电子回单归档责任合同

电子回单归档责任合同甲方（发送方）：[甲方名称]地址：[甲方地址]统一社会信用代码/注册号：[甲方代码]乙方（接收方/归档方）：[乙方名称]地址：[乙方地址]统一社会信用代码/注册号：[乙方代码]鉴于甲方因业务运营需要向乙方发送电子回单，乙方需根据约定对收到的电子回单进行接收、验证及归档管理，双方根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国电子签名法》及相关法律法规的规定，本着平等、自愿、公平和诚实信用的原则，经友好协商，达成如下协议：第一条定义与解释1.1本合同所称“电子回单”是指甲方在业务过程中向乙方生成的，并以电子形式表现，能够有形表现所载内容的凭证，包括但不限于电子发票、电子收据、电子合同确认函、电子服务完成凭证等，其具体类型及格式由双方另行约定或根据甲方业务标准确定。电子回单应符合国家及行业相关技术规范要求。1.2“归档”是指乙方按照本合同约定，将接收的电子回单及其相关元数据进行长期、安全、有序的存储和管理，以备查验和使用的活动。1.3“有效电子回单”是指符合本合同第一条约定的格式和标准，并包含有效电子签名（如适用）、时间戳、唯一标识符等，且未被篡改的电子回单。1.4“相关方”是指本合同项下的甲方、乙方以及根据业务流程参与电子回单处理的其他被授权方。1.5“不可抗力”是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害、战争、政府行为、流行病疫情等。第二条归档责任2.1甲方负责在完成相关业务操作后，按照约定的时间和标准向乙方发送真实、准确、完整的有效电子回单。甲方应对发送的电子回单的内容和形式负责。2.2乙方负责接收甲方发送的电子回单，并承担对电子回单真实性、完整性、有效性的接收时点验证责任。乙方应确保其验证机制能够有效识别常见的篡改行为。2.3除本合同另有约定外，乙方作为电子回单的主要接收和持有方，承担对已接收并验证的电子回单进行归档管理的主体责任，负责按照本合同约定的归档要求完成归档工作。第三条电子回单的发送与接收3.1甲方应通过双方约定的电子渠道（如电子邮件、专用回单系统接口等）向乙方发送电子回单。发送时间应遵循双方约定或行业通用实践。3.2乙方在收到电子回单后，应记录接收状态，并在系统内生成接收确认。如发现回单缺失或错误，应及时通知甲方。3.3乙方在接收电子回单后，有义务利用其技术能力或合理手段，对回单的来源、完整性及格式进行验证，包括但不限于核对发送方身份、检查数字签名（如有）、确认时间戳有效性、验证回单内容的逻辑一致性等。第四条电子回单的归档要求4.1归档方式：乙方应将接收并验证有效的电子回单存储在双方约定的或乙方自有的、具备满足长期保存要求的安全存储系统中。该系统应具备数据加密、访问控制、操作日志记录、防病毒、防火墙、数据备份与恢复等功能。4.2归档内容：归档的电子回单应包含完整的业务信息，能够清晰、准确地反映相关业务的发生、完成或确认等情况，不得遗漏关键数据字段。4.3归档期限：乙方对电子回单的归档期限不得少于国家法律法规规定的最低期限要求（如有），且不得少于[具体年限，例如：十年/十五年/二十年]。4.4索引与检索：乙方应建立科学的电子回单索引体系，确保归档的电子回单能够被授权人员根据业务需求或其他约定条件，及时、准确地进行检索和调取。4.5完整性保护：乙方应采取必要的技术和管理措施，确保归档的电子回单在存储期间不被非法修改、删除或损毁，可定期进行完整性校验。第五条安全与保密义务5.1双方均应采取不低于行业一般标准的安全保护措施，保护在发送、接收、验证、归档过程中涉及的所有电子回单信息的安全，防止泄露、篡改、丢失或被未经授权的访问、使用。5.2乙方应建立严格的内部访问控制机制，仅授权具有相应职责和权限的人员才能访问电子回单归档系统及数据，并对所有访问行为进行记录。5.3双方应对通过本合同获取的对方的商业秘密、业务信息以及电子回单所载内容的未公开信息承担保密义务。