会议纪要标准化书写模板

会议纪要标准化书写指南一、适用范围与典型场景二、标准化书写流程（一）会前准备：奠定记录基础明确会议核心目标提前与会议主持人沟通，确认会议主题（如“项目X进度同步”“Q3目标拆解”）、需达成的共识及决策事项，避免记录偏离重点。收集背景资料整理与会议相关的材料，如项目计划、上次会议纪要、议题提案、数据报表等，提前熟悉内容以便快速理解讨论context。准备记录工具纸质记录需携带会议纪要模板、笔；电子记录建议使用Word/Excel模板，提前设置好格式（如标题层级、表格样式），保证记录效率。（二）会中记录：捕捉关键信息基础信息实时填写会议开始后，第一时间记录会议名称、时间（精确到分钟，如“2024年5月20日14:00-16:30”）、地点（会议室/线上会议）、主持人、记录人、参会人员（含部门及职务，如“市场部*经理”“研发组主管”）、缺席人员及原因（如“技术部工程师因出差缺席”）。议程与讨论内容结构化记录按会议议程顺序逐项记录，每个议题标注“议题编号+标题”（如“1.项目当前进度汇报”）。讨论环节需记录“发言人核心观点”，避免逐字记录，提炼关键信息（如“*主管建议：将测试环节提前至6月1日，以规避交付风险”）。对存在分歧的内容，需明确标注“分歧点”（如“设计部认为需增加用户调研，运营部主张快速迭代”）。决议与待办事项重点标注会议决议需记录“结论+依据”（如“决议：同意采用方案A，依据：成本低于方案B20%且符合用户需求调研结果”）。待办事项必须包含“任务描述、负责人、截止时间、所需资源”四要素（如“任务：完成用户反馈数据整理；负责人：运营部*专员；截止时间：5月25日；资源：数据分析师支持”）。（三）会后整理：保证信息准确完整核对与补全信息会议结束后2小时内，根据记录补充遗漏信息（如未记全的发言人观点、数据细节），并与主持人或关键参会人员确认决议、待办事项的准确性，避免歧义。格式化输出与排版按模板结构梳理内容：基础信息→会议议程→讨论情况→会议决议→待办事项→后续安排。使用统一格式：标题黑体三号，宋体小四，1.5倍行距，关键信息（如负责人、截止时间）加粗突出。附件补充：若有会议材料（如PPT、数据图表），需注明“详见附件1：项目进度表”。分发与归档纪要定稿后，在24小时内通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）发送给所有参会人员及相关方，并抄送部门负责人。电子版按“年份-月份-会议主题”命名（如“2024-05-项目X启动会纪要”），存储至共享文件夹或指定文档系统，便于查阅。三、会议纪要标准模板表格会议基本信息会议名称（如：2024年Q3产品规划研讨会）时间年月日时分至时分地点（如：总部3楼会议室A/线上会议）主持人（姓名+职务，如：总经理*总）记录人（姓名+职务，如：行政部*助理）参会人员（按部门/职务列出，如：市场部经理、研发组主管、设计部*专员等）缺席人员及原因（如：销售部*主管因客户拜访缺席）会议议程与讨论记录议题编号：1议题项目当前进度汇报发言人：研发组*主管核心观点：①前端开发完成80%，后端接口联调中；②测试环境已搭建，需UI设计稿支持。讨论要点：①经理提问：联调是否遇阻？答：第三方支付接口延迟，已协调技术部跟进；②专员建议：优先登录功能测试。议题编号：2议题Q3市场推广预算分配发言人：市场部*经理核心观点：①数字推广占比60%（含短视频、信息流）；②线下活动预算30%，预留10%应急。分歧点：设计部认为应增加内容制作预算，运营部主张将预算向效果广告倾斜。会议决议决议1：同意项目进度计划，要求研发组于6月10日前完成联调，测试部同步介入。依据：第三方接口预计6月5日恢复，预留5天缓冲期。决议2：Q3推广预算按市场部提案执行，设计部需在5月30日前提交详细内容制作方案。依据：历史数据表明数字推广ROI高于线下活动1.5倍。待办事项负责人截止时间所需资源完成状态（□未开始□进行中□已完成）1.跟进第三方支付接口对接进度技术部*工程师6月5日无□2.完成用户反馈数据整理并输出分析报告运营部*专员5月25日数据分析师支持□3.修订Q3推广预算执行方案并提交财务部审批市场部*经理6月1日财务部对接人□后续安排下次会议时间：2024年5月27日14:00地点：线上会议需准备的资料：①第三方接口对接进度表；②用户反馈分析报告；③预算执行方案初稿四、关键注意事项客观性优先记录需保持中立，避免使用“我认为”“应该”等主观表述，对讨论中的不同观点需如实反映，不偏向任何一方。信息准确性核查涉及数据（如预算、进度百分比）、人名、职务、时间等信息必须反复核对，保证与会议实际情况一致，避免因笔误导致责任不清。语言简洁规范使用书面语，避免口语化表达（如“搞定”“差不多”），专业术语需统一（如“ROI”“联调”首次出现时可简要说明）。行动项可追溯待办事项的“负责人”需明确到具体姓名，“截止时间”避免使用“尽快”“本周内”等模糊表述，需精确到日期。保密与分发范围涉及公司战略、敏感数据（如未公开的产品计划、财务数据）