企业资料归档与信息管理制度文档

企业资料归档与信息管理制度文档一、总则（一）制定目的为规范企业内部资料归档与信息管理流程，保证资料的完整性、安全性及可追溯性，提高信息利用效率，防范资料丢失、泄露风险，依据国家相关法律法规及企业实际情况，制定本制度。（二）制定依据《_________档案法》《企业内部控制基本规范》及公司《行政管理手册》等相关规定。二、制度适用范围本制度适用于公司各部门、子公司及全体员工在工作过程中形成或获取的具有保存价值的各类纸质资料、电子文件及声像资料，具体包括：行政管理类：公司章程、年度工作计划与总结、会议纪要、内部管理制度、请示批复、通知函件等；业务管理类：合同协议、项目方案、招投标文件、客户资料、市场调研报告、业务报表等；财务管理类：财务凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等（需符合《会计档案管理办法》要求）；人力资源管理类：员工招聘资料、劳动合同、人事档案、培训记录、绩效考核结果等；其他类：企业资质证书、知识产权文件、声像资料（照片、录音、视频）等具有长期保存价值的资料。三、职责分工（一）各部门职责资料形成部门：负责本部门资料的日常收集、初步整理（按分类标准排序、去除无关材料），在规定期限内移交至档案管理部门；部门负责人：对本部门资料的完整性、真实性进行审核，保证归档资料符合要求；资料经办人：负责资料的及时归档，配合档案管理部门完成移交手续。（二）档案管理部门职责统筹管理：负责制定档案分类标准、保管期限表，监督各部门归档工作；专业整理：对接收的资料进行分类、编目、装订（纸质资料）、数字化（电子资料），建立档案检索系统；保管维护：负责档案库房（或电子存储系统）的日常管理，保证资料存放环境安全（防火、防潮、防虫、防盗）；借阅服务：按规定办理档案借阅、复制手续，提供资料查询服务；鉴定销毁：定期对到期档案进行鉴定，对无保存价值的档案按规定程序销毁。（三）其他部门配合法务部、财务部、人力资源部等专业部门需配合档案管理部门，对涉及本专业领域的档案提供分类指导及专业审核。四、资料归档操作流程（一）资料收集收集时间：月度资料：次月5日前完成上月资料收集；年度资料：次年1月20日前完成上年度资料收集；专项活动资料（如项目、会议）：活动结束后10个工作日内完成收集。收集范围：资料形成部门需保证收集的资料为最终版本（含签批手续），草稿、重复件无需归档（特殊情况除外）。（二）资料整理分类标准：采用“部门-文件类型-年度”三级分类法，示例：综合部-行政管理-2024年业务部-合同协议-2024年排序规则：按文件形成时间先后排序，同一类型文件按“重要程度-文号”排序；初步编目：为每份资料标注临时档号（格式：部门代码-文件类型代码-年度-序号，如“ZHB-XZGL-2024-001”），填写《资料归档清单》（详见附件1）。（三）移交归档移交手续：资料形成部门填写《档案移交清单》（详见附件2），经部门负责人签字后，与档案管理部门共同核对资料数量、完整性；交接确认：双方核对无误后，在《档案移交清单》上签字确认，各执一份存档；电子资料移交：电子资料需刻录光盘或至指定档案管理系统（如OA系统），刻录光盘需标注档号、名称及日期，资料需经加密处理。（四）入库保管纸质资料：档案管理员对移交的资料进行专业装订（去除金属夹、使用无酸纸袋），按分类编号上架存放，库房温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；电子资料：档案管理员将电子资料导入档案管理系统，建立索引目录，定期进行数据备份（每月1次），备份数据异地存放（如公司总部服务器）；声像资料：照片需标注拍摄时间、地点、人物、事件说明，刻录光盘保存；录音、视频需转换为通用格式（MP3、MP4），标注时长及内容概述。五、档案分类与保管期限（一）分类方式一级分类：按部门划分（综合部、财务部、业务部、人力资源部等）；二级分类：按文件类型划分（行政管理、业务管理、财务管理、人力资源管理）；三级分类：按年度划分（如2024年）。