合同管理范本及风险控制模板

合同管理范本及风险控制工具指南一、工具概述本工具旨在为企业提供标准化合同管理流程及风险控制方法，覆盖合同从起草到归档的全生命周期，帮助规范合同管理、降低履约风险、提升工作效率。适用于各类企业（含制造业、服务业、商贸企业等）的采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等常见类型的管理场景，同时可作为法务、业务部门及管理层的操作参考依据。二、适用场景与业务范围（一）核心应用场景日常合同签署：企业对外合作中涉及的买卖、服务、工程、租赁等合同的规范化起草与审批。合同风险排查：对已签署合同或待签署合同进行条款合规性、履约可行性及潜在风险分析。履约过程监控：跟踪合同履行进度，及时发觉并处理履约偏差、变更及争议问题。合同归档与复盘：对已完成合同的资料整理、归档管理及履约效果评估，形成管理闭环。（二）适用对象业务部门：负责合同起草、谈判及履约执行；法务部门：负责合同条款审核与风险把控；管理层：负责合同审批与重大风险决策；财务部门：负责合同金额审核、付款安排及涉账风险监控。三、合同管理全流程操作步骤（一）第一步：合同准备与起草目标：明确合同需求，保证基础信息完整，核心条款清晰。需求收集与确认业务部门与合作方初步沟通合作意向，明确合作内容（如标的物、服务范围、数量、质量标准等）、双方权利义务、付款方式等核心要素；填写《合同需求确认单》（见模板1），由业务负责人签字确认，作为起草依据。主体信息核查核对合作方主体资格：通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道查询企业营业执照、经营范围、注册资本、法定代表人等基本信息；特殊行业需核查相关资质（如食品行业需《食品经营许可证》，建筑行业需《建筑业企业资质证书》），保证合作方具备履约能力。合同条款拟定依据企业《合同管理办法》及行业标准模板，起草合同文本，包含以下核心条款：合同主体（双方名称、地址、法定代表人/授权代表）；标的物/服务内容（名称、规格、型号、数量、质量标准）；权利义务（双方责任、交付/验收标准、服务期限）；价格与支付方式（金额、币种、付款条件、账户信息）；违约责任（违约情形、赔偿标准、违约金计算方式）；争议解决（协商、仲裁/诉讼管辖地）；合同生效与终止条件（签字盖章、期限、解除情形）。（二）第二步：合同审核与修订目标：规避法律风险，保证条款合规、权责对等。多部门联合审核业务审核：业务部门负责人审核合作内容真实性、可行性，保证与需求确认单一致；法务审核：法务部门重点审核条款合法性（如是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等）、权责对等性（如违约责任是否双向明确）、争议解决方式是否明确；财务审核：财务部门审核金额准确性、付款方式与企业资金政策匹配性、涉税条款合规性。修订与反馈审核部门需在《合同审批表》（见模板2）中明确填写审核意见，对存在问题的条款提出具体修改建议；业务部门根据审核意见修订合同文本，若存在重大分歧，组织相关部门与法务共同协商解决，直至达成一致。（三）第三步：合同签署与生效目标：完成合同签署程序，保证法律效力。签署授权确认若由授权代表签署，需核查授权委托书（载明授权范围、授权期限、签字样式），保证无超权限签署风险。正式签署与盖章合同文本经最终审核无误后，由双方法定代表人或授权代表签字，并加盖企业公章（或合同专用章）；多页合同需加盖骑缝章，避免单页替换风险；签署完成后，合同文本原件至少一式两份（双方各执一份），电子版同步存档。生效条件确认明确合同生效时间（如“签字盖章之日起生效”“特定条件成就后生效”），并在系统中标记合同状态为“已生效”。（四）第四步：合同履行与监控目标：保证合同顺利履行，及时处理履约问题。履约计划制定业务部门根据合同约定制定《合同履行计划表》（见模板3），明确各阶段时间节点、责任人、交付成果（如“2024年6月30日前完成货物交付，验收标准为……”）。