建议并跟踪落实；防范付款过程中的舞弊行为。5.审批人（部门负责人、分管领导、公司负责人）：按授权权限对付款申请进行审批；核实付款申请的合理性和必要性；对审批结果承担相应责任；对审核过程中发现的疑问，有权要求相关部门补充说明或核实。6.出纳人员：严格按照经最终审批通过的付款申请办理资金支付手续；核对付款信息（收款人名称、账号、金额等），确保支付准确无误；付款后及时登记银行存款日记账，反馈付款结果；妥善保管付款凭证和银行回单。第三章付款申请条件与资料要求第七条付款申请基本条件应付账款支付需同时满足以下条件：业务已真实发生并完成相关履约流程（如货物验收合格、服务提供完毕）；已签订合法有效的业务合同（零星小额且符合公司规定的除外）；收到合法有效、内容完整的发票等结算凭证；合同约定的付款条件已达成；付款申请符合公司预算管理要求；相关业务流程已全部完成（如入库验收、质量检验等）。第八条必备付款资料发起付款申请时，需提交以下完整资料：统一格式的付款申请表（需注明付款单位、账号、金额、事由、合同号等）；合法有效的业务合同（首次付款或关键节点付款需提供完整合同，后续付款可提供合同关键页复印件）；货物入库验收单、服务验收确认单等履约证明材料；合法合规的发票（发票抬头、税号、金额、项目等信息需与业务实际一致）；其他必要资料（如质量检验报告、补充协议、结算单等，根据业务类型补充提供）。第九条资料审核标准付款资料需满足以下审核标准：发票需真实有效，通过税务系统查验确认，无虚开、伪造等情况；合同条款明确，付款方式、付款期限、付款金额等约定清晰；验收凭证需由相关责任人签字确认，注明验收结果和日期；各类资料的关键信息（如金额、单位名称、合同号等）需一致，无矛盾或涂改痕迹；资料需按顺序整理，签字盖章手续齐全，复印件需注明“与原件核对一致”并加盖相关印章。第四章支付审核审批流程第十条付款申请发起业务部门在满足付款条件后，由指定专人整理完整的付款资料，填写统一格式的付款申请表，经部门负责人签字确认后，提交至相关部门进行审核。付款申请表需填写规范、信息完整，不得遗漏关键内容，金额大小写需一致。第十一条部门初审与复审业务部门提交付款申请后，首先由相关协作部门进行复审（如生产部门申请设备采购付款，需经技术部门确认设备验收合格）；复审通过后，提交至财务部门进行专业审核。复审部门需在规定时间内完成审核，对不符合要求的申请，注明原因后退回业务部门补充完善。第十二条财务部门审核财务部门收到付款申请后，按以下内容进行逐项审核：核对发票信息与合同、验收单是否一致；通过税务系统查验发票真伪；核查应付账款明细账，确认欠款金额；审核付款申请是否在预算范围内；检查资料完整性和手续完备性。审核通过的，按付款金额对应的审批权限，提交给相应审批人审批；审核不通过的，一次性告知业务部门需补充的资料或整改方向。第十三条分级审批付款审批实行分级授权管理，按付款金额大小划分审批权限：小额付款由部门负责人审批；中等金额付款由分管领导审批；大额付款需经公司负责人审批；超大额付款需经管理层集体决策后审批。审批人需在授权范围内行使审批权，不得越权审批，对审批过程中发现的疑问，可要求相关部门进一步核实。第十四条付款执行出纳人员收到最终审批通过的付款申请后，再次核对收款人名称、银行账号、付款金额等关键信息，确认无误后，通过银行转账等方式办理付款手续。付款完成后，及时取得银行回单，附在付款申请后归档，并在应付账款台账中更新付款记录，反馈给财务核算人员进行账务处理。第五章特殊情况处理与风险防控第十五条特殊付款情况处理1.紧急付款：因生产经营急需发生的紧急付款，可按公司紧急事务处理流程办理，但需在付款后3个工作日内补齐相关资料和手续，否则财务部门不予进行后续账务处理。2.部分付款：因业务未完全履约或存在质量争议等原因需部分付款的，需在付款申请表中明确说明部分付款的理由和依据，经审批通过后执行，剩余款项待符合付款条件后再行申请。3.发票未到付款：因特殊情况需在发票未到前付款的，业务部门需提供详细的付款说明和履约证明，经财务部门审核、相关领导审批后，可办理预付款或暂付款手续，待发票到达后及时冲销。4.付款信息变更：如需变更收款人名称、账号等付款信息，业务部门需提交书面变更申请，说明变更原因并提供相关证明材料，经财务部门核实、审批通过后，方可按新信息办理付款。第十六条风险防控措施1.建立供应商信用档案，对供应商资质、信誉进行审核，优先与信誉良好的供应商合作，降低付款风险。2.加强发票管理，建立发票查验机制，对所有报销和付款的发票进行真伪查验，杜绝接收虚假发票。3.定期与供应商进行应付账款对账，确保双方账目一致，及时发现和解决账目差异。4.严格执行岗位分离制度，付款申请、审核、审批、执行岗位不得兼任，形成相互制约。5.审计部门定期对应付账款支付审核流程进行审计监督，排查管理漏洞和违规行为。第十七条违规处理规定对在应付账款支付审核过程中存在违规行为的，按以下规定处理：提供虚假资料、虚报付款申请的，一经查实，追回已付款项，对相关责任人给予批评教育或绩效处罚；审核把关不严、导致资金损失的，追究相关审核人和审批人的责任；越权审批、违规付款的，严肃追究审批人的责任；出纳人员因操作失误导致付款错误的，承担相应赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。第六章附则第十八条制度衔接本制度与公司财务管理制度、预算管理制度、采购管理制度等相关制度不一致的，以本制度为准；本制度未明确规定的，按国家相关法律法规及公司其他规章制度执行。第十九条制度修订本制度根