会议记录模板规范

会议记录模板规范一、引言会议记录是会议过程的重要载体，既是对会议讨论内容、决议事项及行动安排的客观呈现，也是后续工作推进、责任追溯及经验复盘的核心依据。为统一会议记录的格式与内容要求，提升记录的规范性、完整性与实用性，特制定本模板规范，适用于各类企业内部会议的记录工作。二、适用场景与价值（一）适用场景部门例会：如周例会、月度工作总结会，用于同步工作进展、协调跨部门资源；项目会议：如项目启动会、阶段评审会、问题复盘会，用于明确项目目标、跟踪任务进度、解决关键问题；专题研讨会：如业务优化研讨会、流程改进会，用于聚焦特定议题进行深度讨论并形成结论；决策会议：如年度规划会、预算审批会，用于记录重大决策过程及决议依据。（二）应用价值统一标准：规范记录要素与格式，避免记录内容遗漏或表述混乱；提升效率：减少记录者因格式不统一导致的反复修改，缩短会后整理时间；强化执行：通过明确行动项（任务、负责人、截止时间），推动决议落地；便于追溯：形成结构化存档文件，为后续工作复盘、审计或问题排查提供依据。三、会议记录全流程操作指南（一）会前准备：明确要素，提前规划获取会议基本信息：提前向会议组织者（如主持人、发起人）确认以下核心信息：会议主题：明确会议核心议题（如“2024年Q3销售目标分解方案研讨”）；时间与地点：具体日期、开始/结束时间、线下会议室编号或线上会议；参会人员：主持人、记录人、核心参会人（部门负责人、项目成员等）、列席人员（如特邀专家）；会议议程：按顺序列出需讨论的议题及预计时长（如“1.上周工作回顾（15分钟）；2.Q3销售目标分解（30分钟）”）。准备记录工具：根据会议性质选择记录方式，建议优先使用电子文档（如Word、在线协作文档），便于实时编辑与后续修订；若为敏感会议，可使用加密记录工具。熟悉模板结构：提前熟悉本模板的表格框架（详见第四部分），明确各栏位填写要求，避免会中临时调整。（二）会中记录：客观准确，突出重点记录基本信息：在模板“会议基本信息”栏位实时填写会议名称（建议格式：“[年份][季度/月份]+[会议类型]+[核心主题]”，如“2024年Q3产品规划会”）、会议编号（按企业规则编制，如“PRD-202407-001”）、时间（精确到分钟，如“2024年7月15日14:00-16:30”）、地点等基础信息。聚焦议程内容：按会议议程顺序逐项记录，重点捕捉以下信息：讨论要点：客观呈现参会人员的核心观点（避免主观评价），如“*经理提出：‘华东区Q3目标需考虑竞品新上市的低价策略，建议下调10%’”；分歧与共识：记录讨论中的不同意见及最终达成的共识，如“*主管认为：‘应维持原目标，同步加大渠道促销投入’；最终共识：‘维持原目标，8月前完成促销方案制定’”；决议事项：明确会议形成的结论性意见，需清晰、无歧义，如“决议：‘Q3销售目标维持不变，由市场部于8月10日前提交促销方案初稿’”。细化行动项：对会议明确的待办任务，需逐项记录“行动项跟踪表”，包含：任务描述：具体要完成的工作（如“制定Q3促销方案初稿”）；负责人：明确到具体人员（用“姓名”格式，如“”）；截止时间：精确到日期（如“2024年8月10日”）；配合部门/人员（如涉及）：如“销售部提供历史促销数据”。辅助记录技巧：使用简写、符号（如“↑”表示上升，“↓”表示下降）提升记录速度，会后及时补充完整；对关键数据、引用文件（如“《2024年销售管理办法》第3条”）需准确记录名称及编号；若有会议材料（如PPT、数据报表），可在记录中注明“详见附件1：Q3销售数据报告”。（三）会后整理：核对补充，形成初稿信息核对与补充：会议结束后2个工作日内，根据会议录音（如需）、个人记录及会议材料，核对记录内容的准确性与完整性，重点检查：参会人员名单是否与实际到场一致；决议事项、行动项的描述是否清晰无歧义；关键数据、时间节点是否有误。