某跑步俱乐部合同管理办法

某跑步俱乐部合同管理办法第一章总则第一条为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）合同管理工作，防范法律风险，维护俱乐部及合同相对方合法权益，保障各项业务活动依法合规开展，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合俱乐部实际运营需求，制定本办法。第二条本办法适用于俱乐部与自然人、法人或非法人组织之间设立、变更、终止民事法律关系所订立的各类合同（包括协议、备忘录等具有合同性质的文件）。具体涵盖但不限于：（一）会员服务合同（含入会协议、退会协议、课程服务协议等）；（二）赛事合作合同（含赛事承办、赞助、转播、保险等协议）；（三）场地与设施合同（含场地租赁、器材采购、设备维护等协议）；（四）外部合作合同（含品牌联名、媒体宣传、公益活动等协议）；（五）其他涉及俱乐部重大权益或经济往来的合同。第三条合同管理遵循以下原则：（一）合法合规原则。合同订立、履行及争议解决须符合法律法规及俱乐部内部制度要求；（二）权责对等原则。明确合同各方权利义务，避免权利义务失衡；（三）全程管控原则。覆盖合同从立项、磋商、审批、签署到履行、归档的全生命周期；（四）风险防范原则。强化法律审查与履约监督，降低法律纠纷及经济损失风险。第二章管理机构与职责第四条俱乐部合同管理实行“归口管理、分工协作”机制，由行政部牵头，法务部、财务部、运营部等部门协同参与。第五条行政部为合同管理的归口部门，主要职责包括：（一）制定、修订俱乐部合同管理制度及标准合同模板；（二）组织合同立项审核、流程跟踪及归档保管；（三）监督合同履行情况，协调解决履约争议；（四）定期汇总合同管理数据，向管理层提交分析报告。第六条法务部主要职责：（一）对合同文本进行法律审查，重点审核主体资格、条款合法性、违约责任及争议解决方式；（二）参与重大合同磋商，提供法律意见；（三）协助处理合同纠纷，指导证据收集与法律程序。第七条财务部主要职责：（一）审核合同价款、支付方式、发票条款等经济内容；（二）监督合同资金收支，确保与合同约定一致；（三）对涉及预算外支出或超限额支付的合同提出审核意见。第八条业务部门（如运营部、赛事部等）主要职责：（一）发起合同需求，提供真实、完整的业务背景及技术参数；（二）负责合同磋商与谈判，确保条款符合业务目标；（三）跟踪合同履行进度，及时反馈履约问题并提出处理建议；（四）配合完成合同归档所需业务资料的收集。第九条俱乐部法定代表人或其授权代表为合同签署责任人，未经授权，任何部门或个人不得擅自签署合同。第三章合同订立第十条合同订立前，业务部门须完成以下准备工作：（一）对合同相对方开展尽职调查，重点核查其主体资格（营业执照、资质证书等）、信用状况（通过国家企业信用信息公示系统、裁判文书网等渠道查询）、履约能力（经营状况、过往合作记录等）；（二）编制合同立项报告，说明合同背景、标的、金额、风险点及预期效益，经部门负责人签字后提交行政部初审；（三）涉及重大投资、关联交易或高风险领域（如涉外合同）的，需额外提交风险评估报告。第十一条合同文本优先使用俱乐部制定的标准模板。标准模板由法务部会同业务部门、行政部定期修订，确保覆盖常见业务场景。非标准合同或需对标准模板进行重大修改的，须经法务部审查通过后方可使用。第十二条合同条款应包含以下必备内容：（一）合同各方名称（姓名）、住所及联系方式；（二）合同标的（服务内容、产品规格等）；（三）数量与质量要求（如赛事参与人数、器材技术参数）；（四）价款或报酬（金额、支付方式、发票类型）；（五）履行期限、地点与方式（如会员服务起止时间、场地交付条件）；（六）违约责任（违约金计算方式、损失赔偿范围）；（七）争议解决方式（协商、调解、仲裁或诉讼）；（八）其他根据业务需要约定的条款（如保密义务、知识产权归属）。第十三条合同审批流程如下：（一）业务部门填写《合同审批表》，附合同文本、立项报告及尽职调查材料，提交行政部；（二）行政部审核流程合规性及材料完整性，通过后流转至法务部进行法律审查；（三）法务部出具书面审查意见，需修改的退回业务部门调整；（四）财务部审核经济条款，确认资金安排与预算匹配；（五）根据合同金额及风险等级，由相应权限主体审批：1.