2026年医药制造公司采购合同履约跟踪管理制度

2026年医药制造公司采购合同履约跟踪管理制度第一章总则第一条为规范公司采购合同履约跟踪管理工作，确保采购物资按时、按质、按量交付，保障生产经营所需物料稳定供应，防范合同履约风险，依据《中华人民共和国民法典（合同编）》《医药采购合规管理规范》《企业采购内部控制指引》等相关法律法规及公司采购管理体系要求，结合医药制造采购涉及高价值原料药、冷链物料、危化品辅料、合规性要求高的核心特点，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有采购合同的履约跟踪管理，包括原料采购合同、辅料采购合同、危化品采购合同、冷链物料采购合同、包装材料采购合同等，涉及采购、法务、财务、质量、仓储、生产等相关部门及采购专员、履约跟踪员、质量验收员、仓储管理员等岗位人员。第三条采购合同履约跟踪管理遵循以下基本原则：坚持全程跟踪，覆盖合同签订至履约完成全环节，无跟踪盲区；坚持及时预警，发现履约异常第一时间识别并处置，降低风险影响；坚持合规优先，履约跟踪需符合医药采购合规要求，确保物料资质齐全；坚持权责明确，各岗位按职责开展跟踪工作，闭环处置履约问题；坚持数据可溯，所有跟踪记录、异常处置过程完整留存，可核查可追溯。第四条采购合同履约跟踪管理的核心目标：履约跟踪覆盖率100%，所有采购合同均纳入跟踪范围；异常预警及时率100%，发现履约异常立即启动预警流程；履约问题闭环率100%，所有异常问题均有处置结果；合规资料齐全率100%，履约物料相关合规证明完整；通过规范跟踪管理，将合同履约违约率控制在行业通用标准内，保障物料供应稳定。第二章组织机构与职责第五条公司成立采购合同履约跟踪管理小组（以下简称“管理小组”），作为采购合同履约跟踪管理工作的责任主体。管理小组组长由采购部门负责人担任，副组长由法务部门负责人担任，成员包括采购专员、履约跟踪员、质量验收员、财务专员、仓储管理员，所有成员需熟悉医药采购业务和合同履约规范。第六条管理小组主要职责：制定并更新采购合同履约跟踪标准、异常处置流程及预警阈值；审核大额、特殊品类采购合同的履约跟踪方案；监督履约跟踪全流程，核查跟踪记录真实性和异常处置合规性；组织履约违约事件复盘，评估制度执行效果；配合公司合规审计工作，提供合同履约相关资料；定期开展履约跟踪培训，提升岗位人员风险识别和处置能力。第七条各部门核心职责：采购部门负责签订采购合同并备案，制定履约跟踪计划，开展日常履约跟踪，对接供应商处置履约异常；法务部门负责审核合同履约条款，提供违约处置法律建议，协助处理合同纠纷；财务部门负责跟踪合同付款节点，核验发票合规性，反馈付款异常情况；质量部门负责核验到货物料的质量标准和合规证明，反馈质量不符问题；仓储部门负责核对到货物料数量、规格，反馈到货异常，配合物料验收工作。第八条岗位人员职责：履约跟踪员负责按计划跟踪合同履约进度，记录跟踪情况，识别履约异常并及时上报；采购专员负责对接供应商，传达履约要求，推动异常问题整改；质量验收员负责到货物料质量核验，出具质量验收意见，记录质量异常；仓储管理员负责到货物料数量核对，记录到货时间、规格偏差等情况，反馈仓储验收问题；财务专员负责核对合同付款条件，核验发票信息，反馈付款环节异常。第三章管理范围与核心标准第九条管理核心范围：合同覆盖范围，包括所有品类采购合同，重点覆盖高价值、冷链、危化品等特殊物料采购合同；跟踪环节范围，涵盖合同签订备案、交货计划确认、到货进度跟踪、质量核验、合规证明收集、发票开具、款项支付、售后履约等全环节；异常类型范围，包括延期交货、数量不符、质量不达标、合规证明缺失、发票异常、付款违约等所有履约异常；资料管理范围，包括合同文本、跟踪记录、异常处置记录、验收报告、合规证明等全流程资料。