采购流程与供应商管理标准化手册

采购流程与供应商管理标准化手册一、总则1.1手册目的为规范企业采购行为，优化供应商管理流程，保证采购活动的合规性、经济性和效率，降低采购成本，保障物资供应质量，特制定本手册。1.2适用范围本手册适用于企业内部所有部门（含子公司、分支机构）的采购活动及供应商全生命周期管理，涵盖需求提报、供应商选择、合同签订、订单执行、验收付款、绩效评估等环节。1.3术语定义采购需求：各部门因生产、运营、项目等需要提出的物资或服务采购申请。合格供应商：通过资质审核、考察评估，具备提供合格产品或服务能力的供应商。绩效评估：对供应商在合作过程中的质量、交期、服务、成本等指标进行的量化评价。二、采购全流程操作规范2.1采购需求提出与确认操作内容需求发起：需求部门根据业务计划，填写《采购需求申请表》，注明物资/服务名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交付日期等关键信息，部门负责人*签字确认。需求审核：采购部门收到申请后，核对需求的合理性（如是否重复采购、预算是否匹配），必要时与技术、财务部门协同审核，保证需求明确、无歧义。需求确认：审核通过的需求由采购部门录入采购管理系统，唯一需求编号，反馈至需求部门。责任部门/岗位需求部门：需求发起、准确性确认采购部门：需求审核、系统录入技术/财务部门（必要时）：技术参数、预算合规性审核输出成果《采购需求申请表》（含审批记录）、采购管理系统需求编号2.2预算审核与立项操作内容预算匹配：采购部门核对需求预算与年度/月度采购预算是否一致，超预算需求需需求部门提交《预算调整申请》，报财务部门及分管领导*审批。立项确认：预算匹配通过后，采购部门在系统中创建采购项目，明确项目名称、预算金额、资金来源等信息，同步更新预算台账。责任部门/岗位财务部门：预算合规性审核、预算调整审批采购部门：预算匹配、项目创建分管领导：超预算事项审批输出成果《预算调整申请表》（如需）、采购管理系统立项信息2.3供应商寻源与资质初审操作内容寻源方式：根据采购物资/服务的特性（如金额、技术复杂度），选择合适的寻源方式：公开招标：适用于金额较大（如≥50万元）、标准化的物资采购；邀请招标：适用于3家及以上合格供应商参与的竞争性采购；询比价：适用于金额较小（如＜50万元）、市场供应充足的标准化物资；单一来源：仅唯一供应商可满足需求时（如专利产品），需履行审批手续。供应商信息收集：通过企业供应商库、行业协会、公开招标平台等渠道收集供应商信息，要求供应商提供《供应商基本信息表》及营业执照、相关资质证书（如ISO认证、生产许可证等）复印件。资质初审：采购部门对供应商资质进行审核，重点核查：主体资格是否合法有效（如营业执照在有效期内、经营范围涵盖采购内容）；资质证书是否符合行业要求（如特种设备供应商需具备特种设备安装维修许可证）；财务状况是否良好（如近3年无重大亏损、无失信记录）。责任部门/岗位采购部门：寻源组织、资质初审法务部门（必要时）：资质合法性审核输出成果《供应商基本信息表》、资质文件复印件、《供应商资质初审表》2.4询价、比价与议价操作内容询价文件编制：采购部门根据需求规格编制《询价单》，明确报价要求（含报价截止时间、报价方式、交付条款、付款条件等），发送至3家及以上初审合格供应商。报价收集：供应商在截止时间前提交《报价单》（需加盖公章），采购部门核对报价完整性（如是否含税、运费、保险等）。比价分析：采购部门组织技术、财务部门成立比价小组，对报价进行综合分析，评估指标包括：价格：是否低于预算，是否符合市场行情；质量：供应商质量保证体系、历史质量表现；交期：能否满足需求交付日期；服务：售后响应速度、技术支持能力。议价确定：比价小组推荐1-2家候选供应商，采购部门与候选供应商进行议价，最终确定中标/成交供应商，形成《比价议价报告》。责任部门/岗位采购部门：询价组织、报价收集、议价执行技术/财务部门：比价分析、专业支持输出成果《询价单》、《供应商报价单》、《比价议价报告》2.5供应商选定与合同审批操作内容供应商确定：采购部门将《比价议价报告》报采购经理*及分管领导审批，审批通过后确定最终供应商，通知结果。