2026年燃气供应公司办公设备全生命周期管理制度

2026年燃气供应公司办公设备全生命周期管理制度第一章总则第一条为规范公司办公设备全生命周期管理工作，提高设备使用效率，降低采购及运维成本，保障办公设备安全稳定运行，结合燃气供应公司办公设备使用频次高、涉及数据安全的特点，依据《中华人民共和国政府采购法》《固定资产管理条例》等相关法律法规及公司资产管理相关规定，制定本办公设备全生命周期管理制度。第二条本制度适用于公司所有办公设备的采购、验收、入库、使用、维护、盘点、调拨、报废、处置等全流程管理，覆盖电脑、打印机、复印机、扫描仪、投影仪、传真机、办公家具等各类办公用设备；公司各部门、各分支机构使用的办公设备均需遵循本制度要求，委托第三方管理的办公设备，管理责任仍由公司相关部门承担。第三条办公设备管理遵循四大核心原则：一是高效实用原则，采购及配置贴合办公实际需求，避免设备闲置浪费；二是安全可控原则，保障设备使用过程中的数据安全、用电安全，防止信息泄露或安全事故；三是全周期管控原则，覆盖设备从采购到报废的所有环节，做到账实相符；四是成本优化原则，合理选择采购方式、维护方案，降低设备全生命周期成本。第四条各部门职责划分：行政部门为办公设备管理牵头部门，负责设备采购审批、台账建立、全周期跟踪、报废处置等统筹管理；需求部门负责设备采购申请、日常使用、维护配合及报废提报；财务管理部门负责设备资产核算、采购资金审核、残值入账等财务管控；信息技术部门负责电脑、打印机等电子类设备的故障维修、数据清理、系统维护；审计部门负责设备管理合规性监督、资产清查核查。第二章设备范围与分类第五条设备范围界定：本制度所指办公设备包括电子类设备（台式电脑、笔记本电脑、打印机、复印机、扫描仪、投影仪、碎纸机、考勤机等）、办公家具类设备（办公桌、办公椅、文件柜、会议桌等）、其他办公辅助设备（饮水机、空调、保险柜等）；用于燃气生产运营的专业设备不纳入本制度管理范围，按公司专用设备管理制度执行。第六条设备分类标准：按资产属性分为固定资产类设备（达到公司固定资产入账标准的设备）和低值易耗类设备（未达到固定资产标准、使用周期较短的设备）；按使用属性分为通用设备（各部门均可使用的电脑、打印机等）和专用设备（仅特定部门使用的投影仪、专业扫描仪等）；分类管理需适配不同的采购流程、维护标准和处置要求，固定资产类设备需建立专属资产标签，低值易耗类设备需建立领用台账。第七条配置标准要求：行政部门需结合各部门办公岗位需求，制定办公设备配置标准，明确不同岗位设备配置类型、数量、规格参数及使用年限；配置标准需经管理层审批后执行，需求部门不得超标准申请采购，确因工作需要超配的，需提交专项说明并经审批同意。第三章采购与验收管理第八条采购申请要求：需求部门需根据办公实际需求及配置标准，填写设备采购申请单，明确设备名称、规格参数、数量、预估金额、使用场景等信息，经部门负责人审批后提交行政部门；行政部门审核申请的合理性、合规性，符合配置标准的按流程上报审批，超标准的需核实专项说明并按权限审批。第九条采购实施要求：固定资产类设备及大额批量采购设备，需按公司采购管理规定选择合适的采购方式，确保采购过程公开、公平、公正；低值易耗类设备可由行政部门通过定点供应商统一采购，降低采购成本；采购过程中需核对供应商资质，确保所采购设备符合国家质量标准，电子类设备需具备合规的质检报告。第十条验收入库要求：设备到货后，行政部门牵头组织需求部门、信息技术部门（电子类设备）进行联合验收，核对设备数量、规格参数、配件是否与采购要求一致，电子类设备需开机测试运行状态；验收合格的设备，由行政部门办理入库手续，建立设备管理台账，注明设备编号、采购时间、使用部门、保管人等信息，固定资产类设备需粘贴资产标签；验收不合格的，由行政部门协调供应商退换货，直至验收合格。第四章使用与维护管理第十一条设备使用规范：设备领用后，使用人即为第一责任人，需按设备操作说明规范使用，不得私自拆卸、改装设备，不得将办公设备挪作私用或转借他人；电子类设备需设置安全密码，定期更新系统补丁，严禁安装无关软件，防止病毒入侵或数据泄露；离职人员需办理设备交接手续，信息技术部门需清理电脑等设备中的工作数据，确保信息安全。