单笔金额5万元（含）以下或低风险合同，由业务分管负责人审批；2.单笔金额5万元至20万元（含）或中风险合同，由俱乐部总经理审批；3.单笔金额20万元以上或高风险合同（如涉及重大资产处置、长期战略合作），需提交理事会审议；（六）审批通过后，由行政部登记编号，使用俱乐部合同专用章签署。第十四条合同签署须符合以下要求：（一）由法定代表人或其授权代表签字，并加盖俱乐部合同专用章；（二）合同相对方签字人应为法定代表人或持有有效授权委托书的代理人；（三）合同文本需明确签署日期，一式至少三份（俱乐部留存两份，相对方一份），注明“正本”字样；（四）涉外合同需约定适用法律及争议解决管辖地，原则上优先选择中国法律及境内仲裁机构。第四章合同履行与变更第十五条合同签署后，业务部门为第一履约责任人，须建立《合同履约台账》，记录履行进度、关键节点（如付款时间、服务交付时间）及问题反馈。行政部定期（每季度）对履约情况进行抽查，抽查比例不低于30%。第十六条履约过程中出现以下情形的，业务部门须在3个工作日内书面报告行政部及法务部：（一）相对方未按约定履行义务（如未按时交付器材、未支付赞助费用）；（二）俱乐部自身因客观原因无法完全履行义务（如赛事因天气延期）；（三）合同约定的不可抗力事件（如自然灾害、政策调整）影响履约；（四）其他可能导致合同目的无法实现的重大变化。第十七条合同变更或解除须符合以下程序：（一）由业务部门提出变更/解除申请，说明原因及拟调整条款；（二）经法务部审查变更/解除的合法性及可行性，财务部确认经济影响；（三）按原合同审批权限重新审批；（四）与相对方签订书面变更协议或解除协议，明确变更后的权利义务或终止后的结算事宜；（五）变更协议与原合同一并归档。第十八条合同纠纷处理遵循“及时应对、主动协商、依法维权”原则：（一）业务部门应在纠纷发生后5个工作日内收集合同文本、履约记录、沟通凭证等证据，提交法务部；（二）法务部牵头与相对方协商，协商期不超过30日；协商不成的，视情况启动调解、仲裁或诉讼程序；（三）涉及会员权益纠纷的，优先通过俱乐部内部调解机制解决，维护会员信任；（四）纠纷处理结果须形成书面报告，报管理层备案。第五章合同归档与保管第十九条合同签署后，业务部门须在10个工作日内将合同正本（含变更协议、补充协议）、审批表、立项报告、尽职调查材料等完整资料移交行政部归档。行政部需同时建立电子档案，扫描件清晰度不低于300dpi，存储于俱乐部专用云盘，设置访问权限。第二十条合同档案保管期限根据重要性确定：（一）会员服务合同、赛事合作合同保管期限为合同履行完毕后5年；（二）场地租赁、重大采购等涉及俱乐部资产的合同保管期限为合同履行完毕后10年；（三）涉及知识产权、长期战略合作的合同永久保管。第二十一条合同档案借阅须履行登记手续：（一）内部借阅：由借阅人填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准，限3个工作日内归还；（二）外部借阅：仅限司法机关、监管部门等有权机构，需提供单位证明及经办人证件，经俱乐部总经理批准后由行政部陪同查阅，禁止外借原件。第二十二条行政部须定期（每年12月）对合同档案进行清点核对，发现缺失或损坏的，立即追查责任并补正。超过保管期限的档案，由行政部会同法务部、财务部审核后，按规定程序销毁并记录。第六章监督与责任第二十三条俱乐部监事或内部审计部门负责对合同管理工作进行监督，每年至少开展1次专项检查，重点核查：（一）合同订立是否符合审批流程；（二）履约跟踪是否到位，有无重大履约风险未及时报告；（三）档案管理是否规范，有无泄露或损毁；（四）纠纷处理是否合法合规，有无重大损失。第二十四条对违反本办法的行为，按以下规定追究责任：（一）未履行尽职调查或提供虚假材料，导致合同无效或重大损失的，对业务部门负责人及直接责任人给予警告、扣发绩效等处分；（二）未经审批擅自签署合同或变更合同条款的，视情节轻重给予记过、降职处分；造成经济损失的，责任人须承担相应赔偿责任；（三）因履约跟踪失职导致损失