档案中心档案库房管理规范

档案中心档案库房管理规范档案库房是档案信息资源保护的重要场所，其管理规范直接关系到档案的完整、安全与有效利用。为保障档案中心档案库房管理工作的科学化、制度化、规范化，特制定本规范。一、库房选址与建设要求档案库房应选择在远离易燃易爆、污染源和震动源的地理位置。库房建筑应符合国家《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）要求，具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等“七防”功能。库房地面应采用防潮、耐磨材料，楼板承重不应低于500公斤/平方米。库房门窗应选用防盗、防火、隔音性能优良的材料，采用双层玻璃隔断，门应设置观察窗和自动报警装置。库房内应设置独立的温湿度调控系统，温湿度控制范围应符合表1规定。表1档案库房温湿度控制标准|档案保管期限|温度(℃)|相对湿度(%)||--|-|-||永久|14-24|45-60||短期(10年以下)|15-25|50-65|二、库房内部布局与设施配置库房内部应划分功能区，设置档案存放区、整理加工区、数字化扫描区、查阅区、办公区等，各区域之间应保持适当距离。档案存放区应采用密集架存放档案，密集架应选用符合GB/T11725标准的钢制密集架，排架间距不应小于1米，行间通道宽度不应小于1.2米。库房内应设置温湿度自动监测系统，配备温湿度记录仪，每15分钟记录一次数据，并自动报警。档案装具应选用纸质档案盒，尺寸应符合DA/T7-2015《档案纸质载体修复技术规范》要求。库房应配备消防器材，包括灭火器、消防栓、烟感报警器、温感报警器等，并定期检查维护。档案柜应设置防鼠挡板、防虫网罩，档案盒应采用无酸纸制作。三、档案入库管理流程档案入库前应进行质量检查，核对移交清单与实物是否相符，检查档案是否完整、无破损、无霉变。入库档案应按照保管期限、分类方案进行排列，同一类档案应保持载体形态、记录方式的一致性。档案入库时应填写《档案入库登记表》，记录档案名称、数量、保管期限、入库日期、移交单位等信息。档案入库后应及时进行数字化处理，建立电子目录，并将数字化成果与纸质档案分开存放。重要档案应制作副本，异地备份存储。档案入库后应立即进行温湿度调控，确保环境条件符合要求。四、档案存放安全管理档案存放应遵循“分类存放、密级区分、期限隔离”的原则，永久档案应单独存放，不同保管期限档案应分区存放。档案存放应采用竖立式排列，档案盒脊背文字应朝外，便于识别。档案存放应保持适当的间距，档案盒与排架、档案盒与档案盒之间应保持5-10厘米的空隙，便于空气流通和查阅。档案存放应定期检查，发现倾斜、倒置、受潮等情况应及时调整。库房门禁系统应采用指纹、密码双重认证方式，每日下班前应检查所有门窗是否关闭锁好。重要档案应设置独立的安全柜，采用电子锁管理。五、温湿度控制与管理库房温湿度控制应遵循“恒温恒湿、逐步调节”的原则，每日上班前应检查温湿度调控设备运行情况，确保系统正常工作。温湿度记录仪应放置在库房内中部、离地面1米的高度，定期校准确保数据准确。当温湿度超过控制范围时，应立即启动调控设备进行调整，必要时可采取人工辅助措施。库房内应设置防潮层，地面以上30厘米应采用防潮材料铺设。库房应定期通风换气，通风时间不宜超过30分钟，应在湿度较低时段进行。档案存放区应避免阳光直射，窗帘应保持关闭。六、库房安全防护措施库房应设置视频监控系统，对库房内外进行全面监控，录像资料保存期不应少于3个月。库房应设置入侵报警系统，连接公安联网监控平台，发现异常情况应立即报警并报告上级部门。库房应配备应急照明系统，照明亮度应满足日常巡查需求。库房内严禁吸烟、使用明火，禁止存放易燃易爆物品。库房钥匙应实行双人管理，交接班时应认真记录。定期组织消防演练，确保工作人员熟悉应急预案。重要档案应采取加密存储措施，设置多重访问权限。七、档案出库与利用管理档案出库应严格执行审批制度，查阅利用者应填写《档案查阅申请表》，经相关负责人审批后方可办理借阅手续。档案出库时应做好登记，记录档案编号、出库时间、查阅人等信息。档案出库时应由两人以上护送，必要时应由工作人员陪同。档案出库使用时间不宜超过3天，特殊情况需延长使用应重新办理审批手续。档案归还时应检查是否有破损、涂改等情况，确认无误后方可办理入库手续。重要档案出库应进行影像记录，记录档案出库前后状况。八、库房日常维护与管理库房应建立日常巡查制度，每日上班前、下班后应对库房环境、设备设施、档案存放情况进行检查，发现问题应立即处理。库房应定期进行消毒除虫，采用物理或生物方法，禁止使用有毒化学药剂。库房应定期检查密集架运行情况，发现故障应立即维修。库房应建立档案保管账，详细记录档案进出库情况，做到账实相符。库房应定期编制档案利用统计报表，分析利用情况，为档案工作决策提供依据。库房应定期组织工作人员培训，提高业务素质和应急处置能力。九、应急预案与处置措施库房应制定火灾应急预案，明确报警、疏散、扑救等程序，定期组织演练。库房应制定水灾应急预案，设置防水门槛、挡水板，准备吸水材料，确保档案安全转移。库房应制定盗窃应急预案，完善监控、报警系统，加强巡逻检查。库房应制定自然灾害应急预案，根据气象预警提前做好防护措施。突发事件发生时，应立即启动应急预案，确保人员安全，最大限度减少损失。应急处置过程中应详细记录事件经过、处置措施、损失情况等，为后续处理提供依据。十、考核与监督机制档案库房管理应建立考核制度，定期对各项工作进行评估，考核结果与绩效挂钩。档案库房应接受上级主管部门的定期检查，对发现的问题应限期整改。档案库房应建立责任追究制度，对失职渎职行为严肃