财务审批流程规范化管理与操作手册

财务审批流程规范化管理与操作手册为规范公司财务收支行为，明确审批职责，提高资金使用效率，防范财务风险，特制定本手册。本手册适用于公司各部门所有涉及资金支出的业务审批流程，涵盖日常费用、采购付款、预算调整等场景，旨在为各部门提供清晰、统一的操作指引。一、适用范围与业务场景本手册适用于公司各部门及全体员工在开展以下业务时涉及的财务审批流程：日常费用支出：包括办公费（文具、耗材等）、差旅费（交通、住宿、补贴等）、业务招待费（客户接待、商务活动等）、通讯费、交通补贴等常规性费用。采购类付款：包括物资采购（原材料、设备、办公用品等）、服务采购（咨询、维修、设计等），以及合作项目预付款、进度款、尾款等。预算调整申请：因业务变化需调整年度/季度预算金额，或新增预算外支出项目时的审批流程。其他专项支出：包括保证金、押金缴纳，员工垫付款项报销，以及公司规定的其他需要财务审批的支出事项。二、标准化操作流程详解财务审批流程遵循“逐级审批、权责清晰、合规优先”原则，具体操作步骤（一）申请发起：准备材料并提交申请操作人：业务经办人（*）操作动作：确认支出类型：根据业务性质确定所属审批场景（如日常费用、采购付款等）。准备完整材料：日常费用：填写《费用报销申请表》，附消费明细（如行程单、消费清单）、合规证明材料（如会议通知、接待事由说明）、原始凭证（如合规票据，需注明事由、金额、日期）。采购付款：提供采购合同/订单、供应商报价单、验收单（如物资需验收确认）、付款申请说明。预算调整：填写《预算调整申请表》，附调整原因说明（如业务量变化、新增项目需求）、预算执行情况分析。通过系统提交：登录公司OA/财务系统，准备好的材料，填写申请表基本信息（申请人、部门、支出金额、用途、预算科目等），提交至部门负责人审批。输出物：完整的申请材料（电子+纸质，根据公司要求）。（二）部门初审：审核业务真实性与合理性操作人：部门负责人（*）操作动作：审核业务真实性：确认支出事项是否为部门实际业务需要，是否存在虚构、重复报销等情况。审核合理性：检查费用标准是否符合公司规定（如差旅住宿标准、招待费限额），采购类付款需审核供应商选择是否合规、价格是否合理。审核预算匹配度：确认支出是否在部门预算额度内，预算调整类需审核调整理由是否充分、对部门工作的影响。审批处理：审核通过：在系统中签署“同意”意见，流转至财务部门。审核不通过：注明驳回原因（如“超预算”“材料不齐全”），退回申请人补充或修改。时限要求：收到申请后1个工作日内完成。（三）财务复核：合规性与预算符合性审查操作人：财务专员（）→财务主管（）操作动作：财务专员初审：检查材料完整性：确认申请表、附件、原始凭证是否齐全，信息是否一致（如金额、日期、申请人姓名）。审核合规性：检查支出是否符合《公司财务管理制度》《费用报销标准》等规定，原始凭证是否合法有效（如票据抬头、税号是否正确）。预算校验：通过系统查询支出预算科目余额，确认是否有足够预算额度（预算外支出需标注“预算外”标识）。财务主管复核：重点审核大额支出（如超过5万元）、预算外支出、特殊业务（如押金缴纳）的合理性及风险控制措施。协调跨部门问题：如涉及多个部门的支出，需沟通确认各方责任。审批处理：复核通过：签署“同意”意见，流转至下一审批层级。复核不通过：注明具体问题（如“票据不合规”“超预算未附说明”），退回申请人或部门负责人。时限要求：收到申请后2个工作日内完成（特殊情况可延长，但需提前告知申请人）。（四）分级审批：按权限履行最终审批操作人：根据支出金额、类型确定审批人（如分管领导、总经理、董事长）审批权限划分示例（具体以公司最新《权限管理办法》为准）：日常费用：5,000元以下：分管领导（*）审批5,000-20,000元：分管领导（）→总经理（）审批20,000元以上：分管领导（）→总经理（）→董事长（*）审批采购付款：10,000元以下：分管领导（*）审批10,000-50,000元：分管领导（）→财务主管（）→总经理（*）审批50,000元以上：分管领导（）→财务主管（）→总经理（）→董事长（）审批预算调整：预算内调整（±10%以内）：分管领导（*）审批预算内调整（±10%-30%）：分管领导（）→财务主管（）→总经理（*）审批预算外调整：分管领导（）→财务主管（）→总经理（）→董事长（）审批操作动作：审批人根据审批权限，审核支出的必要性、合规性及资金安排。审批通过：在系统中签署“同意”意见，流程流转至出纳岗位；如涉及重大支出，可附加审批意见（如“同意支付，请跟进合同履约情况”）。审批不通过：注明驳回原因（如“业务必要性不足”“资金未落实”），终止流程并退回申请人。