影视协会化妆用品管理实施制度

影视协会化妆用品管理实施制度第一章总则第一条为规范影视协会化妆用品管理，保障化妆用品安全、高效使用，提升协会服务会员及行业的能力，结合影视行业实际需求与协会工作特点，制定本制度。第二条本制度适用于协会自有、借用及接受捐赠的所有化妆用品管理，包括但不限于基础化妆品（粉底、眼影、口红等）、专业特效妆材料（假体、血浆、疤痕膏等）、化妆工具（化妆刷、粉扑、修眉刀等）及辅助用品（化妆棉、定妆喷雾、卸妆产品等）。第三条管理原则：（一）分类管理：按用途、价值、使用频率等维度分类，实行差异化管理；（二）责任到人：明确各环节管理责任主体，确保全流程可追溯；（三）节约高效：倡导合理使用、避免浪费，提升资源利用率；（四）安全优先：严格把控产品质量与卫生标准，保障使用者健康权益；（五）绿色环保：优先选用环保型产品，规范废弃物处理流程。第二章管理职责划分第四条秘书处：统筹化妆用品管理制度制定、修订及监督执行；协调各部门需求，审核年度采购计划；组织定期检查与考核。第五条财务部：负责化妆用品采购资金预算编制、报销审核；建立电子台账，记录物品价值、采购时间、使用状态等信息；参与报废鉴定与资产核销。第六条后勤部：设专职化妆用品管理员（以下简称“管理员”），负责实物管理，包括采购协助、入库验收、日常保管、领用登记、维护保养及报废处置；定期盘点库存，确保账物一致；对接供应商与第三方服务机构（如废弃物处理单位）。第七条使用部门（剧组、培训部、活动部等）：提交化妆用品需求申请，注明用途、数量及规格；指定专人负责本部门领用物品的日常保管与清洁；反馈使用问题及优化建议。第三章采购与入库管理第八条需求申报：（一）使用部门需于每月25日前提交下月《化妆用品需求申请表》，注明物品名称、品牌、规格、数量及使用场景（如剧组拍摄、培训教学、公益活动等）；（二）临时紧急需求（如突发剧组增项）需填写《紧急采购审批单》，经部门负责人签字、秘书处审核后执行；（三）秘书处汇总需求，结合库存情况编制《月度采购计划》，报理事会审批；超预算或单次采购金额超5000元的，需额外提交市场调研分析报告。第九条采购执行：（一）管理员联合财务部通过公开比价或定向采购方式选择供应商，优先选用具备化妆品生产许可证、质检报告及环保认证的合规厂商；（二）专业特效妆材料（如医用级硅胶、可食用色素血浆）需额外核查供应商特种经营资质；（三）采购合同需明确质量标准、退换货条款及售后服务，留存原件备查。第十条入库验收：（一）到货后，管理员需在24小时内联合使用部门代表验收，核对数量、规格、包装完整性及有效期（化妆品类保质期需剩余6个月以上，工具类无明显破损）；（二）检查产品资质文件（如化妆品备案凭证、检验报告），进口产品需提供海关通关单及中文标签；（三）验收合格后填写《入库单》（一式三联，管理员、财务部、使用部门各执一联），录入协会资产管理系统（含名称、规格、数量、批次号、存放位置等信息）；（四）验收不合格的，管理员需立即联系供应商退换，记录问题并上报秘书处。第四章领用与保管管理第十一条领用审批：（一）常规领用：使用人填写《领用单》，注明用途、数量及归还时间（一次性消耗品除外），经部门负责人签字后到后勤部领取；（二）特殊领用：单件价值超2000元的贵重物品（如专业喷枪、定制假体模具）或批量领用（单次超10件）需秘书处审批；（三）外单位借用：需提供书面申请（含借用单位资质、使用场景说明），经协会负责人签字同意，缴纳押金（按物品价值50%-100%收取）后办理借用手续，借用期限不超过15日。第十二条保管要求：（一）库存保管：管理员按类别分区存放（如化妆品区、工具区、特效材料区），标识清晰；化妆品类需避光、防潮，温度控制在15-25℃；工具类定期清洁消毒（每周至少1次），分类装盒；（二）个人保管：领用后由使用人负责保管，需遵守“谁领用、谁负责”原则，不得转借他人；使用完毕后及时清洁（工具类需消毒），按约定时间归还；（三）长期存放：超过3个月未使用的物品，管理员需核查状态，对临近保质期（剩余3个月内）的化妆品登记预警，联系使用部门优先消耗。第十三条归还与核销：（一）借用物品归还时，管理员需检查完整性、清洁度及功能状态，无误后退还押金；（二）一次性消耗品（如化妆棉、卸妆巾）领用后直接核销，管理员按月汇总《消耗品使用报表》报财务部；（三）因正常使用导致的工具损耗（如化妆刷脱毛），使用人需提交《损耗说明》，经管理员确认后核销。第五章维护与报废管理第十四条日常维护：（一）工具类：每次使用后需用专用清洁剂清洗（刷子用中性洗涤剂，粉扑用消毒湿巾），晾干后归位；（二）化妆品类：开瓶后需标注启用时间（膏状类不超过6个月，液体类不超过3个月），过期未用完的及时清理；（三）设备类（如加热棒、化妆灯）：每周检查电路安全，每季度由专业人员维护，记录《设备维护日志》。第十五条报废鉴定：（一）符合以下条件之一的可申请报废：1.化妆品过期或变质（如变色、异味、分层）；2.工具类无法修复（如刷子脱胶、修眉刀生锈）；3.设备类故障且维修成本超过原值50%；4.因行业技术升级淘汰的老旧产品（如非环保型油彩）。（二）使用部门提交《报废申请单》，附物品现状说明及照片，由后勤部、技术专家（可外聘）联合鉴定，出具《报废鉴定报告》。第十六条报废处置：（一）普通废弃物（如空瓶、破损刷子）分类投入协会垃圾桶，由环卫部门统一处理；（二）过期化妆品、含化学成分的特效材料（如含银粉的闪粉）需委托具备危险废物处理资质的单位回收，留存转移联单备查；（三）可回收物品（如金属工具外壳）联系再生资源企业回收，收入上缴协会财务；（四）报废流程完成后，财务部核销台账，管理员更新资产管理系统状态。第六章监督与考核第十七条监督机制：（一）内部监督：秘书处每季度组织联合检查，重点核查台账与实物一致性、领用归还记录、库存环境达标情况，形成《检查报告》并公示；（二）会员监督：设立“化妆用品管理”意见箱（线上+线下），收集会员对产品质量、领用流程的建议，10个工作日内反馈处理结果；（三）审计监督：年度结束后，由第三方审计机构对化妆用品采购、使用及报废全流程进行审计，结果报理事会。第十八条考核与奖惩：（一）考核指标：管理规范度（40%）、损耗率（30%）、会员满意度（30%）；（二）部门考核：考核结果与部门年度评优挂钩，连续2季度优秀的部门授予“物资管理先进集体”；（三）个人考核：管理员年度考核优秀的给予绩效奖励；因失职导致物品丢失、过期的，按损失价值20%-50%扣罚绩效，情节严重的调离岗位；