（二）保管期限文件类型保管期限说明公司章程、股东会决议永久企业核心文件，长期保存年度工作计划、总结30年反映企业发展历程合同协议（重要项目）合同终止后10年用于法律纠纷追溯员工劳动合同合同终止后5年人力资源管理依据日常通知、会议纪要5年过期后可销毁财务月报、税务资料10年符合会计档案管理规定六、借阅与利用管理（一）借阅流程申请：借阅人填写《档案借阅申请表》（详见附件3），注明借阅资料名称、档号、用途、借阅期限（纸质资料不超过7天，电子资料不超过3天），经部门负责人审批；审核：档案管理部门核对借阅权限（涉密资料需经总经理审批），确认资料状态；借阅：借阅人出示有效证件号码件，签字登记后领取资料（电子资料需通过系统权限获取）；归还：借阅期满后，借阅人需在2个工作日内归还资料，档案管理员检查资料完整性（如无涂改、缺页），确认后签字注销借阅记录。（二）借阅权限普通资料：部门负责人审批即可借阅；涉密资料（如未公开合同、财务数据）：需经分管副总审批；外部单位借阅：需提供单位介绍信及借阅人证件号码件，经总经理批准，档案管理部门全程陪同。（三）利用要求借阅资料仅限工作使用，不得转借、复制（经批准的除外）；涉密资料不得带离档案库房（或指定办公区域），不得拍照、截图；借阅过程中发觉资料损坏或丢失，需立即向档案管理部门报告，按《责任追究机制》处理。七、安全与保密管理（一）存放安全档案库房需配备防火、防盗、防潮、防虫设备（如灭火器、防盗门、温湿度计、樟脑丸），定期检查设备运行情况（每月1次）；纸质资料存放需使用专用档案柜，按编号顺序排列，禁止堆放杂物；电子资料存储服务器需设置访问密码（复杂度要求：包含字母、数字、特殊符号，每3个月更换1次），定期进行病毒查杀（每周1次）。（二）保密义务档案管理人员需签订《保密协议》，严禁泄露档案内容及借阅信息；借阅人需对借阅资料内容保密，不得向无关人员透露；涉密档案需单独存放，标注“保密”字样，借阅需严格履行审批手续。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定流程定期鉴定：档案管理部门每5年组织一次到期档案鉴定，由档案管理员、法务部、相关业务部门负责人组成鉴定小组；鉴定标准：依据《档案保管期限表》，确认档案是否具有继续保存价值；鉴定结果：对无保存价值的档案，填写《档案销毁清单》（详见附件4），经鉴定小组签字确认。（二）销毁程序审批：《档案销毁清单》需经分管副总审批；监销：销毁时由档案管理员、法务部人员共同监销，保证档案彻底销毁（纸质资料需粉碎，电子资料需彻底删除并格式化存储介质）；记录：监销人在《档案销毁清单》上签字，档案管理部门留存销毁记录。九、责任追究机制资料丢失：因部门未及时归档或档案管理员保管不当导致资料丢失，对责任人处以500-2000元罚款，部门负责人承担连带责任；泄露机密：故意或过失泄露档案机密信息，给公司造成损失的，视情节轻重给予警告、降职、解除劳动合同处理，构成犯罪的依法追责；违规借阅：未经批准擅自借阅、复制档案，或借阅超期不还，对责任人处以300-1000元罚款，情节严重的取消借阅权限；伪造资料：归档资料存在伪造、篡改情况，对责任人严肃处理，情节严重的追究法律责任。十、附则本制度由档案管理部门负责解释和修订，自发布之日起施行；各部门可根据本制度制定具体实施细则，报档案管理部门备案；本制度如遇国家法律法规调整，按最新规定执行。附件：常用管理表格模板附件1：资料归档清单序号档号资料题名形成部门形成日期页数保管期限备注1ZHB-XZGL-2024-0012024年年度工作计划综合部2024-01-051530年含附件2YWB-HTXY-2024-002项目合作协议业务部2024-03-10810年已签批附件2：档案移交清单移交部门移交人接收人移交日期序号档号资料题名页数状态（完好/损坏）综合部*华*明2024-02-011ZHB-XZGL-2024-001年度工作计划15完好业务部*磊*明2024-02-012YWB-HTXY-2024-002项目合作协议8完好附件3：档案借阅申请表借阅人部门联系方式借阅日期归还日期*强业务部2024-05-202024-05-27资料名称档号借阅