公司行政管理制度标准文档集

公司行政管理制度标准文档集一、总则（一）编制目的为规范公司行政管理工作，提升运营效率，保障日常工作有序开展，明确各岗位职责与工作标准，特制定本制度标准文档集。（二）适用范围本文档集适用于公司全体员工，涵盖行政组织架构、日常办公、会议管理、档案管理、资产使用、安全保密等全流程行政工作场景。（三）编制依据依据《_________公司法》及公司内部管理要求，结合行政工作实际需求制定。二、组织架构与职责划分（一）行政组织架构公司行政管理工作由行政部统筹，设行政经理1名，行政专员2-3名（根据公司规模调整），分别负责行政统筹、后勤保障、档案管理、资产维护等专项工作。各部门设行政对接人*1名，协助本部门行政事务的沟通与执行。（二）核心岗位职责行政经理*：全面负责行政制度建设、团队管理、预算审核及跨部门协调，监督制度执行效果。行政专员*：负责办公环境维护、会议组织、档案归档、资产盘点等日常行政事务，对接各部门需求。部门行政对接人*：协助本部门员工办理行政手续（如办公用品申领、会议室预订等），反馈部门行政需求至行政部。三、日常行政管理细则（一）办公时间与考勤管理操作流程时间规定：工作日周一至周五，上午9:00-12:00，下午13:30-17:30（具体时间可根据季节调整，以公司通知为准）。签到方式：员工通过企业/钉钉打卡，迟到/早退超过15分钟视为旷工半天。异常处理：忘打卡需在24小时内填写《考勤异常补签申请表》，经部门负责人*审批后提交行政部备案。模板表格：考勤月度统计表部门姓名应出勤天数实际出勤迟到次数早退次数旷工天数备注行政部*2221100病假1天市场部*2222000-重要提示考勤数据每月最后1个工作日由行政部汇总，经员工确认后报人力资源部*用于薪酬核算。连续3次迟到或月度累计迟到5次以上，部门负责人*需进行谈话提醒。（二）办公环境与秩序管理操作流程区域维护：各部门负责本办公区域桌面整洁、物品摆放有序，每日下班前关闭电脑、照明及电源设备。卫生检查：行政部每周五下午组织办公环境检查，对不符合要求的部门下达《整改通知单》，3个工作日内完成整改。外来人员管理：外来访客需在前台登记姓名、事由、联系方式及被访部门，由前台通知被访人员后引导至接待区。模板表格：办公环境检查评分表检查项目评分标准（10分制）得分检查情况说明桌面整洁度物品摆放有序，无杂物8文件较多需整理设备电源管理下班关闭电源10全部关闭垃圾分类投放按标识分类投放7有少量混投重要提示禁止在办公区域吸烟、大声喧哗或使用大功率电器，保持安静工作环境。植物装饰、绿植由行政部统一摆放，各部门不得随意移动或挪用。四、会议组织与记录规范（一）会议分类与组织流程操作流程会议分类：例会：部门周会、月度经营分析会（固定时间、固定参会人）；专题会：项目启动会、问题研讨会（根据临时需求发起）；审批会：预算审批、制度评审（需提前3个工作日提交材料）。会议发起：申请人填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人及议程，经部门负责人*审批后提交行政部。会前准备：行政部提前1天布置会场（调试投影、准备茶水、摆放席卡），并通知参会人员。模板表格：会议申请表会议名称项目进度沟通会会议时间2023-10-2014:00-16:00申请部门项目部申请人*参会人员项目部、市场部、财务部*会议地点3楼会议室A会议议程1.项目进度汇报；2.问题讨论；3.下一步计划所需物料投影仪、白板、马克笔重要提示例会需固定时间，原则上不占用周末或下班时间，专题会时长不超过2小时。参会人员需提前10分钟到场，确需请假需在会议开始前1小时向会议发起人及行政部报备。（二）会议记录与决议跟进操作流程记录要求：指定专人记录会议内容，重点记录决议事项、责任人及完成时限，会后24小时内形成《会议纪要》初稿。审核分发：《会议纪要》经会议主持人*审核确认后，于次日10:00前通过企业分发至参会人员及相关部门。跟进落实：责任人按《会议纪要》要求推进工作，行政部每周五跟踪决议完成情况，未完成的需说明原因。模板表格：会议纪要模板会议名称项目进度沟通会会议时间2023-10-2014:00-16:00主持人*（项目部经理）记录人*（行政专员）参会人员、、*缺席人员*（事前请假）会议内容1.汇报项目当前进度：完成60%，存在设计变更风险；2.建议增加市场调研，同意并安排负责；3.决议：10月25日前完成设计变更方案，10月30日前提交市场调研报告。决议事项序号内容责任人1提交设计变更方案*（项目部）2提交市场调研报告*（市场部）重要提示《会议纪要》需客观准确，避免主观表述，决议事项需明确“做什么、谁负责、何时完成”。