人力资源管理基础工作模板汇编

人力资源管理基础工作模板汇编一、员工信息管理模块适用情境适用于新员工入职登记、员工信息变更（如联系方式、岗位调整等）、年度员工信息核对等场景，保证企业员工信息档案的完整性与准确性，为人力资源规划、薪酬福利、社保管理等基础工作提供数据支撑。操作流程信息采集新员工入职时，通过《员工基本信息登记表》收集个人基础信息（含身份、学历、联系方式等）。员工信息变更时，由员工提交书面变更说明（如《信息变更申请表》），HR核对后更新档案。每年年末组织各部门开展员工信息核对，保证档案信息与实际情况一致。信息录入将采集到的信息录入人力资源管理系统（如eHR），保证字段完整（姓名、工号、部门、岗位、入职日期等），关键信息（如证件号码号、学历证书编号）需与原件核对无误。信息更新员工岗位调整、晋升、离职时，同步更新系统中的部门、岗位、在职状态等信息，保证信息动态准确。信息归档纸质版资料按员工工号分类存档，电子版资料备份至企业内部服务器，保存期限符合档案管理规范（如在职期间永久保存，离职后保存2年）。配套表单表单1：员工基本信息登记表序号项目填写说明示例/备注1姓名需与证件号码一致*某2性别男/女-3出生日期年月日格式1990-01-014证件号码号隐私信息部分用*代替1105联系方式常用手机号1356786紧急联系人及电话员工直系亲属信息张某（父），13998767学历最高学历本科8入职日期劳动合同签订日期2023-03-019所属部门当前所在部门市场营销部10岗位名称具体职位市场专员关键提示信息采集时需明确告知员工隐私信息用途，保证合规性；证件号码、学历证书等关键资料需留存复印件（员工签字确认），避免原件丢失风险；定期对信息进行交叉核对（如社保缴费名单与在职员工名单），杜绝“人档分离”情况。二、招聘流程管理模块适用情境适用于部门新增招聘需求、简历筛选、面试安排、录用审批等全流程管理，保证招聘工作规范、高效，满足企业人才引进需求。操作流程需求确认用人部门提交《招聘需求申请表》，明确岗位名称、人数、任职要求、到岗时间等，HR审核需求的合理性与必要性（如编制、预算匹配）。招聘渠道选择根据岗位性质选择渠道：基层岗位优先招聘网站（如智联招聘）、内部推荐；管理岗位或稀缺岗位可通过猎头、行业论坛等渠道。简历筛选HR按任职要求（学历、经验、技能等）初筛，标注“符合”“待定”“不符合”，将“符合”简历转交用人部门进一步筛选。面试安排电话或邮件通知候选人面试时间、地点、所需材料（证件号码、学历证书复印件等），同步协调面试官时间，准备《面试评估表》。录用审批用人部门确定拟录用人员后，HR填写《录用审批表》，经部门负责人、HR负责人、总经理审批后，发放《录用通知书》（明确岗位、薪资、入职时间等）。配套表单表单2：招聘需求申请表需求部门岗位名称招聘人数到岗时间任职要求（学历、经验、技能等）薪资范围审批人技术部前端开发22024-02-01本科及以上，3年React经验，有项目案例15-20K李经理表单3：面试评估表候选人姓名*某应聘岗位前端开发面试日期2024-01-15面试维度评分（1-5分）具体评价专业能力4熟练掌握React能独立完成模块开发，但对Vue框架知晓较少沟通表达5表达清晰，逻辑性强，能准确理解问题团队协作4有团队项目经验，能主动配合他人工作综合建议□推荐录用□待定□不推荐录用关键提示招聘需求需结合企业年度人力资源规划，避免盲目招聘；面试评估需统一标准（如同一岗位由相同面试官团队评估），保证公平性；录用通知书需明确“Offer有效期”，避免候选人逾期未入职影响招聘进度。三、员工入职管理模块适用情境适用于新员工通过面试后办理入职手续，帮助新员工快速融入企业，明确双方权利义务，规范用工流程。操作流程入职准备HR提前通知新员工入职时间、所需材料（证件号码复印件、学历证书复印件、体检报告等），准备劳动合同、员工手册、工牌、办公用品等。材料审核核对新员工提交的材料与《员工基本信息登记表》是否一致，确认体检合格（无传染性疾病、岗位禁忌症等）。入职手续办理签订劳动合同（一式两份，双方各执一份），办理社保、公积金增员手续，发放工牌、办公用品，引导至工位。入职引导介绍公司文化、组织架构、规章制度（考勤、加班、休假等），安排部门导师进行岗位培训（岗位职责、工作流程、工具使用等）。