行业的采购合同审查与审批管理模板

行业通用采购合同审查与审批管理模板一、适用范围与应用情境日常运营采购：如办公用品、原材料、设备采购等常规合同；项目专项采购：如研发项目外包、工程建设、营销活动支持等专项合同；战略框架采购：如年度供应商合作框架协议、长期服务合同等；紧急采购：需快速响应的突发需求采购合同（需同步遵循紧急采购流程）。二、审查审批全流程操作指南1.合同发起与资料准备责任主体：需求部门/采购部门操作内容：需求部门根据采购需求，与供应商初步沟通合同条款（如标的物规格、数量、价格、交付时间等），形成合同初稿；采购部门核对初稿与采购需求的一致性，补充采购流程相关信息（如采购方式、招标/谈判结果、供应商资质文件等），整理完整的合同资料包，包括：（1）合同文本（含附件，如技术参数、服务标准、验收方案等）；（2）供应商资质文件（营业执照、相关许可证、授权委托书等复印件）；（3）采购审批单（需注明采购背景、预算金额、资金来源等）；（4）其他支持性文件（如招标文件、中标通知书、谈判记录等）。输出成果：完整的合同资料包及《合同审查审批表》（见模板表格1）。2.需求部门初审责任主体：需求部门负责人审查重点：合同标的物/服务与实际需求的匹配度（规格、型号、技术参数等是否符合要求）；交付时间、地点、验收标准是否满足项目进度或运营计划；初步评估合同条款对需求部门履约的影响（如配合义务、责任划分等）。操作要求：需求部门负责人在《合同审查审批表》“需求部门意见”栏签署明确意见（如“同意”“需修改条款：XXX”“不同意，理由：XXX”），并签字确认；对需修改的条款，需求部门应与供应商沟通调整后重新提交。输出成果：签署初审意见的《合同审查审批表》及修改后的合同文本（如有）。3.采购部门审核责任主体：采购部门负责人审查重点：采购流程合规性（是否履行了必要的招标、询比价、竞争性谈判等程序，资料是否齐全）；供应商选择的合规性（供应商资质是否符合要求，是否在合格供应商名录内）；合同核心条款与采购结果的一致性（价格、数量、交付周期等是否与中标/谈判结果一致）；采购预算控制情况（合同金额是否在批复预算范围内，超预算是否有合规说明）。操作要求：采购部门重点核对采购流程文件与合同文本的对应性，保证“结果可追溯”；对发觉的问题（如价格与中标结果不符、供应商资质过期等），应退回需求部门或要求供应商限期整改；审核通过后，在《合同审查审批表》“采购部门意见”栏签署意见，并附采购流程合规性说明。输出成果：签署审核意见的《合同审查审批表》及合规说明文件。4.法务部门（或合规部门）审查责任主体：法务部门负责人审查重点：合同主体合法性（供应商是否为合法存续企业，授权代理人是否具备有效授权）；合同条款合法性（是否符合《民法典》《招标投标法》等相关法律法规，是否存在无效条款）；权利义务对等性（双方责任、违约金、知识产权归属等条款是否公平合理，是否存在“霸王条款”）；争议解决方式（约定管辖法院/仲裁机构是否明确，是否有利于企业维权）；潜在法律风险提示（如不可抗力、保密义务、合同解除条件等条款是否完善）。操作要求：法务部门需对合同文本逐条审查，对高风险条款（如无限责任、单方解除权等）提出修改建议；审查通过后，在《合同审查审批表》“法务部门意见”栏签署“合法合规，同意”或“附修改意见后同意”；对法律风险（如涉及诉讼、行政处罚记录的供应商），应同步向管理层专项汇报。输出成果：签署法务审查意见的《合同审查审批表》及法律风险意见书。5.财务部门复核责任主体：财务部门负责人审查重点：合同金额与预算、资金计划的匹配性（是否有足够资金保障支付）；付款条款合理性（支付节点、比例、方式是否符合企业财务制度，是否预留质保金）；涉税条款合规性（发票类型、税率、开票时间等是否与税法规定一致）；履约保证金、违约金等财务条款的合理性（是否影响企业现金流或财务安全）。