企业费用预算申请及审批表单

企业日常费用预算申请及审批表单使用指南一、适用范围与核心价值本表单适用于企业各部门日常经营活动中需提前申请预算的各项费用支出，包括但不限于：办公耗材采购、差旅交通费、业务招待费、通讯费、会议费、培训费、小额固定资产购置（如单价5000元以下）等。通过标准化预算申请与审批流程，可实现费用支出的事前规划、事中管控与事后追溯，保证资金使用合理、合规，同时明确各部门及审批人的权责，提升预算管理效率。二、全流程操作指南（一）第一步：申请人发起申请——明确需求，准备材料确认费用必要性：申请人需结合部门工作计划，判断费用支出是否为日常运营必需，是否符合企业预算管理政策。填写申请表单：登录企业OA系统或纸质版《企业日常费用预算申请及审批表》，逐项填写以下信息：基本信息：申请人姓名（*）、所属部门、申请日期、联系方式（内部短号）；费用明细：需清晰列明费用项目（如“北京出差交通费”）、预算金额（区分大写与小写）、费用发生周期（如“2024年7月1日-7月15日”）、支出事由（需具体说明业务背景，如“拜访客户洽谈合作”）；附件清单：根据费用类型准备支撑材料，如差旅费需附行程计划、住宿标准说明；业务招待费需附招待对象单位、人数、目的说明；采购类费用需附至少3家供应商比价单或询价记录。提交申请：通过OA系统提交至部门负责人审批，或将纸质表单及附件交至部门负责人处。（二）第二步：部门负责人审核——把控需求，匹配部门预算审核重点：费用必要性：是否为部门核心业务必需，是否存在可替代的低成本方案；预算合理性：申请金额是否与部门年度预算匹配，是否符合企业费用标准（如差旅住宿标准、招待费人均限额）；材料完整性：附件是否齐全、数据是否准确（如比价单是否包含供应商联系方式、报价明细）。审核结果处理：通过：在“部门负责人审批”栏签字（或OA系统确认），流转至财务部门；不通过：注明驳回理由（如“超出部门季度预算”“未提供比价记录”），退回申请人补充材料或调整申请。（三）第三步：财务部门复核——合规审查，预算额度校验复核重点：政策合规性：是否符合《企业费用管理制度》中关于该类费用的报销范围、标准及时限要求（如“业务招待费不得超过年度营收的5‰”“办公费需通过指定供应商采购”）；预算额度校验：申请费用是否在部门剩余可用预算内，若涉及跨部门分摊，需确认分摊方案合理性；数据准确性：金额大小写是否一致、计算是否正确（如多人差旅费需分项列示并汇总）。复核结果处理：通过：在“财务复核”栏签字（或OA系统确认），流转至对应审批权限领导；不通过：注明复核意见（如“住宿标准超标，建议调整为元/晚”“未提供合规发票模板”），退回部门或申请人整改。（四）第四步：领导审批——分级授权，最终决策根据企业《权责手册》，费用预算实行分级审批：小额预算（≤5000元）：由部门负责人审批后，财务复核通过即可生效；中等预算（5000-20000元）：需部门负责人、财务复核后，报分管业务领导（如*总）审批；大额预算（＞20000元）：需经部门负责人、财务复核、分管领导审批后，报总经理（*总）最终审批。审批人需在对应栏位签字（或OA系统审批），并注明审批意见（如“同意，按预算执行”“暂缓，需补充市场调研报告”）。（五）第五步：预算执行与归档——跟踪支出，留存凭证预算执行：审批通过后，申请人可在部门剩余预算额度内安排费用支出，支出时需遵守企业“先申请、后支出”原则，严禁超预算或无预算支出。费用报销：费用发生后，申请人需在5个工作日内提交报销单（附原始发票、审批通过的预算申请表复印件），经财务部门审核无误后办理报销。资料归档：纸质版申请表、附件、报销凭证由财务部门统一编号归档，保存期限不少于3年；电子版资料同步存储至企业服务器，便于后续审计与预算分析。三、企业日常费用预算申请及审批表（模板）申请编号申请日期年月日申请人*所属部门联系方式内部短号：*费用发生周期年月日至年月日（一）费用明细序号费用项目预算金额（小写）预算金额（大写）支出事由（需具体说明业务背景、用途）备注（如人数、次数、规格型号等）1差旅交通费3,500.00叁仟伍佰元整销售部拜访华东区域5家客户，往返高铁费及市内交通2人，高铁票预估1,500元/人，市内交通500元2业务招待费2,000.00贰仟元整招待供应商技术对接人员用餐，洽谈新合作项目3人，标准200元/人（含酒水）3办公耗材采购800.00捌佰元整采购A4纸、签字笔、文件夹等日常办公用品按部门月度标准采购合计6,300.00陆仟叁佰元整（二）附件清单序号附件名称数量备注（如“含3家供应商比价单”）1差旅行程计划1份含客户拜访安排及交通方式预估2业务招待事由说明1份附招待对象单位及联系方式3办公耗材比价单1份含3家电商平台报价截图（三）审批流程审批环节审批人签字（或OA审批记录）审批日期审批意见部门负责人审批*年月日财务部门复核*年月日分管领导审批*（若需）年月日总经理审批*（若需）年月日（四）备注说明若预算执行过程中发生调整（如增加费用项目、金额变动≥10%），需提交《预算调整申请表》重新审批；超预算支出需额外说明原因，并经总经理特批后方可执行；本表单一式两份，申请人留存一份，财务部门留存一份。四、关键注意事项与常见问题解答（一）填写规范金额需同时填写小写（阿拉伯数字）和大写（中文数字），大写金额不得涂改，如填写错误需整份表单作废重填；“支出事由”栏需简明扼要，避免使用“日常办公”“其他”等模糊表述，需明确关联具体业务活动；附件需清晰、完整，比价单需包含供应商名称、联系人、报价明细及有效期限（如电商平台截图需显示日期）。（二）审批时效部门负责人需在收到申请后2个工作日内完成审核；财务部门复核时限为3个工作日（材料补充后重新计算时限）；分管领导及总经理审批时限为3个工作日（紧急事项可标注“加急”，审批人需优先处理）。（三）预算调整因市场环境变化、政策调整等客观原因导致预算不足的，需提交《预算调整申请表》，说明调整原因、新预算金额及对部门工作的影响；预算调整申请需经原审批路径重新审批，严禁“先支出、后补申请”。（四）违规处理提供虚假材料、虚报预算金额的，一经查实，将追究申请人及部门负责人责任，扣减当月绩效；无预算或超预算支出的，财务部门有权拒绝报销，情节严重的将按《员工奖惩管理制度》处理。（五）常见问题Q1：紧急费用（如突发设备维修）如何申请？A：可先通过电话向部门负责人及分管领导口头申请，获得同意后24小时内补填纸质表单并提交，备注栏注明“紧急补申请”。Q2：多人共同发生的费用（