历史会议纪要由行政部按年度分类存档，电子版保存期限不少于3年，纸质版不少于5年。五、档案管理标准流程（一）档案分类与归档范围操作流程档案分类：文书档案：制度文件、会议纪要、合同协议、请示报告等；人事档案：员工入职资料、劳动合同、培训记录等（由人力资源部*专项管理）；财务档案：报销凭证、财务报表等（由财务部*专项管理）；项目档案：项目方案、进度报告、验收文件等。归档范围：工作中形成的具有保存价值的各类文件材料，包括纸质版和电子版。重要提示涉及公司商业秘密、核心技术等敏感信息的档案，需标注“保密”字样，按保密制度管理。部门内部临时性工作通知、非正式沟通记录无需归档，由部门自行留存。（二）档案归档与借阅流程操作流程归档时间：月度档案：每月最后5个工作日内，各部门行政对接人*将上月档案整理后移交行政部；年度档案：次年1月15日前，完成上一年度档案的系统录入与纸质归档。归档要求：纸质档案需按“件”装订（每份文件为1件），标注档号、题名、日期；电子档案需按“部门-年份-类别”命名，至公司档案管理系统。借阅流程：员工填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批后，到行政部办理借阅手续。借阅期限不超过5个工作日，涉密档案需经总经理审批。模板表格：档案借阅申请表借阅人*（项目部）所在部门项目部借阅档案名称“项目”验收报告档号XM-2023-058借阅原因项目审计需提供资料归还日期2023-10-25部门负责人审批*（签字）行政部审批*（签字）重要提示档案原件原则上不外借，确需借阅需妥善保管，不得涂改、拆散、转借或复制（复制需经审批）。员工离职时，需将手中借阅的档案全部归还，行政部确认无误后办理离职手续。六、办公资产使用与维护指南（一）资产分类与采购流程操作流程资产分类：固定资产：电脑、打印机、办公家具等（单价2000元以上，使用年限1年以上）；低值易耗品：笔、纸、文件夹等（单价2000元以下，一次性使用或多次使用但价值较低）。采购申请：部门因工作需要新增资产，填写《资产采购申请表》，注明规格、数量、预算，经部门负责人及行政部审核后，报总经理审批。验收入库：资产到货后，行政部与申购部门共同验收，核对型号、数量无误后，粘贴资产标签（注明编号、领用部门、日期），录入《固定资产台账》。模板表格：固定资产台账资产编号资产名称规格型号购买日期使用部门领用人保管人状态BG-2023-001笔记本电脑联想ThinkPad142023-09-15市场部**正常使用BG-2023-002打印机惠普M408n2023-09-20行政部**维修中重要提示资产采购需优先考虑性价比，严格执行预算，超预算需提交《预算调整申请表》。办公家具、大型设备采购需签订采购合同，明确质保期限、售后服务条款。（二）资产领用、维护与报废操作流程领用流程：员工到行政部填写《资产领用登记表》，签字确认后领取资产，领用人对资产负有保管责任。维护责任：日常使用中，资产出现故障需及时报修，行政部联系维修人员处理；人为损坏需填写《资产损坏报备表》，按公司规定承担相应费用。报废处理：资产达到使用年限或无法修复时，由行政部鉴定后填写《资产报废申请表》，经总经理*审批后，统一回收处理，并在台账中注销。模板表格：资产领用登记表领用日期资产编号资产名称规格型号领用人领用部门保管期限备注2023-10-10BG-2023-003办公椅人体工学款*行政部长期新员工入职领用重要提示员工离职或岗位调动时，需将名下资产交还行政部，确认无误后方可办理交接手续。严禁私自将公司资产带离办公区域，或转借、赠送、出租给外部人员。七、安全保密管理要求（一）办公区域安全管理操作流程门禁管理：员工使用门禁卡/人脸识别进出办公区域，离职时需注销权限；外来人员需在前台登记并由员工陪同进入。消防管理：行政部每月检查消防器材（灭火器、烟感报警器等），保证完好有效；每季度组织1次消防演练，员工需熟悉疏散路线。设备安全：下班前关闭电脑、打印机等设备电源，拔掉充电器；涉密文件需锁入保险柜，不得随意摆放。重要提示发觉安全隐患（如电线裸露、消防通道堵塞等）需立即向行政部报告，不得擅自处理。禁止在办公区域存放易燃、易爆、有毒危险品。（二）信息保密管理操作流程涉密文件管理：标注“保密”的文件不得复印、摘抄，传递时需密封并签收；使用后及时收回，存入保密柜。电子保密：公司内部系统需设置复杂密码（字母+数字+符号，长度不少于8位），定期更换；涉密电子文件需加密存储，严禁通过QQ等非加密渠道传输。保密协议：所有员工入职时需签订《保密协议》，在职期间及离职后2年内，不得泄露公司商业秘密、技术信息等。重要提示对外宣传、合作等需发布的信息，需经部门负责人*及行政部审核，避免泄露敏感内容。发觉泄密事件需立即上报，公司将视情节轻重追究