合同管理标准化模板及合同审核工具

合同管理标准化模板及审核工具指南一、适用范围与业务场景本工具适用于企业内部各类合同的全生命周期管理，涵盖采购合同、服务合同、销售合同、租赁合同等常见类型，适用于法务部门、业务部门、财务部门等多角色协同场景。具体包括：新合同起草、跨部门审核流程、合同签署归档、履行进度跟踪及风险预警等环节，旨在通过标准化流程降低合规风险，提升合同管理效率。二、标准化操作流程（一）合同起草与需求提报需求发起：业务部门根据合作需求，填写《合同需求提报表》（模板见第三部分），明确合作方基本信息、合同标的、金额、履行期限等核心要素，经部门负责人*某审批后提交至法务部门。模板选用：法务部门根据合同类型（如采购/服务），从《合同模板库》中选取对应标准化模板，若模板库无适用模板，由法务专员*某牵头起草基础框架。内容填充：业务部门配合法务部门完成合同具体条款（如权利义务、违约责任、争议解决方式等）的填写，保证内容与需求一致，避免模糊表述。（二）多部门协同审核初审（业务部门）：业务负责人*某审核合同条款与业务需求的匹配度，重点关注标的描述、交付标准、付款节点等业务条款，签署审核意见并反馈至法务部门。复审（法务部门）：法务专员*某重点审核法律合规性，包括：主体资格审查（合作方营业执照、授权文件等）；条款合法性（如“霸王条款”、无效免责条款等）；权利义务对等性、违约责任明确性；争议解决方式（约定管辖法院/仲裁机构）是否明确。法务部门需在3个工作日内完成复审，出具《合同审核意见表》（模板见第三部分），对修改项标注“必须修改”“建议修改”等级别。会签（财务/风控部门）：财务部门审核合同金额、付款方式、税费承担等财务条款，保证符合企业财务制度；风控部门评估合同履约风险（如对方信用状况、履约能力等），必要时要求补充担保措施。各部门会签完成后，法务部门汇总意见，形成最终审核版本。（三）审批与签署最终审批：根据合同金额及类型，由对应层级领导（如部门总监某/总经理某）签署审批意见，重大合同（如金额超100万元）需提交至总经理办公会审议。用印管理：审批通过后，由行政专员*某根据审批单申请合同用印，用印时需核对合同文本与审批件一致性，并在《合同用印登记表》中记录用印日期、份数、保管人等信息。签署交付：合同签署完成后，由业务部门与合作方交换文本，双方各执正本1份，复印件抄送法务、财务部门归档。（四）履行与归档管理履行跟踪：业务部门作为合同履行主体，需建立《合同履行跟踪表》（模板见第三部分），定期记录履行进度（如交付验收、付款到账等），发觉异常情况（如逾期违约）及时上报法务部门启动风险应对。归档存储：合同文本（含审批件、审核意见表等附件）由法务部门统一归档，按“合同类型-年份-编号”分类存放，电子版同步存储至企业合同管理系统，保存期限不少于合同终止后5年。三、核心模板表格清单（一）合同需求提报表项目内容要求合同编号按年份+部门+序号规则编制（如2024-采-001）合作方名称全称与营业执照一致合同类型□采购□服务□销售□租赁□其他核心标的（如“软件开发服务”“采购办公设备”）合同金额大写+小写履行期限起止日期（如2024年1月1日至2024年12月31日）业务部门需求描述明确交付成果、验收标准、付款节点等部门负责人审批签名：____________日期：____________（二）合同审核意见表审核环节审核部门/人审核意见修改等级业务初审业务负责人*某（例：“标的描述需补充具体技术参数”）□必须修改□建议修改法务复审法务专员*某（例：“争议解决方式需明确由甲方所在地法院管辖”）□必须修改□建议修改财务会签财务经理*某（例：“付款方式调整为‘验收合格后30日内支付’”）□必须修改□建议修改最终审批总经理*某（例：“同意签署，按审核意见修改后用印”）/（三）合同履行跟踪表合同编号履行阶段计划日期实际日期履行情况描述（如“已交付第一阶段成果”）责任人异常记录（如有）2024-服-005需求调研完成2024-02-152024-02-16已提交调研报告业务专员*某无2024-服-005系统开发中期验收2024-05-302024-06-02验收通过，待整改2项功能技术主管*某整改期限：2024-06-10四、关键管理要点提示主体资格审查：合作方为企业的，需核验营业执照、法定代表人证件号码明；为自然人的，需核验证件号码件，避免与无资质主体签约。条款表述规范：禁止使用“大概”“尽量”等模糊词汇，金额、日期、数量等需明确数字，违约责任需量化（如“按逾期金额的0.05%/日支付违约金”）。审核时限管理：各部门需在收到审核文件后2个工作日内反馈意见，紧急合同可启动“加急审核流程”，但需保证审核质量不受影响。风险动态预警：法务部门每季度对履行中合同进行风险评估，重点