人力资源管理基本表格工具集

人力资源管理基本表格工具集一、工具应用背景在人力资源管理日常工作中，各类基础表格是规范流程、记录信息、支撑决策的核心工具。无论是员工从入职到离职的全生命周期管理，还是考勤、培训等专项事务处理，标准化表格都能保证信息传递准确、操作流程高效，同时为企业数据统计、合规管理提供基础支撑。本工具集聚焦HR高频使用的基础表格，覆盖关键管理场景，帮助HR快速上手，提升工作规范性。二、操作流程详解（一）员工基本信息登记表（入职场景）操作步骤：信息收集：员工入职前，由HR通过入职通知书或邮件告知需提交的信息清单（个人身份、学历、联系方式、紧急联系人等），保证信息完整。填写规范：员工填写纸质版或电子版表格时，HR需逐项说明填写要求（如“入职日期”需填写具体年月日，“紧急联系人电话”需保证畅通），避免漏填或错填。材料核对：员工提交表格后，HR需与证件号码、学历学位证书等原件核对信息一致性，重点检查“姓名”“证件号码号”“出生日期”等关键字段。归档管理：核对无误后，将表格扫描存档（电子档按“部门+姓名+入职日期”命名），纸质档放入员工个人档案袋，同步更新HR系统信息。（二）试用期转正申请表（转正场景）操作步骤：发起申请：员工试用期结束前7天，向部门负责人提交《试用期转正申请表》，填写个人试用期工作总结、转正意愿及对岗位的理解。部门审核：部门负责人收到申请后3个工作日内，结合员工试用期工作表现（任务完成度、团队协作等）填写“部门考核意见”，明确“同意转正”“延长试用期”或“不同意转正”结论，并签字确认。HR复核：HR收集部门审核后的表格，核查员工试用期考勤、培训记录是否符合转正条件，对“延长试用期”的需明确延长时间（最长不超过法定上限）。审批反馈：HR将复核结果提交上级领导审批，审批通过后通知员工办理转正手续，表格归入员工档案。（三）考勤统计月报表（考勤管理场景）操作步骤：数据汇总：每月首3个工作日，HR通过考勤系统导出上月员工打卡记录，结合请假单、加班单等审批材料，汇总迟到、早退、旷工、请假（事假/病假/年假）、加班时长等数据。异常核对：对考勤异常记录（如未打卡、旷工），HR需联系员工或部门负责人确认原因，补充相应证明材料（如补卡申请、医院诊断书），保证数据真实。部门确认：将汇总后的考勤表发送各部门负责人核对，确认无异议后签字反馈，避免因统计误差引发薪资核算问题。存档应用：确认后的考勤表作为薪资核算、绩效考核的依据，电子档保存2年，纸质档经HR负责人签字后归档。（四）员工离职申请表（离职场景）操作步骤：提交申请：员工需提前30天（试用期提前3天）向部门负责人提交《离职申请表》，注明离职原因、预计离职日期，并签字确认。沟通确认：部门负责人收到申请后2个工作日内与员工面谈，知晓离职真实原因，尝试挽留（如适用），填写“部门意见”并反馈至HR。流程审批：HR根据公司离职审批流程，逐级提交至部门负责人、HR负责人、分管领导审批，审批通过后确定最终离职日期。工作交接与归档：员工办理离职交接时，需在交接单上签字，HR收回离职申请表并同步更新员工状态，表格归入离职员工档案。三、模板示例展示表1：员工基本信息登记表项目填写内容备注姓名*小王与证件号码一致性别男出生日期1995年5月10日证件号码号110需提供复印件核对学历大学本科需提供毕业证复印件联系方式保证畅通紧急联系人*小王（父亲）紧急联系人电话139入职日期2023年10月8日部门市场部岗位市场专员系统填写日期2023年10月8日HR填写表2：试用期转正申请表基本信息内容姓名*李静部门人力资源部岗位招聘专员入职日期2023年7月1日试用期结束日期2023年9月30日试用期工作总结负责校园招聘项目，完成5场宣讲会，简历筛选量300+，入职2人，协助优化招聘流程1项转正意愿□同意转正□不同意转正□申请延长试用期（□1个月□2个月）部门考核意见工作认真负责，招聘任务完成度达标，建议同意转正。负责人：*张强HR复核意见考勤全勤，培训考核合格，同意转正。HR：*刘敏审批结果同意转正，自2023年10月1日起转正。负责人：*赵总表3：考勤统计月报表（2023年10月）姓名部门应出勤天数实际出勤迟到早退事假病假加班时长备注*小王市场部22211次（10月8日）001天（10月15日）0病假提供医院证明*李静人力资源部222200008小时（10月21-22日周末）周末加班已审批表4：员工离职申请表项目内容姓名*赵阳部门技术部岗位前端开发工程师入职日期2022年3月15日预计离职日期2023年11月15日离职原因个人职业发展调整（需说明，非必填）部门意见工作能力突出，尊重个人选择，需完成项目交接。负责人：*周磊HR审批意见已确认工作交接完毕，薪资结算至离职日，社保公积金停缴当月。HR：*刘敏最终离职日期2023年11月15日四、使用要点提示信息准确性：表格中的个人信息、工作数据需与实际情况一致，尤其是入职日期、考勤记录等直接影响薪资、社保的关键信息，需经员工本人与部门负责人双重核对。保密管理：员工基本信息、离职原因等涉及隐私的内容，需存放在加密文件柜或权限受限的电子系统中，仅HR及授权人员可查阅，避免信息泄露。填写规范性：统一表格格式（如日期格式为“YYYY年MM月DD日”），避免涂改；电子表格需设置“填写人”“审核人”等必填项，保证责任可追溯。动态更新：员工岗位