财务报销流程与审核规范化步骤手册

财务报销流程与审核规范化步骤手册一、总则本手册旨在规范公司各项费用的报销流程，明确报销人与审核人的职责，保证费用支出的真实性、合理性与合规性，提高财务管理效率。手册适用于公司全体员工的日常费用报销及相关部门的审核工作。二、适用范围与报销类型（一）适用范围公司所有在职员工因公发生的相关费用，均需按照本流程执行。（二）常见报销类型差旅费用：员工因公出差的交通、住宿、市内交通、伙食补贴等。办公费用：日常办公用品采购、打印复印、通讯费等。业务招待费用：因业务需要发生的餐费、活动费等。其他费用：经公司批准的培训费、会议费、维修费等。三、费用报销标准化操作流程第一步：费用发生与单据准备费用发生：员工因公消费时，需保证费用与工作相关，并取得合规的费用凭证（如票据、合同、审批单等）。单据整理：按费用类型分类整理原始凭证，保证票据清晰、完整，无涂改。每张凭证需注明费用发生事由、日期、金额及经办人签字。如涉及多项费用，需附费用明细清单。第二步：填写报销申请单登录公司财务系统或使用纸质《费用报销申请单》，如实填写以下信息：报销人姓名、部门、工号、联系方式；费用所属项目、费用类型、报销金额；费用发生时间、地点、事由及明细；附件张数及备注说明。保证填写信息与原始凭证一致，金额计算准确无误。第三步：部门负责人审核报销人将填写完整的报销申请单及原始凭证提交至部门负责人。部门负责人需审核：费用是否与部门预算匹配；费用发生的真实性与必要性；报销单填写是否规范，附件是否齐全。审核通过后，在报销单上签字确认；若不通过，需注明原因并退回报销人修改。第四步：分管领导审批（如需）根据公司授权制度，单笔报销金额超过规定标准（如5000元）的，需经分管领导审批。分管领导重点审核费用的合理性及是否符合公司相关规定，审批后签字确认。第五步：财务部门复核审核报销人将审批后的报销单及原始凭证提交至财务部门。财务专员需复核以下内容：报销单填写是否完整、规范，金额计算是否准确；审批流程是否完整，签字是否齐全；原始凭证是否合规（如票据抬头、印章、日期等）；费用是否符合公司报销政策（如报销标准、限额等）。复核无误后，财务人员在报销单上签字；若发觉问题，联系报销人补充或修改材料。第六步：报销款项支付财务部门根据复核通过的报销单，在规定时限内（如5个工作日）安排付款。优先通过银行转账方式支付至员工工资卡；如需现金支付，需提前与财务部门沟通。员款到账后，可通过财务系统查询支付状态。第七步：账务处理与资料归档财务部门完成付款后，在系统中进行账务处理，保证账实一致。报销凭证及相关资料由财务部门统一归档保存，保存期限不少于5年。四、常用报销单据及表格示例表1：费用报销申请单（模板）报销人信息姓名部门工号联系方式某某部门001**费用信息费用类型□差旅费□办公费□业务招待费□其他报销日期年月日费用所属项目项目名称附件张数X费用明细日期事由金额（元）备注年月日办公用品采购500.00附采购清单年月日市内交通费80.00出租车票3张合计金额人民币（大写）伍佰捌拾元整（小写）¥580.00审批意见部门负责人分管领导财务审核出纳签字：______签字：______签字：______签字：______备注1.报销事由需详细说明；2.附件需粘贴在报销单后并加盖骑缝章。五、操作规范与常见问题提示（一）操作规范及时性：费用需在发生后15个工作日内提交报销，逾期需部门负责人签字说明原因。真实性：严禁虚报、冒领费用，一经发觉将按公司规定处理。完整性：报销单及附件信息需一致，不得遗漏关键内容。合规性：费用需符合公司预算及相关管理规定，超标准部分需提前申请。（二）常见问题处理单据不齐：如缺少原始凭证或附件不全，财务部门将退回报销人补充，补充后重新提交。金额不符：若报销金额与原始凭证不一致，需按实际金额修改并说明原因。审批延误：因领导出差等原因无法及时审批的，可先通过邮件或系统申请审