第十二条日常维护要求：需求部门需做好设备日常清洁、防尘、防潮等基础维护，避免因使用不当导致故障；电子类设备由信息技术部门定期巡检，排查故障隐患，指导使用人正确维护；行政部门需建立设备维护台账，记录维护时间、内容、故障原因等信息，对高频故障设备分析原因并优化使用或采购标准。第十三条故障维修要求：设备出现故障后，使用人需及时向行政部门提报维修申请，电子类设备由信息技术部门排查维修，无法现场维修的可联系供应商售后维修，办公家具类设备由行政部门协调专业人员维修；维修过程中需做好设备信息记录，维修完成后需验收确认，维修费用按公司财务制度报销，属于质保期内的故障，由供应商免费维修或更换配件。第十四条调拨管理要求：因部门调整、人员变动等原因需调拨设备的，由调出部门和调入部门共同填写设备调拨单，明确调拨设备信息、调拨原因、交接时间等，经双方部门负责人及行政部门审批后办理交接；交接时需核对设备状态，电子类设备需清理敏感数据，行政部门及时更新设备管理台账，财务管理部门同步更新资产归属信息。第五章盘点与清查管理第十五条定期盘点要求：行政部门需按规定周期组织办公设备盘点工作，固定资产类设备至少每半年盘点一次，低值易耗类设备至少每年盘点一次；盘点时需核对台账信息与实物是否一致，重点核查设备数量、使用部门、保管人、使用状态等，信息技术部门配合核对电子类设备运行状态。第十六条清查处理要求：盘点发现账实不符的，需查明原因，属于台账登记错误的及时更正，属于设备丢失、损坏的追究相关责任人责任；盘盈设备需及时入账，盘亏设备需按公司资产损失处理规定上报审批；审计部门需参与年度设备清查工作，核查盘点结果的真实性、准确性，确保资产管控合规。第十七条台账更新要求：设备采购、调拨、维修、报废等全周期环节发生变动后，行政部门需在规定时限内更新设备管理台账，确保台账信息与设备实际状态一致；财务管理部门同步更新资产核算信息，做到账账相符、账实相符，台账需长期留存，便于设备全周期追溯。第六章报废与处置管理第十八条报废条件要求：设备达到规定使用年限且无法正常使用的、经维修仍无法满足办公需求的、技术落后无使用价值的、因损坏或事故无法修复的，可提报报废；需求部门填写设备报废申请单，说明报废原因、设备现状等，经部门负责人审批后提交行政部门，电子类设备报废需经信息技术部门确认无法维修。第十九条报废审批要求：行政部门审核报废申请的合理性，固定资产类设备报废需按公司资产报废审批权限上报审批，低值易耗类设备报废由行政部门审批；审批通过后，行政部门组织清理设备，电子类设备需由信息技术部门彻底清理数据，防止信息泄露，涉及保密信息的设备需按规定销毁。第二十条处置方式要求：报废设备处置需遵循合规、环保原则，可通过变卖、回收、捐赠等方式处置，固定资产类设备处置需按公司规定选择合适的处置方式，确保处置过程公开透明；处置所得残值需上交财务管理部门入账，不得私自留存或处置；报废设备处置后，行政部门及时注销台账，财务管理部门同步核销资产。第七章监督考核与附则第二十一条监督机制：审计部门每年度开展办公设备管理专项监督，核查采购流程合规性、台账完整性、报废处置规范性、资产账实相符情况；设立设备管理监督渠道，接受员工对设备私用、浪费、违规处置等行为的举报，举报线索及时核查处理。第二十二条考核管理要求：行政部门将各部门设备使用合规性、维护及时性、台账准确性纳入绩效考核；对设备管理规范、无闲置浪费、维护到位的部门及个人给予表彰奖励；对超标准采购、设备私用、维护不当导致设备损坏、隐瞒设备丢失的，给予通报批评、扣减绩效，情节严重的追究相关人员责任。第二十三条责任追究条款：未按配置标准超申请采购设备的，追究需求部门负责人责任；私自拆卸、改装设备导致损坏或数据泄露的，追究使用人责任；设备盘点中发现账实不符且无法说明原因的，追究行政部门及使用部门相关人员责任；违规处置报废设备、截留残值的，追究经办人及审批人员责任，涉嫌违法的移