合同起草：采购部门根据谈判结果，起草采购合同，条款需包括：标的物名称、规格型号、数量、单价、总价、质量标准、交付时间与地点、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等。合同评审：法务部门对合同合法性、合规性进行评审，技术部门对技术条款进行确认，财务部门对付款条款进行审核，评审通过后由双方授权代表签字盖章。责任部门/岗位采购部门：供应商确定、合同起草法务/技术/财务部门：合同评审分管领导/总经理：合同最终审批输出成果《采购合同》（含审批记录）、合同签订回执2.6订单下达与执行跟踪操作内容订单：采购部门根据合同信息，在采购管理系统中《采购订单》，明确订单编号、供应商信息、物资明细、交付时间等，发送至供应商并确认。生产/备货跟踪：对于定制化物资，采购部门定期与供应商沟通生产进度，保证按订单要求备货；对于标准物资，确认库存充足及发货安排。异常处理：若供应商可能无法按期交付，需提前3个工作日通知采购部门，双方协商调整交付时间或采取替代方案，必要时启动应急采购流程。责任部门/岗位采购部门：订单下达、进度跟踪供应商：按订单生产/备货、进度反馈输出成果《采购订单》、生产进度跟踪记录2.7到货验收与入库操作内容到货通知：供应商发货后，将物流信息（如运单号、发货日期）反馈至采购部门，采购部门通知需求部门准备验收。现场验收：需求部门、采购部门、质检部门（如需）共同到货场验收，核对：数量：是否与订单、送货单一致；外观：包装是否完好，有无破损；资料：是否提供合格证、检验报告、使用说明书等；抽检质量：按抽样标准对物资质量进行检验（如尺寸、功能、成分等）。验收结果处理：合格：填写《到货验收单》，需求部门签字确认，办理入库手续；不合格：填写《不合格品处理单》，注明不合格原因，通知供应商限期退换货，同时启动质量追溯流程。责任部门/岗位需求部门：数量核对、使用需求确认质检部门：质量检验采购部门：验收组织、异常协调仓库：入库办理输出成果《到货验收单》、《不合格品处理单》（如需）、入库单2.8付款结算与发票处理操作内容发票收集：供应商在交付合格物资后，开具合规增值税发票（需与合同、订单、验收单信息一致），提交至采购部门。单据审核：采购部门核对发票信息与采购流程单据（合同、订单、验收单）的一致性，财务部门审核发票合规性（如税率、抬头、税号等）。付款申请：审核通过后，采购部门提交《付款申请单》，附合同、发票、验收单等凭证，按审批权限逐级报批（如采购经理→财务经理→总经理）。资金支付：财务部门根据审批通过的《付款申请单》，通过银行转账等方式向供应商付款，同步更新应付账款台账。责任部门/岗位采购部门：发票收集、单据初审、付款申请财务部门：发票合规性审核、资金支付供应商：发票开具输出成果《增值税发票》、《付款申请单》（含审批记录）、付款凭证2.9采购档案归档操作内容档案收集：采购部门负责收集采购全流程文件，包括《采购需求申请表》、《比价议价报告》、《采购合同》、《到货验收单》、《付款申请单》、发票复印件等。分类整理：按采购项目编号或时间顺序对档案进行分类、排序、编号，保证文件完整、清晰。归档保存：档案资料录入电子档案系统，纸质资料存入专用档案盒，保存期限不少于5年（重大项目档案保存期限不少于10年）。责任部门/岗位采购部门：档案收集、整理、归档档案管理部门：档案保管、借阅管理输出成果电子档案目录、纸质档案盒三、供应商全生命周期管理3.1供应商准入申请与资料审核操作内容准入申请：新供应商需填写《供应商准入申请表》，提交以下资料：营业执照、组织机构代码证、税务登记证（或三证合一）；相关资质证书（如行业许可证、ISO9001认证等）；公司简介、组织架构、生产/服务能力说明；近3年主要业绩清单及合同复印件；财务报表（资产负债表、利润表）。资料初审：采购部门对申请资料完整性、真实性进行审核，重点核查资质有效性、业绩真实性。现场考察：对金额较大或技术复杂的采购项目，采购部门组织技术、质量部门进行现场考察，内容包括：生产场地、设备、工艺是否符合要求；质量管理体系运行情况；供货保障能力（如产能、库存、物流）。