采购管理流程控制清单模板

适用范围与应用场景采购全流程操作指南需求提出与确认操作人：需求部门（如生产部、行政部）关键动作：（1）需求部门根据业务计划（如生产排期、办公需求）填写《采购需求申请表》，明确物资名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期等；（2）需求部门负责人审核需求合理性，确认预算是否在部门额度内；（3）采购部对接需求部门，确认需求的紧急程度与可替代性，避免过度采购。输出成果：《采购需求申请表》（含部门负责人签字）、需求确认记录。供应商选择与管理操作人：采购专员关键动作：（1）根据需求类型（如标准件、定制件）从合格供应商库中筛选候选供应商，或通过公开招标、询价等方式开发新供应商；（2）对新供应商进行资质审核（营业执照、相关行业资质、生产/经营许可等），必要时进行实地考察；（3）向候选供应商发出询价单，要求提供报价、交货期、质量保障方案等，对比分析价格、质量、服务后确定合作供应商；（4）更新《合格供应商名录》，定期对供应商进行绩效评估（交货及时率、合格率、服务响应速度等）。输出成果：《供应商资质审核表》《询价记录表》《合格供应商名录》《供应商绩效评估报告》。采购订单下达操作人：采购主管关键动作：（1）根据确定的供应商与报价，拟定《采购订单》，明确订单编号、物资信息、数量、单价、总金额、交货地点、交货日期、付款方式、质量标准等；（2）采购部经理审核订单条款的合规性与成本合理性；（3）订单经审批后加盖公章，正式下达给供应商，并同步发送订单确认函。输出成果：《采购订单》（含审批签字记录）、订单确认函。跟踪与交付管理操作人：采购专员关键动作：（1）定期与供应商沟通生产/备货进度，保证按订单要求交付；（2）若遇延迟风险（如供应商产能不足、物流问题），及时协调需求部门调整计划或启动备选供应商；（3）物资交付前，要求供应商提供送货单、质检报告（如适用）。输出成果：《订单跟踪记录表》、供应商进度反馈函。收货验收与入库操作人：需求部门、仓库管理员、质检员（如需）关键动作：（1）物资送达后，仓库管理员核对送货单与订单信息（名称、数量、规格），确认外包装完好；（2）需求部门或质检员对物资质量进行检验（如抽样检测、功能测试），填写《验收记录表》，注明合格数量、不合格数量及处理意见；（3）验收合格后，仓库管理员办理入库手续，更新库存台账；不合格物资则按《不合格品处理流程》退货或换货。输出成果：《验收记录表》《入库单》《不合格品处理报告》。付款结算与档案归档操作人：财务部、采购专员关键动作：（1）采购专员收集发票、订单复印件、验收单等付款凭证，提交财务部；（2）财务部核对凭证信息无误后，按合同约定的付款周期安排付款；（3）采购部将采购全流程文档（需求申请、供应商资料、订单、验收单、发票等）整理归档，保存期限不少于3年。输出成果：《付款申请单》、付款凭证、采购档案目录。采购流程控制清单表单步骤编号流程环节责任部门/人操作说明输出文档时间节点要求备注1需求提出与确认需求部门/需求负责人填写《采购需求申请表》，审核预算与需求合理性《采购需求申请表》业务计划启动后3个工作日内需注明紧急程度2供应商选择与管理采购专员/采购主管资质审核、询比价、更新供应商名录《供应商资质审核表》《询价记录表》需求确认后5个工作日内新供应商需实地考察3采购订单下达采购主管/采购经理拟定订单，审核条款，正式下达《采购订单》供应商确定后2个工作日内订单需经采购经理审批4跟踪与交付管理采购专员跟踪生产/备货进度，协调风险问题《订单跟踪记录表》订单下达至交付期间每日跟进延迟需书面说明原因5收货验收与入库需求部门/仓库/质检核对数量、检验质量，办理入库或处理不合格品《验收记录表》《入库单》物资送达后1个工作日内质检项目需提前明确6付款结算与归档财务部/采购专员收集凭证、核对付款信息、整理档案《付款申请单》、采购档案验收合格后10个工作日内档案保存期≥3年使用要点与风险提示权限控制：需求提出、供应商选择、订单审批、付款结算等关键环节需明确审批权限，避免越权操作，如采购金额超10万元需经分管副总审批。文档留存：全流程文档需完整保存，保证可追溯性，避免因资料缺失导致纠纷，尤其对定制类采购需留存技术协议、质量标准等文件。风险防控：供应商风险：定期评估供应商资质与绩效，避免依赖单一供应商；质量风险：对关键物资（如原材料、核心零部件）加强入库检验，必要时委托第三方机构检测；成本风险：大宗采购可采用招标或长期协议锁定价格，避免市场价格波动影响。沟通协调：采购部