企业人事档案管理系统流程与表格

企业人事档案管理系统流程与表格通用工具模板一、适用场景与价值企业人事档案管理是人力资源管理的核心基础工作，适用于各类企业（含中小微企业、集团化公司）中员工全生命周期的档案管理场景，具体包括：新员工入职建档：规范记录员工基本信息、资质材料，保证入职即形成完整档案；在职期间信息动态维护：员工职位变动、薪酬调整、培训经历等信息的及时更新与归档；跨部门/跨区域档案调阅：支持内部因审批、审计、晋升等需求的安全查阅；员工离职/退休档案处理：保证离职档案完整性，便于后续转递或留存追溯。通过标准化流程与模板，可提升档案管理效率，保障信息准确性，规避合规风险，为企业人力资源规划提供数据支撑。二、核心操作流程详解（一）新员工档案建立流程材料收集员工入职当日，HR向其收集《入职材料清单》（含证件号码复印件、学历学位证书、体检报告、离职证明等），核对原件与复印件一致性，保证材料齐全。特殊岗位需补充收集资质证明（如职业资格证书、保密协议等）。系统信息录入HR登录人事档案管理系统，选择“新员工建档”模块，按《员工基本信息表》（见模板1）录入信息，包括个人基础信息、教育背景、工作经历、紧急联系人等。对应材料的电子扫描件（命名格式：员工编号+材料名称，如“001-证件号码复印件”）。审核与确认录入完成后，系统自动提交至HR负责人审核，重点检查信息完整性、逻辑性（如入职日期与劳动合同签订日期是否一致）。审核通过后，系统唯一“员工档案编号”，员工可登录系统查看个人基础信息（非敏感内容），HR将纸质材料归档至员工档案袋。（二）在职信息变更流程变更申请发起员工发生职位调整、薪酬变动、联系方式更新等需变更档案信息时，由员工本人或其所在部门填写《人事档案变更申请表》（见模板2），注明变更事项、原内容、变更原因及证明材料（如调岗通知函、薪酬审批单）。部门与HR审核部门负责人确认变更事项的合理性并签字，HR收到申请后核对证明材料原件，审核变更信息的合规性（如薪酬调整是否符合公司薪酬体系）。系统更新与归档审核通过后，HR在系统中更新对应信息，新的证明材料电子版，变更记录自动留存（包含变更人、变更时间、变更前后内容）；纸质申请表与证明材料一并归入员工档案袋。（三）档案查阅与借阅流程查阅申请内部员工因工作需要查阅档案时，需填写《档案查阅审批表》（见模板3），注明查阅人、查阅事由、查阅内容（如“员工*的入职登记表”）、所需用途，经所在部门负责人审批。权限与范围控制HR根据审批权限核对查阅人身份，仅开放授权范围内的档案内容（如非HR员工不可查阅薪酬明细等敏感信息）；外部单位（如审计机构）查阅需经公司分管领导审批，并出示单位介绍信及经办人证件号码。查阅与记录档案管理员调取档案（电子档案需导出为只读格式，纸质档案需在指定区域查阅），查阅人不得涂改、抽取、撤换档案材料，查阅后由档案管理员在审批表上记录查阅结果，双方签字确认。（四）员工离职档案处理流程离职档案核对员工提交离职申请后，HR核对员工档案完整性，保证劳动合同、离职申请表、工作交接单等核心材料齐全，填写《离职档案交接清单》（见模板4）。档案转递与留存若员工入职新单位需转递档案，HR根据员工提供的《档案转递函》，将档案材料（复印件需加盖公司公章）通过机要或EMS转递，保留转递回执；档案留存公司的，按“离职员工档案”分类编号存放，保存期限按国家规定执行（如劳动合同保存期限不少于离职后2年）。三、常用模板表格示例模板1：员工基本信息表员工编号姓名（*）性别出生年月证件号码号（*）学历毕业院校专业入职日期所属部门职位联系方式（*）紧急联系人（*）紧急联系人电话（*）备注001*男1990-053301本科大学人力资源2023-01-15行政部主管5678*139模板2：人事档案变更申请表申请日期员工编号姓名（*）变更事项原内容变更后内容变更原因证明材料申请人签字部门负责人审批HR审批生效日期2023-06-01002*职位专员主管部门晋升调岗通知函（2023字05号）*同意同意2023-06-05模板3：档案查阅审批表查阅日期查阅人（*）所属部门查阅员工编号/姓名（*）查阅事由查阅内容（可勾选：基本信息/合同/培训记录等）部门负责人审批HR负责人审批查阅结果（已阅/复印/摘录）查阅人签字档案管理员签字2023-07-10*财务部001/*工资核算劳动合同、薪酬调整记录同意同意复印（共3页）**模板4：离职档案交接清单离职日期员工编号姓名（*）所属部门职位档案材料清单（可勾选/补充）份数接收人（*）交接人（*）监交人（HR）备注2023-08-20003*销售部代表□劳动合同□入职登记表□离职申请表□业绩考核表1份***档案留存公司四、关键管理要点信息真实性与完整性严格审核员工提交材料原件，保证档案信息与实际情况一致，严禁虚假信息录入；员工基本信息、合同等核心材料缺失时，需及时补充，避免档案“空档”。保密与权限管控人事档案信息属公司敏感数据，系统需设置分级权限（如HR可全权操作，普通员工仅可查看个人基础信息），查阅记录需全程留痕，非因工作需要严禁泄露员工隐私。流程规范与审批档案建立、变更、查阅、转递等关键环节必须履行审批手续，保证每一步操作有据可查，避免“口头指令”或“越权操作”，降低管理风险。档案安全与备份电子档案需定期备份（如每月1次），存储服务器应设置防火墙与加密措施