资料归档将入职材料（劳动合同、登记表、体检报告等）整理归档，录入人力资源管理系统，更新员工在职状态。配套表单表单4：新员工入职引导清单序号引导内容负责人完成情况（√/×）备注1公司简介与企业文化HR专员√发放员工手册2组织架构与部门职能部门负责人√介绍团队成员3岗位职责与工作目标部门导师√签订岗位责任书4办公系统使用培训IT支持√OA、邮箱等5考勤与休假制度说明HR专员√发放制度文件关键提示劳动合同需在入职1个月内签订，明确试用期、薪资、工作内容等核心条款；体检报告需为近期（3个月内）正规医疗机构出具，避免健康风险；入职引导后3天内，HR需与新员工沟通，知晓其适应情况，及时解决问题。四、员工培训管理模块适用情境适用于新员工入职培训、岗位技能提升培训、专项知识培训（如合规、安全）等场景，提升员工能力，保证岗位胜任。操作流程培训需求调研通过部门访谈、问卷调研等方式收集培训需求（如新员工需入职培训，老员工需技能更新），汇总形成《培训需求汇总表》。培训计划制定根据需求制定年度/季度培训计划，明确培训主题、时间、地点、讲师、参训人员、预算等，报HR负责人审批。培训实施提前3天通知参训人员（邮件/系统消息），准备培训材料（PPT、讲义、测试题等），组织签到（使用《培训签到表》）。培训效果评估培训结束后通过考试、问卷（如《培训效果评估问卷》）评估学员掌握情况，收集反馈意见，形成《培训总结报告》。培训记录归档将培训计划、签到表、评估结果、总结报告等资料归档，作为员工晋升、调薪的参考依据之一。配套表单表单5：培训效果评估问卷（示例）评估维度评分（1-5分，5分为最高）具体建议培训内容实用性4增加实际案例分析，便于理解应用讲师授课水平5讲解清晰，互动性好培训环境与设施3培训室空调温度偏低，建议调整是否建议后续开展同类培训是□否□希望增加进阶内容关键提示培训需求需结合企业战略与员工发展需求，避免“为培训而培训”；讲师可优先选择内部业务骨干（具备丰富经验），或外聘专业讲师；效果评估需关注“行为转化”（培训后员工是否在工作中应用所学内容）。五、考勤管理模块适用情境适用于员工日常上下班打卡、加班申请、假期管理（年假、病假、事假等），保证考勤数据准确，为薪资核算提供依据。操作流程考勤规则明确制定《考勤管理制度》，明确工作时间（如9:00-18:00，午休1小时）、打卡方式（指纹/人脸识别/APP）、迟到/早退/旷工定义及处理标准。考勤数据统计每月5日前，HR导出上月打卡记录（系统自动），核对异常情况（如未打卡、迟到），要求员工提交《考勤异常说明》（附证明材料，如医院病假条）。加班/假期审批员工加班需提前提交《加班申请表》（注明加班原因、时间、内容），经部门负责人审批；请假需在OA系统提交申请，按权限审批（事假3天以下由部门批，3天以上由HR批）。考勤结果应用将考勤数据与薪资核算关联（如迟到1次扣50元，加班1小时按1.5倍工资计算），每月随工资条发放考勤明细，员工如有异议可在3日内反馈。配套表单表单6：考勤统计表（月度）员工工号姓名部门应出勤天数实际出勤迟到次数早退次数加班时长（小时）异常情况说明2023001*某销售部22211081次病假（附医院证明）关键提示考勤系统需定期维护，保证打卡数据准确；加班审批需遵循“必要性”原则，非紧急工作避免安排加班；病假需提供正规医疗机构证明，事假需提前3天申请（特殊情况除外）。六、员工离职管理模块适用情境适用于员工主动离职、协商解除劳动合同、被动离职（如不胜任工作）等场景，规范离职流程，保证工作交接顺畅，降低企业风险。操作流程离职申请员工主动离职需提前30天提交《离职申请表》（试用期内提前3天），说明离职原因；HR与员工沟通，知晓离职真实意图（如薪资、发展空间等），尝试挽留（如条件允许可协商调整）。离职审批《离职申请表》按权限审批：员工→部门负责人→HR负责人→总经理，审批通过后确定最后工作日（一般不超过30天）。工作交接员工与接手人填写《工作交接清单》，列明交接内容（工作资料、客户信息、资产设备等），双方签字确认，部门负责人监督。离职手续办理HR收回公司财物（工牌、电脑、钥匙等），办理社保、公积金停缴手续，结算薪资（最后一个月工资、未休年假工资等），出具《离职证明》（注明入职日期、离职日期、岗位，不涉及负面评价）。离职面谈HR与离职员工进行面谈，记录离职原因（填写《离职面谈记录表》），收集对企业管理的建议，用于改进工作。配套表单表单7