行政管理标准化手册

行政管理标准化手册一、总则（一）编制目的为规范企业内部行政管理流程，提升工作效率，保障各项工作有序开展，实现管理标准化、规范化，特编制本手册。（二）适用范围本手册适用于公司各部门及全体员工的日常行政管理工作，涵盖办公环境、会议组织、文件处理、资产使用、印章管理等核心环节。（三）基本原则规范有序：严格按照流程执行，保证管理环节清晰、责任明确。高效务实：简化冗余环节，优化操作路径，提升行政服务效率。安全保密：严格遵守保密规定，防范信息泄露与资产安全风险。协同配合：加强部门间沟通协作，保证行政资源合理调配。二、办公环境管理规范（一）区域维护标准个人工位：员工每日到岗后需整理工位，保持桌面物品摆放整齐（文件、文具分类归位），下班前关闭电脑、照明及个人用电设备电源。公共区域：会议室、茶水间、走廊等公共区域由各部门轮流打扫，每日下班前30分钟完成清洁，垃圾需分类投放至指定垃圾桶。绿植管理：行政部统一采购办公绿植，各部门指定专人负责日常浇水、修剪，枯死绿植及时报行政部更换。（二）操作步骤：工位标准化整理清理杂物：移除与工作无关的物品（如个人零食、生活用品），保留必要文具、当前文件及设备。定位摆放：文件资料：按“待处理”“已处理”“归档”分类放入文件架，标签朝外；办公设备：显示器居中，键盘、鼠标置于桌面固定位置，线缆用扎带整理束齐；个人物品：水杯、包类统一置于工位左侧或右侧指定区域。清洁检查：用微湿抹布擦拭桌面、设备表面，保证无灰尘、污渍，地面无纸屑。（三）模板表格：办公环境检查表检查区域检查项目标准检查结果（合格/不合格）整改人检查日期个人工位桌面整洁无杂物、物品摆放有序□合格□不合格*某某2023–设备电源下班前关闭所有用电设备□合格□不合格*某某2023–公共区域地面清洁无垃圾、无积水□合格□不合格*某某2023–垃圾分类垃圾投放至指定容器□合格□不合格*某某2023–（四）注意事项严禁在工位内存放易燃、易爆等危险物品；公共区域物品不得随意挪用，损坏需按流程报修；行政部每周五下午组织联合检查，结果纳入部门月度考核。三、会议组织管理规范（一）会议分类及要求例会：部门周会、月度总结会，固定时间、地点，参会人员需提前准备汇报材料。专题会：针对具体问题（如项目推进、制度修订）召开，需明确议题及目标。临时会：紧急事项需临时召集，至少提前2小时通知参会人员。（二）操作步骤：会议全流程管理1.会前筹备确定会议信息：由发起人填写《会议申请表》，明确会议名称、主题、时间（建议不超过1.5小时）、地点、参会人员（含主持人、记录人）、议程及所需设备（投影仪、麦克风等）。审批与通知：部门负责人审批后，提前1个工作日通过OA系统发送会议通知，注明“需回复确认”及会议材料（如有）。准备物料：行政部根据申请准备会议名牌、签到表、文具、饮用水等，调试设备并测试功能。2.会中执行签到与就座：参会人员提前5分钟入场，在《会议签到表》签字后按名牌就座，手机调至静音或关闭。议程控制：主持人按议程主持，严格控制各环节时间，避免偏离主题；记录人详细记录讨论要点、决议事项及责任人、完成时限。突发情况处理：设备故障时，行政部立即启用备用设备；迟到超15分钟者需在会后向主持人说明原因。3.会后跟进纪要整理：记录人会后24小时内整理《会议纪要》，经主持人审核无误后，于次日12:前发送至参会人员及相关部门。决议跟踪：各责任人按纪要要求推进工作，行政部每周跟踪进度，未按时完成需提交书面说明。（三）模板表格1.会议申请表会议名称会议类型□例会□专题会□临时会会议主题时间YYYY-MM-DDHH:MM地点参会人员议程（含时间分配）1.主持人开场（5分钟）2.部门A汇报（20分钟）3.讨论决议（15分钟）所需设备□投影仪□麦克风□白板□其他：申请人*某某审批人*某某申请日期YYYY-MM-DD2.会议纪要模板会议名称：项目推进会时间：2023–14:00-15:30地点：301会议室参会人员：某某、某某、*某某（共5人）主持人：*某某记录人：*某某一、会议议题：1.项目当前进度汇报；2.下阶段工作计划及资源需求。二、讨论要点：*某某汇报：已完成需求调研，技术方案初稿已完成，需协调开发组3名工程师支持。*某某反馈：市场部需在日前提供竞品分析报告，作为方案优化依据。三、决议事项：序号决议内容责任人完成时限1提交技术方案终稿*某某2023–2提供竞品分析报告*某某2023–四、下一步行动：行政部跟踪决议完成情况，下周一汇总进度。（四）注意事项会议材料需提前准备，避免现场临时打印造成延误；参会人员需提前阅读材料，会上聚焦议题高效讨论；纪要需客观准确，不得遗漏决议事项及责任人。四、文件管理规范（一）文件分类与编码分类标准：按文件性质分为“制度类”“合同类”“通知类”“报告类”“档案类”；按密级分为“公开”“内部”“秘密”（秘密文件需标注密级及保密期限）。编码规则：部门代码（2位）-文件类别代码（2位）-年份（4位）-流水号（3位），例如“HR-01-2023-001”表示人力资源部制度类2023年第1号文件。（二）操作步骤：文件全生命周期管理1.文件起草起草人需明确文件目的、适用范围及具体条款，内容需符合公司制度及相关法律法规；涉及跨部门内容的，需提前征求相关部门意见并记录反馈情况。