员工离职交接流程及表单设计

员工离职交接流程及表单设计一、适用范围与参与主体本流程适用于企业内各类员工离职场景，包括主动辞职、协商解除劳动合同、退休、调离等情形。涉及的核心参与主体及职责离职员工：作为交接执行主体，需完整移交工作内容、资产物品及相关资料，配合完成各项手续。直属上级：作为交接监督主体，负责制定交接计划、审核交接内容完整性，保证工作衔接顺畅。人力资源部门：作为流程协调主体，负责审批离职申请、监督交接进度、办理社保公积金转移及离职证明开具。交接接收人：作为工作承接主体，需核对交接内容、确认接收事项，后续接手相关工作。行政部门/IT部门：负责办公设备、系统权限等资产类交接的核对与收回。二、离职交接全流程操作指南（一）离职申请与审批提交申请员工根据劳动合同约定提前30天（试用期内提前3天）向直属上级提交《员工离职申请表》，说明离职原因、预计离职日期及个人诉求。若为协商解除，需双方确认解除协议内容，避免后续纠纷。审批流转直属上级收到申请后2个工作日内完成初审，重点评估离职对部门工作的影响，并签署意见（同意/不同意/建议延期）。部门负责人根据工作安排审批，若涉及核心岗位，需提交至人力资源部门复核。人力资源部门审核劳动合同履行情况、社保缴纳状态等，确认无误后反馈最终审批结果，同步记录离职信息。（二）交接准备与计划制定明确交接内容直属上级与离职员工共同梳理需交接的核心事项，包括：工作内容：日常职责、未完成项目、待办任务、客户对接清单、关键联系人信息；文件资料：电子文档（含共享权限内的文件）、纸质文件、合同副本、会议纪要等；资产物品：办公设备（电脑、手机）、工牌、钥匙、门禁卡、公司书籍等；系统权限：企业内部系统（OA、CRM、ERP等）账号、密码及使用权限。制定交接计划双方协商确定交接期限（一般不少于7天，核心岗位可延长至15天），明确每日交接时间及节点，形成《离职交接计划表》，抄送人力资源部门及接收人。（三）工作内容交接执行资料整理与移交离职员工按《工作交接清单》分类整理资料，电子文档需存储至指定共享文件夹（注明“离职交接-员工姓名-日期”），纸质文件需装订成册并标注目录。接收人逐项核对资料完整性，对缺失或模糊内容及时提出，双方确认无误后在清单签字。工作对接与培训离职员工向接收人详细说明工作流程、注意事项及过往经验，针对复杂项目需提供操作指南或案例说明。直属上级参与关键工作对接会议，保证接收人完全理解工作要求，必要时安排试运行（如共同处理1-2项典型任务）。（四）资产与权限交接实物资产核对行政部门对照《物品资产交接清单》清点办公设备、工牌等物品，检查资产完好性（如电脑是否正常、有无损坏），确认无误后由接收人签字领取。离职员工需归还所有公司资产，若有遗失或损坏，按公司制度规定处理（如折价赔偿）。系统权限回收IT部门在收到人力资源部门通知后，立即注销离职员工的企业系统账号（包括邮箱、内部通讯工具等），保证权限24小时内关闭，避免信息泄露风险。涉及敏感数据权限的（如财务系统、核心数据库），需由直属上级确认回收范围并监督执行。（五）财务与社保对接财务结算财务部门核对离职员工的借款、报销款项，确认无未结清款项后出具《财务确认单》。若涉及未发放的工资、奖金或补偿金，人力资源部门需根据劳动合同及公司规定明确发放时间，并在离职证明中注明。社保公积金处理人力资源部门办理社保公积金停缴手续（停缴日期为离职当月），若员工需转移至新单位，提供《参保缴费凭证》及相关办理指南。（六）离职手续完成与归档手续确认离职员工完成所有交接后，签署《离职确认书》，确认无遗留工作纠纷及未结事项。人力资源部门收回《离职申请表》《工作交接清单》《物品资产交接清单》等材料，核对无误后出具《离职证明》（注明入职日期、离职日期、岗位信息等，不包含离职原因评价）。资料归档所有交接表单由人力资源部门统一归档保存，保存期限不少于5年，以备后续查阅。三、常用交接表单模板（一）员工离职申请表项目内容员工姓名*所属部门岗位入职日期预计离职日期离职类型□主动辞职□协商解除□退休□其他（请注明）离职原因直属上级意见□同意□不同意（请注明理由）□建议延期至___年_月__日部门负责人意见□同意□不同意（请注明理由）人力资源部门意见□同意办理离职手续□需补充说明：员工签字日期（二）工作交接清单工作模块具体内容描述文件/资料位置接收人状态（已完成/待补充）签字确认日常职责客户信息维护、周报提交共享文件夹“客户管理-2023”*□已完成□待补充未完成项目“XX产品上线”项目进度（当前30%）项目管理系统-项目编号XXX*□已完成□待补充关键联系人供应商对接人：张三（）通讯录“供应商联系人”*□已完成□待补充系统操作指南财务报销流程说明共享文件夹“制度-财务”*□已完成□待补充交接人*日期接收人*日期（三）物品资产交接清单物品名称规格型号数量领取日期当前状态接收人签字笔记本电脑ThinkPadT1412022-03-15正常工牌-12022-03-15无损坏门禁卡-12022-03-15已收回公司书籍《XX管理》-22022-06-20无缺失交接人*日期监交人*（直属上级）日期（四）离职确认书本人（员工姓名），系（部门）（岗位）员工，于年月日正式与公司解除劳动合同。本人已完成以下工作交接：所有工作内容、文件资料已按清单移交至接收人*；公司资产（物品清单见附件）已全部归还，无遗失或损坏；系统权限已配合IT部门完成回收；财务借款、报销款项已结清，无未了结事项。本人确认无任何遗留工作纠纷，后续如有因本人未交接清楚导致的问题，愿承担相应责任。离职员工签字：__________接收人签字：__________人力资源部门确认：__________日期：年月*日四、关键注意事项与风险提示（一）保证交接完整性工作交接需覆盖“人、事、物、财”全维度，避免遗漏隐性事项（如口头承诺的临时任务、未记录的客户需求）。核心岗位交接需安排“AB角”共同参与，即接收人与部门其他骨干员工同步核对，降低单点风险。（二）强化保密与合规管理涉及公司商业秘密、客户信息、技术资料的交接，需单独签署《保密承诺书》，明确离职员工的保密义务及违约责任。禁止交接过程中泄露公司未公开信息（如薪酬制度、战略规划），违者按违纪处理。（三）注重沟通与时效性直属上级需定期跟进交接进度，对员工提出的疑问及时解答，避免因沟通不畅导致交接延迟。交接期限原则上不超过劳动合同约定的提前通知期，确需延长的需经部门负责人及人力资源部门审批，并书面说明原因。（四）规避后续纠纷风险所有交接表单需经双方签字确认，人力资源部门留存原件，避免口头约定引发争议。离职证明需客观中立，不添加主观评价（如“表现不佳”“能力不足”），防止员工以“名誉权受损”为由维权。（五）关注员工体验