合同审核与风险控制标准操作手册

合同审核与风险控制标准操作手册前言本手册旨在规范企业合同审核与风险控制全流程，明确各环节操作标准，识别并防范合同订立及履行过程中的潜在风险，保障企业合法权益，保证合同管理合规、高效。手册适用于企业法务部门、业务部门及相关人员，涵盖合同审核、风险评估、履行跟踪等关键环节，供实际工作中参考执行。一、应用场景与适用范围本手册适用于企业各类经济合同的审核与风险管理，包括但不限于：采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等；销售类合同：产品销售、服务提供、定制开发等；合作类合同：战略合作、联营合作、代理协议等；其他合同：劳动合同、租赁合同、保密协议等。适用主体包括企业内部法务人员、业务部门经办人、合规专员及外部法律顾问（如需）。二、合同审核与风险控制标准操作流程（一）合同接收与初步登记接收与登记业务部门或经办人通过合同管理系统（或指定邮箱）提交合同文本及附件（如技术协议、订单、资质文件等），法务部门指定专人（如审核员）负责接收。审核员核对合同材料完整性，包括合同文本、对方主体资质、业务背景说明等，填写《合同接收登记表》（模板1），记录合同编号、合同名称、提交部门、提交人、接收日期等基本信息，并分配审核编号。初步审核范围确认审核员根据合同类型及金额，判断是否需启动专项审核（如重大合同需多部门会签），确认审核参与人员（如法务、财务、业务负责人等）。（二）审核前准备工作收集背景资料业务部门需提供合同背景说明，包括合作目的、交易历史（如适用）、谈判纪要、关键需求等；涉及特殊业务的，需附技术参数、验收标准等技术文件。审核员收集对方主体信息，包括企业名称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址、联系方式等，初步核实主体合法性。审核标准准备根据合同类型，准备对应审核依据，如《民法典》相关条款、行业监管规定、企业内部合同管理制度、过往同类合同模板等。（三）实质性审核（核心环节）1.主体资格审核对方主体资质：核查对方是否为合法注册企业，营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同业务内容；涉及特殊行业（如食品、医疗、建筑等），需核查对应行业许可证（如食品生产许可证、建筑施工资质证书等）。履约能力评估：通过企业信用信息系统（如“国家企业信用信息公示系统”）核查对方是否存在经营异常、严重违法失信记录；必要时要求对方提供近三年财务报表、同类项目业绩证明等，评估其履约能力。授权代表审核：若合同由对方授权代表签署，需核查授权委托书（模板2），明确授权范围、权限及期限，保证签字人有权代表对方签署合同。2.合同内容合法性审核核心条款完整性：检查合同是否包含必备条款，如当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方法等（根据《民法典》第470条）。合法性审查：核查合同内容是否符合法律、行政法规的强制性规定，是否存在“霸王条款”（如排除对方主要权利、加重对方责任等）；涉及国有资产、外商投资等特殊情形的，需符合相关特别规定。知识产权条款：若合同涉及技术成果、商标、专利等知识产权，需明确知识产权归属、使用权限、侵权责任等，避免后续权属争议。3.商务条款合理性审核价格与支付条款：核对价格是否符合市场行情，支付方式（如预付款、进度款、尾款比例）、支付期限是否合理，避免资金风险（如预付款比例过高可能导致对方履约动力不足）。履行期限与地点：明确履行起始时间、截止时间，履行地点（如交货地、服务提供地）需清晰，避免因约定不明导致争议。验收标准与方式：核查验收标准是否具体、可量化（如技术参数、质量等级），验收流程（如初验、终验）及验收时限是否明确，避免“验收模糊”导致履约争议。4.风险点识别与评估法律风险：如合同无效情形、违约责任约定过高或过低、争议解决方式（仲裁/诉讼）选择不当等。商业风险：如对方履约能力不足、市场价格波动对价款的影响、不可抗力范围约定过窄等。履约风险：如质量保证金比例不足、质保期约定不明、保密条款范围过宽等。