未经对方书面同意，不得向任何第三方披露、泄露或用于合同目的之外的其他用途。保密期限为本合同有效期内及合同终止后[具体年限，例如：五]年。第六条双方权利与义务6.1甲方的权利与义务：(a)按照约定及时、准确地向乙方发送有效电子回单。(b)保证发送的电子回单内容真实、完整，符合相关法律法规及业务规范。(c)配合乙方进行电子回单的验证工作，对验证中提出的问题进行解释和说明。(d)对其发送的电子回单的长期有效性负责，并遵守相关税务及其他法律法规的申报要求。6.2乙方的权利与义务：(a)按照约定接收甲方的电子回单，并承担接收时点的验证责任。(b)遵守本合同约定的归档要求，对接收并验证的电子回单进行安全、规范、长期的归档管理。(c)确保归档的电子回单可供授权人员在约定或法定的期限内访问和调取。(d)采取有效措施保护电子回单的安全与完整，防止泄露、篡改和丢失。(e)对其操作和维护的电子回单归档系统承担相应的技术责任。(f)遵守保密义务，保护甲方的商业秘密和电子回单信息。第七条违约责任7.1任何一方违反本合同约定，给对方造成损失的，应承担赔偿责任。赔偿范围包括直接经济损失、合理的调查费用、律师费、诉讼费等（若通过诉讼解决）。7.2若甲方未能按时发送有效电子回单，或发送的回单存在重大错误导致乙方无法正常使用或归档，乙方有权要求甲方限期纠正，并可能根据情节严重程度要求甲方承担违约金[具体金额或计算方式，例如：每笔损失金额的X%]。违约金总额不超过因该违约行为给乙方造成的直接损失的[具体百分比，例如：两]倍。7.3若乙方未能按照本合同约定履行归档义务，导致电子回单丢失、损毁、被篡改或无法被合法、完整地调取，并因此给甲方造成损失的（包括但不限于税务罚款、法律诉讼败诉、商誉损失等），乙方应赔偿甲方的全部直接和间接损失。乙方还应承担违约金[具体金额或计算方式]，该违约金为因乙方违约行为给甲方造成的直接损失的[具体百分比，例如：三]倍。但违约金总额以甲方实际损失为限。7.4任何一方违反保密义务，向任何第三方泄露对方商业秘密或回单信息的，应承担相应的违约责任，并赔偿因此给对方造成的全部损失。该违约行为应被视为严重违约。7.5任何一方违反本合同其他约定的，应承担相应的违约责任，并可根据违约情节向对方支付违约金[具体金额或计算方式]。第八条争议解决8.1因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。8.2协商不成的，任何一方均有权将争议提交至[选择仲裁或诉讼，如：甲方所在地有管辖权的人民法院]诉讼解决。第九条合同生效、变更与终止9.1本合同自双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）之日起生效。9.2本合同的任何修改或补充，均须经双方书面同意，并作为本合同不可分割的一部分。9.3除本合同另有约定外，本合同在下列任一情形下终止：(a)双方协商一致终止。(b)本合同约定的期限届满。(c)因不可抗力导致本合同目的无法实现。(d)一方严重违反本合同，导致合同目的无法实现，守约方有权单方解除合同。9.4合同终止或解除后，关于电子回单的归档、保管和提供查阅等义务，以及保密义务，在不违反法律强制性规定的前提下，仍然有效。双方应根据相关法律法规要求或约定，处理完毕归档电子回单的相关事宜。第十条适用法律10.1本合同的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。第十一条通知11.1本合同项下的所有通知、请求、要求或其他通信均应以书面形式作出，并可以通过专人递送、挂号信、传真或电子邮件等方式发送至本合同首部列明的地址或邮箱。11.2通知在以下时间视为送达：(a)专人递送，在送达时；(b)挂号信，在寄出后[具体天数，例如：三日]；(c)传真，在成功发送并收到确认回执时；(d)电子邮件，在邮件进入收件人指