2.审核与审批初审：部门负责人审核文件内容完整性、与实际工作的匹配性；复审：行政部审核格式规范性（字体、字号、页码、编码）、流程合规性；终审：分管领导或总经理审批（根据文件重要性确定审批层级）。3.印发与归档印发：审批通过后，行政部按份数打印、盖章（红章），通过OA系统或纸质形式分发至各部门，填写《文件发放登记表》；归档：纸质文件按“一档一盒”原则存入文件柜，标注“编码-名称-年份”；电子文件至公司服务器指定文件夹，定期备份（每月1次）。4.借阅与销毁借阅：员工因工作需借阅文件，填写《文件借阅申请表》，经部门负责人审批后，行政部登记借阅时间、归还期限（一般不超过3个工作日）；秘密文件需经分管领导审批。销毁：超过保存期限的文件，由行政部列出《文件销毁清单》，经行政部经理及分管领导审批后，由2人共同监销，保证信息无法恢复。（三）模板表格1.文件发放登记表文件编码文件名称密级发放部门份数领取人签收日期备注HR-01-2023-001员工考勤管理制度内部各部门20*某某2023–CW-02-2023-0052023年预算方案秘密总经办、财务部5*某某2023–限内部传阅2.文件借阅申请表借阅人*某某所属部门行政部借阅日期2023–文件编码HR-01-2023-001文件名称员工考勤管理制度密级内部借阅原因部门新员工培训使用归还期限2023–部门负责人审批行政部审批*某某（签字）*某某（签字）（四）注意事项文件内容不得与公司现行制度冲突，如需修订需按原流程审批；秘密文件严禁复印、拍照，电子版需加密存储；员工离职时需归还所借全部文件，行政部确认后办理离职手续。五、资产管理规范（一）资产分类与范围固定资产：单位价值2000元以上，使用年限1年以上的资产（如电脑、打印机、办公家具）；低值易耗品：单位价值不足2000元或使用年限不足1年的资产（如文具、U盘、打印纸）。（二）操作步骤：资产全流程管理1.申购与采购申购：部门因工作需要新增资产，填写《资产申购表》，注明资产名称、规格、数量、预估单价、用途及预算来源，部门负责人审批后提交行政部。采购：行政部汇总申购需求，审核预算合理性后，按公司采购流程（比价、招标或定点采购）执行，保证质优价廉。2.验收入库资产到货后，行政部、申购部门共同验收，核对资产型号、数量、质量是否与申购一致，填写《资产验收单》；验收合格后，行政部建立《资产台账》，录入资产编号、名称、规格、使用部门、责任人、购置日期等信息，粘贴资产标签（标签包含编号及部门）。3.领用与调拨领用人填写《资产领用表》，经部门负责人审批后，行政部发放资产并更新台账；部门间资产调拨需填写《资产调拨单》，经双方部门负责人及行政部审批后，台账同步更新。4.维护与报废维护：使用人负责日常清洁与简单维护，故障时填写《资产维修申请表》，行政部联系维修并记录费用；报废：资产达到使用年限或损坏无法修复时，由使用部门提出报废申请，行政部鉴定后填写《资产报废清单》，经财务部审核、总经理审批后，统一处置（残值收入交财务部）。（三）模板表格1.资产台账（部分示例）资产编号资产名称规格单位数量使用部门责任人购置日期原值（元）状态BG-2023-001办公桌1.2m*0.6m张5市场部*某某2023-01-15500在用IT-2023-015笔记本电脑联想小新Pro14台2行政部某某、某某2023-03-204500在用2.资产领用表领用部门市场部领用人*某某领用日期2023–资产编号资产名称规格数量用途BG-2023-005办公椅人体工学款1新员工入职使用部门负责人审批行政部审批*某某（签字）*某某（签字）（四）注意事项资产标签不得私自撕毁，遗失需及时报行政部补办；员工离职时需办理资产交接手续，未归还资产不予办理离职；行政部每季度盘点一次资产，保证账实相符，盘盈盘亏需查明原因并报备。六、印章管理规范（一）印章种类与保管种类：公章、财务专用章、合同专用章、法人章、发票专用章（根据实际业务调整）；保管：公章、合同专用章由行政部指定专人保管（*某某），财务专用章、发票专用章由财务部指定专人保管，法人章由法定代表人或其授权人保管，人章分离、专柜存放（带密码锁）。（二）操作步骤：印章使用流程1.用印申请申请人填写《印章使用申请表》，注明用印单位、文件名称、用印次数、用途，并粘贴需用印文件复印件（关键内容清晰）；涉及合同、协议的，需附法务部审核意见及相关部门会签记录。2.审核与登记审核：部门负责人审核用印必要性，行政部（或财务部）审核文件内容合规性、审批流程完整性；登记：审核通过后，保管人核对文件与申请表信息一致，在《印章使用登记表》中记录用印日期、用印人、文件编号、份数，并在申请人监督下加盖印章。3.用印后管理加盖印章的文件需加盖“骑缝章”或“骑缝签名”，保证文件完整性；涉外或重要文件用印后，原件由行政部（或财务部）存档，复印件需注明“复印件与原件一致”并加盖印章。（三）模板表格印章使用登记表用印日期用印部门文件名称文件编号用印次数用印人保管人审批人备注2023–市场部与公司合作协议HT-2023-0083*某某*某某*某某涉及合同，附法务审核意见2023–行政部关于2023年放假的通知TZ-2023-01