企业沟通会议记录及决策模板

一、适用范围与常见场景二、标准化操作流程（一）会前准备：明确目标与基础信息确定会议核心目的明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3项目排期”“协调跨部门资源冲突”“评审方案可行性”），避免议题发散。提前梳理会议议程，按优先级排序，预估每个议题的讨论时间（建议单次会议议程不超过5项，总时长控制在2小时内）。确定参会人员与分工明确主持人（负责把控会议节奏、引导讨论）、记录人（负责记录关键内容，建议由熟悉业务的人员担任）、核心参会人（决策者或执行负责人）、列席人员（提供信息支持，无需参与决策）。提前3天向所有参会人发送会议通知，包含：会议主题、时间、地点（或线上会议）、议程、需提前准备的资料（如数据报告、方案草案）及阅读要求。准备会议材料收集与议题相关的背景资料、数据支撑、过往会议结论等，提前整理成清晰文档（如PPT、Excel表格），作为会议讨论基础。准备会议签到表、空白记录纸（或电子），保证记录工具就绪。（二）会中记录：聚焦关键信息与决策记录会议基本信息会议开始后，首先记录核心要素：会议名称、日期、具体时间（开始-结束）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人、参会人员（签到确认）、缺席人员及原因（如“*经理因出差缺席，已提前同步意见”）。按议程记录讨论内容逐项记录议题讨论过程：议题背景：简要说明该议题的起因、当前状态（如“当前项目进度滞后，需协调开发与测试资源”）。发言要点：记录核心参会人的主要观点（避免逐字记录，提炼关键逻辑和数据），标注不同意见（如“主管认为需增加预算，主管建议优化现有流程”）。争议点：明确讨论中存在分歧的核心问题（如“对项目截止时间存在分歧：一方认为需延后2周，另一方坚持按原计划”）。记录决策事项与行动项决策结论：对每个议题形成明确结论（如“同意按原计划推进项目，由组负责协调开发资源，组补充测试人员”），标注决策依据（如“基于客户需求优先级及当前资源评估”）。行动项：详细记录需执行的任务，包含5W1H要素：What：具体任务（如“完成客户需求调研报告”）；Who：直接责任人（如“*专员”）；When：截止时间（如“2023年X月X日17:00前”）；Why：任务目标（如“为方案设计提供数据支撑”）；Where：交付形式（如“发送至*经理邮箱，纸质版签字确认”）；How：所需资源/支持（如“需*部门提供历史数据模板”）。（三）会后整理：核对与分发核对与完善记录会议结束后2小时内，记录人根据会议内容整理初稿，重点核对：决策结论是否准确、行动项是否完整（责任人/时间/目标明确）、不同意见是否客观记录。将初稿提交主持人审核，确认无误后，标注“会议记录定稿”及定稿日期。分发与存档定稿后24小时内，按需将会议分发给参会人员及相关方（如需执行的部门、上级领导），分发时注明“请知悉并执行相关行动项”。电子版记录按“部门-会议类型-日期”命名（如“市场部-周例会-20230815”），存储至企业共享服务器指定文件夹；纸质版记录需由主持人签字确认后，交行政部门归档（保存期限不少于1年）。（四）决策跟进：闭环管理建立行动项跟踪表以会议记录中的行动项为基础，创建动态跟踪表（可使用Excel或项目管理工具），包含：任务描述、责任人、截止时间、实际完成时间、完成状态（未开始/进行中/已完成/延期）、备注（如延期原因）。定期检查与反馈责任人需在截止时间前1天反馈任务进度（如“已完成调研报告初稿，待*主管审核”）；主持人或指定协调人每周检查行动项进展，对逾期任务及时提醒（如“*专员的任务已逾期1天，需说明原因及预计完成时间”）。闭环确认与复盘行动项完成后，责任人需提交成果（如报告、邮件截图），由主持人确认签字，标注“已完成”；对未完成的行动项，需在下次会议中说明原因，必要时重新调整计划；对反复出现的问题，组织专项复盘会议，优化流程或机制。三、会议记录模板示例（一）会议基本信息表项目内容会议名称2023年第三季度项目进度协调会会议编号PROJ-20230815-01日期2023年8月15日时间14:00-16:00地点公司3楼第一会议室主持人*总监记录人*专员参会人员总监、经理、主管、专员、*专员（共5人）缺席人员及原因*主管因客户拜访缺席，已提前提交书面意见会议类型项目推进协调会会议议程1.Q2项目总结（经理）；2.Q3项目排期及资源需求（主管）；3.跨部门协作问题讨论（全员）（二）会议讨论与决策记录表序号议题讨论内容摘要主要发言人观点不同意见/争议点最终决策结论决策依据1Q2项目总结Q2项目整体完成率85%，其中“用户增长模块”滞后10天，“支付功能模块”提前3天交付。经理：用户增长模块因需求变更导致延期，需优化需求管理流程；主管：支付模块提前完成，因测试流程标准化。无同意Q2项目总结报告，由*经理在8月20日前提交复盘报告，重点分析“用户增长模块”延期原因。基于Q2项目实际数据及执行过程记录。2Q3项目排期及资源需求Q3计划启动“新用户画像系统”项目，需开发3人、测试2人、设计1人，预计工期60天。主管：当前开发资源紧张，建议申请外部协作；专员：内部可协调2人，剩余1人需招聘。总监：外部协作成本高，优先内部协调；经理：设计人员可兼职支持，但需明确工作量。同意“新用户画像系统”项目启动，由主管牵头，内部协调开发2人（组、组）、测试2人（组），设计由*专员兼职（工作量控制在每日2小时内），工期调整为70天。基于当前资源评估及项目优先级，平衡成本与进度。3跨部门协作问题讨论市场部提出的“活动数据需求”与技术部数据接口不匹配，导致数据交付延迟。专员：市场部需求变更频繁，未提前同步技术部；经理：技术部需提前介入需求评审。*总监：需明确需求变更流程，市场部变更需提前3天提交申请。建立“跨部门需求变更流程”：市场部需求变更需填写《变更申请表》，经技术部评审后，由总监签字确认方可执行；本周内由专员牵头完成流程文档。解决当前协作痛点，避免后续类似问题。（三）行动项跟踪表序号任务描述责任人协作人截止时间实际完成时间完成状态备注/反馈1提交Q2项目复盘报告*经理*专员2023-08-202023-08-19已完成重点分析了需求变更流程问题，建议建立需求评审机制。2协调内部开发资源（组、组）*主管组长、组长2023-08-182023-08-17已完成组指派工程师，组指派工程师，已明确分工。3制定《跨部门需求变更流程》*专员经理、经理2023-08-252023-08-24已完成包含变更申请表模板、评审流程、签字权限，已提交*总监审核。（四）附件清单附件名称份数提供人备注Q2项目进度数据表1*经理Excel格式，含各模块完成率Q3项目资源需求清单1*主管PDF格式跨部门需求变更申请模板1*专员Word格式四、关键使用提醒记录客观性：记录时避免主观评价（如“经理的方案不合理”），改为客观描述（如“经理提出方案需增加预算，未说明具体用途”），保证信息中立。决策明确性：对每个议题的结论需清晰、无歧义，避免使用“尽量”“可能”等模糊词汇，如“需在9月10日前完成”而非“尽量在9月完成”。行动项可执行性：每个行动项必须明确责任人与截止时间，避免“相关部门配合”等模糊表述，需具体到“部门负责人在X月X日前完成”。信息保密：涉及敏感信息（如未公开的财务数据、客户隐私、战略规划）的会议，需在记录首页标注