语言规范与格式优化：使用书面语，避免口语化表达（如将“我觉得这个方案不行”改为“*提出该方案存在可行性不足问题”）；调整段落结构，保证逻辑清晰（如按“议题-讨论-决议-行动项”分段）；统一格式（如标题字体加粗、时间格式统一为“YYYY-MM-DD”）。提交审核：整理完成后，将初稿提交给会议主持人（或指定负责人）审核，确认无误后签字确认。（四）归档管理：分类存储，便于查阅文件命名：归档文件命名格式为“[会议名称]-[会议日期]-[版本号]”，如“2024年Q3产品规划会-20240715-V1.0”；存储路径：按企业档案管理规定存储（如“共享文件夹-会议记录-2024年-Q3”），保证权限可控；保存期限：常规会议记录保存至少2年，重大决策会议（如年度规划、预算审批）保存不少于5年。四、会议记录模板示例会议基本信息项目内容会议名称2024年Q3产品规划会会议编号PRD-202407-001时间2024年7月15日14:00-16:30地点公司总部3楼会议室A主持人*（产品总监）记录人*赵六（产品部专员）参会人员、赵六、（研发部经理）、（市场部经理）、*孙七（设计组组长）缺席人员及原因*周八（运营部经理），因临时出差会议议程1.上季度产品复盘（20分钟）；2.Q3产品功能规划（40分钟）；3.资源协调与排期（20分钟）会议议程与讨论记录序号议题汇报人/主导人主要内容讨论要点决议事项1上季度产品复盘*赵六1.用户量增长15%，满意度82%；2.核心功能“智能推荐”使用率低于预期（30%）；3.收到3起关于界面卡顿的投诉。：“卡顿问题因服务器带宽不足，8月前可扩容解决”；：“建议通过用户引导提升‘智能推荐’使用率”。1.研发部于8月15日前完成服务器扩容；2.市场部于8月20日前推出“智能推荐”使用教程。2Q3产品功能规划*提出3个候选功能：A（用户画像升级）、B（多端同步）、C（客服），需确定优先级。孙七：“A功能对设计改动大，周期长；B功能用户需求急迫”；：“C功能可降低客服成本，建议优先”。决议：Q3优先开发B（多端同步）功能，同步启动A（用户画像升级）需求调研，C（客服）推迟至Q4。行动项跟踪表序号任务描述负责人配合部门/人员截止时间完成状态备注1服务器扩容方案制定与实施*运维部2024年8月15日未开始需提交扩容预算2“智能推荐”使用教程制作*内容运营组2024年8月20日进行中包含图文+视频3多端同步功能需求细化**孙七（设计组）2024年7月25日未开始输出PRD文档会议总结结论：Q3重点完成“多端同步”功能开发，同步推进“用户画像升级”调研，解决服务器卡顿问题；下一步计划：7月25日前召开需求评审会，确认多端同步功能细节；8月底前完成服务器扩容及教程上线。五、使用规范与常见问题规避（一）核心原则客观性：记录需基于会议实际讨论内容，不添加个人观点或未经验证的信息；准确性：关键信息（如人名、时间、数据、决议）需反复核对，保证无误；完整性：覆盖会议核心要素（基本信息、议程、讨论、决议、行动项），避免遗漏关键内容；时效性：会后2个工作日内完成整理与审核，保证信息及时传递。（二）常见问题规避行动项模糊：避免使用“尽快”“适时”等模糊表述，需明确具体截止时间（如“8月30日前”而非“月底前”）；责任不明确：行动项负责人需具体到个人，避免“相关部门”“团队”等集体表述；决议表述歧义：使用“决议”“确定”“同意”等明确结论性词语，避免“原则上”“可能”等不确定表述；过度记录：聚焦核心内容，对重复讨论、与议题无关的闲聊可简化记录，避免信息冗余。六、附则本模板规范由企业行政部（或