进度跟踪与记录定期（如每周/每月）跟踪履约进度，在《合同履行跟踪表》中记录实际完成情况、存在问题及整改措施；若出现履约延迟（如延期交付、质量不达标），需及时与合作方沟通，书面确认变更方案（如补充协议），并同步更新履行计划。风险预警机制对可能影响履约的潜在风险（如合作方经营异常、政策变化、不可抗力等），提前启动预警，由业务部门联合法务、评估风险等级并制定应对预案（如暂停付款、解除合同）。（五）第五步：合同归档与复盘目标：实现合同资料规范化管理，总结经验优化流程。资料归档合同履行完毕（或终止）后，由业务部门收集合同文本、签署页、审批表、履行记录（如验收单、付款凭证）、补充协议等全套资料，整理成册；按合同编号分类归档（电子档存入企业合同管理系统，纸质档存入档案柜），归档时填写《合同归档清单》（见模板4），保证资料完整、可追溯。履约复盘每季度/年度组织合同复盘会，分析当期合同履约率、常见问题（如违约高发条款、争议类型）、风险控制效果；根据复盘结果优化合同模板、审核流程及履约监控机制，形成《合同管理改进报告》，持续提升管理水平。四、合同管理核心模板表格模板1：合同需求确认单项目内容合同名称合作方名称业务部门需求提出人*合作内容概述（如：采购设备10台，单价元，总金额元，交付时间）核心要求（质量标准、验收方式、付款条件等）预计签署时间业务负责人意见签字：*日期：*模板2：合同审批表合同编号合同名称合作方审核环节审核部门审核意见业务审核法务审核财务审核总经理审批审批结论□同意□修改后同意□不同意（请注明原因）模板3：合同履行跟踪表合同编号合同名称履行阶段计划节点实际完成差异说明责任人货物交付2024-06-302024-07-02物流延迟*验收2024-07-052024-07-05无*问题记录（如：质量问题整改、付款延迟等）处理措施模板4：合同归档清单合同编号合同名称合作方签署日期归档日期资料清单（如合同原件、审批表、验收单）归档人*五、风险控制关键注意事项（一）法律合规性风险主体资质核查：合作方为企业的，需核查营业执照、经营范围及年检状态；为自然人的，需核查身份证件，避免与无民事行为能力人或限制民事行为能力人签约；条款合法性：避免违反法律强制性规定（如“霸王条款”、约定“造成人身伤害概不负责”等），争议解决方式优先约定明确管辖地（如“被告住所地人民法院”）；特殊行业合规：涉及金融、医疗、食品等特殊行业，需保证合同内容符合行业监管要求（如需取得相关审批文件的，需在合同中明确生效条件）。（二）条款严谨性风险避免模糊表述：如“合理期限”“优质服务”等需明确具体标准（如“合理期限为15个工作日”“优质服务符合行业标准”）；权责对等原则：违约责任需双向约定，避免仅约束一方（如卖方逾期交货需支付违约金，买方逾期付款也需支付违约金）；金额与支付明确：合同金额需含税价、不含税价分别注明，付款条件需明确（如“验收合格后30日内支付90%质保金10%待质保期满后支付”）。（三）履约过程监控风险书面沟通留痕：与合作方的沟通（如变更、延期、索赔）需通过书面形式（邮件、补充协议、会议纪要）确认，避免口头协议；验收环节规范：严格按照合同约定的验收标准进行验收，需有双方签字的验收报告，作为付款依据；证据留存：履行过程中形成的证据（如交付凭证、沟通记录、验收报告）需妥善保存，保证在争议发生时可提供完整证据链。（四）档案管理风险资料完整性：归档资料需包含合同全生命周期文件（从需求确认到履行完毕），避免遗漏关键文件（如补充协议、争议处理函件）；电子化备份：重要合同需进行电子化备份，存储于安全、可访问的系统（如企业云盘），防止纸质资料损毁或丢失；保密管理：合同涉及商业秘密（如技术参数、客户信息）的，需在合同中明保证密条款，并对归档资料设置查阅权限。（五）争议处理风险协商优先：发生争议时，优先通过友好协商解决，协商过程中需注意保留沟通记录；时效意识：法律诉讼或仲裁有诉讼时效（一般为3年），需在法定期限内主张权利，避免超时效丧