审核员将识别的风险点记录在《合同风险识别清单》（模板3），按“高、中、低”分级标注风险等级，并提出初步应对建议。（四）审核意见反馈与修改出具审核意见审核员根据审核结果，出具《合同审核意见表》（模板4），明确标注“通过”“修改后通过”“不通过”等结论，对需修改条款逐条说明修改理由及建议，并附相关法律依据。反馈与沟通审核员将审核意见反馈至业务部门经办人，由经办人与对方沟通修改；若涉及重大条款调整（如价款、违约责任），需同步报业务负责人及法务负责人审批。修改复核业务部门完成合同修改后，提交审核员复核；复核通过后，方可进入下一环节；若未通过，需重新修改直至符合要求。（五）合同签署与归档签署审批修改定稿的合同，需按企业审批流程签署（如业务部门负责人、法务负责人、总经理审批），明确签署份数（如正本1份、副本3份）。合同签署需由法定代表人或授权代表签字，并加盖企业公章或合同专用章；对方签署需保证签字与主体名称一致，加盖对方公章。文本分发与归档审核员按审批后的份数分发合同文本：正本由档案管理部门保管，副本分业务部门、财务部门、法务部门等留存。档案管理部门在收到合同后1个工作日内，完成合同扫描及电子归档，建立合同台账（模板5），记录合同编号、签署日期、履行期限、归档部门等信息。（六）合同履行跟踪与风险预警履行跟踪业务部门作为合同履行主体，需定期跟踪合同履行进度（如交货时间、验收情况、付款节点），填写《合同履行跟踪表》（模板6），发觉问题及时向法务部门反馈。风险预警法务部门结合业务部门反馈，对可能出现的履约风险（如对方逾期交货、质量不达标）进行预警，提前制定应对方案（如发函催告、启动违约责任条款等）。争议处理合同履行过程中发生争议时，业务部门需第一时间收集证据（如沟通记录、验收报告），法务部门根据争议解决条款，协助制定解决方案（协商、仲裁、诉讼等），并全程参与处理。三、常用模板与工具表单模板1：合同接收登记表合同编号合同名称提交部门提交人联系方式接收日期合同类型附件清单审核状态模板2：授权委托书（示例）授权委托书致：[企业名称]本人/本单位（委托方：[对方企业名称]），法定代表人[姓名]，现委托[姓名]（证件号码号：[证件号码号]，职务：[职务]）作为我方授权代表，全权处理与贵方就[合同名称]（合同编号：[编号]）相关的谈判、签署及履行事宜，包括但不限于：签署合同文本；确认合同条款变更；收取合同款项及出具相关凭证。授权期限：自[起始日期]至[截止日期]。委托人（盖章/签字）：日期：模板3：合同风险识别清单风险点描述风险等级（高/中/低）涉及条款应对建议责任部门对方无行业资质高主体信息要求对方提供资质证明，否则终止合作法务、业务违约责任不对等中违约责任调整违约金比例，明确双方责任法务验收标准不明确高履行条款补充具体技术参数及验收流程业务、法务模板4：合同审核意见表合同编号合同名称审核人审核日期审核结论（通过/修改后通过/不通过）审核意见详情：序号审核条款问题描述修改建议法律依据1主体信息未提供对方营业执照复印件要求对方提供营业执照复印件并加盖公章《民法典》第50条2付款条款尾款比例过低（10%），存在收款风险尾款比例调整为20%，质保期满后支付《民法典》第510条模板5：合同台账合同编号合同名称签署日期合同金额（元）履行期限对方主体归档部门档案编号备注模板6：合同履行跟踪表合同编号合同名称履行阶段（如：生产、发货、验收）计划完成时间实际完成时间履行情况说明存在问题责任人四、操作要点与风险提示（一）核心操作要点审核独立性：法务部门需独立开展审核工作，不受业务部门或其他人员干预，保证审核意见客观、公正。全程留痕：合同接收、审核、修改、签署、归档等各环节需留存书面记录（如邮件、审批单、台账），保证可追溯。多方协同：重大合同需联合业务、财务、技术等部门共同审核，兼顾法律合规性与业务可行性。动态更新：定期根据法律法规变化、司法判例更新审核标准及风险清单，保证手册适用性。（二）重点风险提示主体资质风险：切勿仅凭对方口头承诺或过往合作经验忽略资质审核，避免与无资质主体合作导致合同无效或行政处罚。条款模糊风险：避免使用“尽快”“合理”等模糊表述，所有条款需具体、量化（如“收到货物后7个工作日内验收”）。保密范围风险：保密条款需明保证密信息范围（如“技术资料、客户信息”）、保密期限及