操作要求：财务部门重点审核资金相关条款，对超预算、大额预付款等异常情况提出预警；复核通过后，在《合同审查审批表》“财务部门意见”栏签署“财务合规，同意”或“需调整付款条款：XXX”；涉及大额资金支付的，需附资金支付风险评估说明。输出成果：签署财务复核意见的《合同审查审批表》及资金风险评估说明。6.管理层审批责任主体：根据合同金额及重要性，由分管副总、总经理或董事会审批审批权限划分：合同金额≤10万元：分管副总审批；10万元＜合同金额≤50万元：总经理审批；合同金额＞50万元或涉及重大战略/法律风险：董事会审批。审查重点：合同整体是否符合企业战略发展目标；审批流程是否完整（各部门意见是否齐全，无遗漏）；重大风险是否已有效控制（法务、财务部门提出的风险是否已落实应对措施）。操作要求：管理层需综合各部门意见，对合同进行最终决策；审批通过后，在《合同审查审批表》“管理层审批意见”栏签署“同意签署”或“按修改意见签署后执行”；对审批通过的合同，明确签署授权人（一般为法定代表人或其授权代表）。输出成果：签署最终审批意见的《合同审查审批表》及合同签署授权书。7.合同签署、用印与归档责任主体：采购部门、行政部（或档案管理部门）操作内容：采购部门根据审批意见，与供应商最终确认合同文本，安排双方签署；行政部（或授权部门）凭签署完整的《合同审查审批表》及合同文本，按规定流程办理合同用印手续（严禁“未批先印”“先签后批”）；合同签署后，采购部门在5个工作日内将合同正本（含附件）移交档案管理部门，并办理归档登记；档案管理部门按“一合同一档”原则整理归档，包括：合同文本、审批表、供应商资质、采购流程文件、相关函件等。输出成果：正式签署的合同文本、归档记录表。三、核心工具表格模板模板1：合同审查审批表合同编号合同名称采购方供应商合同金额（大写）￥采购类型□货物□服务□工程□其他采购方式□招标□询比价□竞争性谈判□单一来源□其他审查环节审查部门/人需求部门初审采购部门审核法务部门审查财务部门复核管理层审批备注：需修改条款说明、风险提示等：模板2：合同条款清单审查表条款类别必备条款审查要点是否完善修改建议合同主体双方名称、地址、法定代表人、统一社会信用代码主体合法性、授权范围□是□否标的物/服务名称、规格、型号、数量、质量标准与需求一致性、可验收性□是□否价格与支付单价、总价、支付方式、节点、发票类型预算匹配性、财务合规性□是□否履约条款交付时间、地点、运输方式、验收标准交付可行性、验收可操作性□是□否违约责任违约情形、违约金计算、损失赔偿对等性、合法性、可执行性□是□否争议解决约定管辖/仲裁机构、适用法律明确性、有利维权□是□否其他条款保密、知识产权、不可抗力、合同解除风险覆盖完整性□是□否模板3：合同变更审批表原合同编号原合同名称变更原因变更内容□标的物□数量□价格□交付时间□其他变更后条款需求部门意见负责人签字：采购部门意见负责人签字：法务部门意见负责人签字：财务部门意见负责人签字：管理层审批审批人签字：模板4：合同履约跟踪表合同编号履约阶段时间节点实际完成情况责任人备注交付/服务启动验收付款质保期履约异常记录四、关键风险控制要点1.合同主体风险严格审查供应商资质，保证营业执照、相关许可证在有效期内，避免与“三无企业”或被吊销/注销的企业签约；涉及代理人签署的，需核实授权委托书（需载明授权范围、权限、期限），避免“无权代理”风险。2.合同条款风险核心条款（如标的物、价格、交付、违约责任）必须明确、具体，避免使用“大约”“尽可能”等模糊表述；违约金约定需合理，过低则缺乏约束力，过高可能被法院调整（一般不超过实际损失的30%）；质量标准需引用国家标准、行业标准或双方确认的参数，避免“合格”等笼统描述。3.流程合规风险严禁“化整为零”规避招标，严禁未经审批擅自签署合同；涉及采购的，需严格遵守《采购法》及相关规定，保留完整采购过程文件。4