准入审批：考察通过后，采购部门编制《供应商准入评估报告》，报采购经理及分管领导审批，审批通过后纳入《合格供应商名录》。责任部门/岗位供应商：准入申请、资料提交采购部门：资料初审、现场考察组织、准入评估技术/质量部门：现场考察支持输出成果《供应商准入申请表》、《供应商准入评估报告》、《合格供应商名录》3.2供应商分级与分类操作内容分级标准：根据供应商的资质能力、合作业绩、战略重要性，将供应商分为三级：A级（战略供应商）：合作深度高、对企业业务支撑关键（如核心原材料供应商），需重点维护；B级（优秀供应商）：合作稳定、质量价格良好（如常规物资供应商），保持长期合作；C级（合格供应商）：满足基本需求，需持续改进（如备用、小额供应商）。分类管理：按采购物资属性将供应商分为：原材料供应商、设备供应商、服务供应商（如物流、维修）；生产型供应商、贸易型供应商。分级动态调整：每年结合绩效评估结果对供应商分级进行调整，A级供应商占比不超过20%，C级供应商占比不低于10%。责任部门/岗位采购部门：分级标准制定、分级动态调整绩效评估小组：分级数据支持输出成果《供应商分级分类标准》、《供应商分级分类表》3.3绩效评估与反馈操作内容评估周期：月度评估：适用于合作频繁的C级供应商；季度评估：适用于B级供应商；年度评估：适用于所有供应商，重点评估A级供应商。评估指标：指标类别权重评估内容质量指标40%来料批次合格率、质量问题整改及时率、客户投诉次数交期指标30%订单准时交付率、逾期交付次数成本指标15%价格竞争力、成本优化贡献服务指标15%售后响应速度、技术支持满意度评估流程：数据收集：采购、质检、需求部门提供供应商绩效数据；评分计算：绩效评估小组按指标打分，加权计算总分；等级判定：90分以上为“优秀”，80-89分为“良好”，70-79分为“合格”，70分以下为“不合格”；结果反馈：向供应商发送《绩效评估报告》，肯定优点，指出改进方向，不合格供应商需提交《改进计划》。责任部门/岗位采购部门：评估组织、结果反馈质检/需求部门：数据提供绩效评估小组：评分判定输出成果《供应商绩效评估表》、《绩效评估报告》、《供应商改进计划》（如需）3.4供应商关系维护与优化操作内容定期沟通：采购部门每季度与A级、B级供应商召开供应商大会，通报合作情况，听取改进建议；每月与关键供应商对接业务需求。激励措施：对年度评估“优秀”的供应商，给予以下激励：优先分配采购订单；缩短付款周期；颁发“优秀供应商”证书。帮扶改进：对评估“合格”但存在短板的供应商，采购部门联合技术、质量部门提供帮扶（如分享管理经验、协助优化生产流程）。责任部门/岗位采购部门：沟通组织、激励实施技术/质量部门：改进帮扶输出成果《供应商沟通会议纪要》、《供应商激励名单》3.5供应商退出与清退操作内容退出情形：供应商出现以下情况之一，予以清退：连续2次绩效评估“不合格”；提供假冒伪劣产品，造成重大损失；违反合同约定，情节严重（如逾期交付30天以上）；出现重大安全或法律纠纷，影响合作。清退流程：告知：采购部门向供应商发出《供应商清退通知》，说明清退原因及期限；整理：双方完成未结算订单、资料交接；归档：将清退原因、过程记录存入供应商档案，从《合格供应商名录》中删除。责任部门/岗位采购部门：清退通知、组织交接法务部门（必要时）：清退合规性审核输出成果《供应商清退通知》、交接记录四、关键控制点与风险提示4.1合规性控制采购活动需严格遵守《_________招标投标法》《_________采购法》及企业内部采购管理制度，严禁规避招标、虚假招标、围标串标等行为。合同签订需保证条款合法，避免“霸王条款”，重大合同需经法务部门审核。4.2风险控制供应商风险：定期核查供应商资质、信用状况，避免与失信企业合作；对单一供应商依赖度过高的物资，需开发备选供应商。质量风险：严格执行到货验收制度，对关键物资实行驻厂监造或第三方检验。成本风险：市场价格波动大的物资，可签订长期价格协议或采用期货套期保值工具。4.3信息保密采购过程中的价格、供应商信息、技术参数等涉密内容，严禁向无关人员泄露；电子档案需设置访问权限，纸质档案专人保管。4.4跨部门协作