时限要求：根据审批层级，每级1个工作日内完成（紧急事项可加急处理）。（五）出纳付款：执行资金支付操作人：出纳（*）操作动作：接收审批完成的付款申请，核对审批流程是否完整、审批意见是否明确。确认收款方信息：名称、银行账号、开户行等信息与申请材料一致（如采购付款需与合同供应商信息一致）。办理支付：通过银行转账/网银/现金等方式支付，付款后支付凭证（如电子回单），并在系统中标记“已支付”。通知申请人：通过OA/邮件等方式告知付款完成情况，提醒申请人后续跟进（如确认到账、索取收据等）。时限要求：收到审批通过申请后1个工作日内完成（大额支付需提前与财务主管确认资金安排）。（六）资料归档：留存审批记录操作人：财务专员（*）操作动作：收集审批全流程材料：包括申请表、附件、审批意见截图、支付凭证等。按支出类型、日期分类整理，建立电子档案（扫描存档）和纸质档案（装订成册）。定期归档：每月结束后5个工作日内完成上月所有审批资料的归档，保证资料可追溯、无遗漏。三、核心审批模板示例（一）费用报销申请表基本信息内容申请人*所属部门*报销日期年月*日费用类型□办公费□差旅费□招待费□其他________预算科目*支出金额（大写）仟佰拾元角分支出金额（小写）¥.费用明细金额（元）备注（事由、日期、地点）项目1.年月日，（事由）项目2.年月日，（事由）合计.附件清单数量备注合规票据*张需注明事由、抬头为公司全称消费明细/行程单*份如差旅费需附机票、车票、酒店清单其他证明材料*份如会议通知、接待说明审批意见签字日期部门负责人*年月*日财务专员*年月*日财务主管*年月*日分管领导*年月*日总经理（如需）*年月*日（二）付款审批单基本信息内容申请人*所属部门*付款日期年月*日付款类型□采购付款□预付款□进度款□尾款□其他________收款方名称*收款方银行账号*收款方开户行*付款金额（大写）仟佰拾元角分付款金额（小写）¥.付款事由*（需详细说明，如“采购XX设备一批，合同号XXX”）合同/订单编号*预算科目*附件清单数量备注采购合同*份霐加盖公章供应商报价单*份霐注明价格、规格验收单（如需）*份霐由验收人签字确认其他证明材料*份如项目进度报告审批意见签字日期部门负责人*年月*日财务专员*年月*日财务主管*年月*日分管领导*年月*日总经理（如需）*年月*日董事长（如需）*年月*日（三）预算调整申请表基本信息内容申请人*所属部门*申请日期年月*日预算期间□年度□季度年季度预算科目*原预算金额¥.调整原因说明*（如“业务量增加20%，需增加XX费用预算”“新增XX项目，需新增XX科目预算”）调整后预算金额¥.调整金额¥.（调增+/调减-）影响分析*（说明调整对部门工作、整体预算的影响，如“调增预算可保障项目按时完成，不影响其他支出”）附件清单数量备注调整原因支撑材料*份如项目立项文件、业务量预测表原预算执行情况*份如截至当前预算使用明细审批意见签字日期部门负责人*年月*日财务专员*年月*日财务主管*年月*日分管领导*年月*日总经理（如需）*年月*日董事长（如需）*年月*日四、操作规范与风险提示（一）材料完整性规范所有支出申请必须附完整证明材料，禁止“无明细、无附件”提交申请。原始凭证需真实、有效，不得涂改、伪造，票据抬头必须为公司全称，税号、开户行等信息需准确无误。涉及多人参与的支出（如差旅费、招待费），需注明参与人员及事由，避免“一人多报”“混报”情况。（二）审批时限要求各审批人应在收到申请后1个工作日内完成审核（紧急事项可缩短至4小时），如遇特殊情况需延时，需提前在系统中说明原因并告知申请人。财务复核阶段如发觉材料问题，应在1个工作日内一次性告知申请人补充要求，避免反复退回影响效率。（三）金额权限管理严禁越权审批，审批人仅可在自身权限范围内签署意见，不得代签、漏签。大额支出（如超过10万元）需提前1个工作日与财务部门沟通资金安排，保证账户余额充足。（四）特殊情况处理紧急支出：如遇突发事件（如设备故障紧急维修、客户紧急需求），可通过“紧急流程”提交申请，需部门负责人电话确认后先行处理，事后1个工作日内补全材料。跨部门支出：涉及多个部门共同承担的支出，需由牵头部门发起申请，附各部门分摊说明，并由各部门负责人确认审批。（五）信息准确性要求申请人需对提交信息的真实性、准确性负责，如因虚假信息导致财务损失，将追究申请人及相关审批人责任。收款方信息变更时，需提前通知财务部门更新，禁止使用过期或错误的账户信息付款。附录：审批权限速查表支出类型金额区间审批人层级日常费用≤5,000元分管领导（*）日常费用5,000-20,000元分管领导（）→总经理（）日常费用＞20,000元分管领导（）→总经理（）→