第十条核心管理标准：跟踪频次标准需根据合同品类设定，特殊物料采购合同需提高跟踪频次，常规物料按周期跟踪；预警阈值标准需明确延期交货、质量偏差等异常的预警节点，发现异常立即启动处置流程；资料留存标准需确保所有跟踪记录、验收文件、沟通记录完整留存，无信息遗漏；处置时效标准需明确不同类型异常的处置时限，确保问题及时闭环；合规核验标准需确保到货物料的药检报告、批次证明、冷链运输记录等合规文件齐全有效。第十一条管理基准要求：采购合同签订后3个工作日内完成备案并制定履约跟踪计划；履约跟踪记录需每日更新，特殊节点（如交货前、付款前）需专项核查；异常处置需在发现问题后24小时内对接供应商，明确整改要求；所有履约相关资料需分类归档，电子资料同步备份；禁止隐瞒履约异常情况，禁止擅自调整跟踪标准或简化核验流程。第四章全流程管理规范第十二条合同备案与计划制定：采购合同签订后，采购专员需将合同文本、交货计划、质量标准等信息备案至管理小组；履约跟踪员根据合同条款制定履约跟踪计划，明确跟踪节点、频次和核心核查项，报采购负责人审核。第十三条日常履约跟踪：履约跟踪员按计划跟踪供应商交货进度，核对交货计划与实际进度差异，重点跟踪冷链、危化品物料的运输轨迹和温控记录；每周汇总履约跟踪情况，记录供应商履约状态，无异常的按周期持续跟踪，发现异常立即标记并上报。第十四条到货核验与合规核查：仓储管理员核对到货物料的数量、规格、批次，记录到货时间，反馈数量不符、延期到货等问题；质量验收员核验物料质量指标和合规证明（如药检报告、生产资质等），出具验收意见，反馈质量或合规异常。第十五条发票与付款跟踪：财务专员核对供应商开具的发票信息，确保发票内容与合同条款一致，反馈发票开具延迟、信息错误等异常；按合同付款条件审核付款申请，跟踪付款进度，确保付款节点符合合同约定，无提前或违规付款情况。第五章异常处置与资料管理第十六条异常处置规范：发现延期交货的，履约跟踪员立即对接供应商核实原因，明确新的交货时间，重要物料需要求供应商提供应急保障方案；发现质量不符的，质量部门出具书面验收意见，采购部门对接供应商启动退换货或整改流程，留存质量异常证据；发现合规证明缺失的，要求供应商限期补充，未补充完成的暂缓入库和付款；发生违约纠纷的，法务部门介入，按合同条款提出处置方案，必要时启动法律维权程序。第十七条资料管理要求：采购合同履约相关资料（合同文本、跟踪记录、验收报告、异常处置记录、合规证明等）需分类归档，电子资料同步备份至专用服务器；资料查阅需履行审批手续，仅限授权人员查阅，查阅后记录查阅信息；公司审计、合规检查需调取资料时，由采购部门统一对接，确保资料完整、真实提供；履约资料保存期限不少于合同履约完成后3年，禁止擅自销毁相关记录。第十八条成本管控要求：管理小组每年评估履约跟踪成本，优化跟踪频次和人员配置，降低无效跟踪支出；通过及时处置履约异常，减少物料短缺导致的生产损失和违约赔偿支出；平衡跟踪成本与风险防控，重点管控高风险品类合同，避免过度跟踪增加管理成本。第六章监督优化与违规处理第十九条监督机制：管理小组组长每月核查履约跟踪记录和异常处置结果，每季度组织履约跟踪专项核查；采购部门每周抽查特殊物料合同的跟踪情况，核验跟踪数据真实性；公司管理层每半年审阅采购合同履约管理报告，监督制度执行效果；设立履约跟踪监督反馈渠道，接受员工对隐瞒异常、跟踪不到位等行为的举报，核实后按规定处理。第二十条体系优化：管理小组每半年评估本制度的有效性，收集团队和各部门的改进建议；根据民法典相关条款、医药采购合规规范调整，及时更新跟踪标准和处置流程；引入数字化跟踪手段，提升履约进度监控和异常预警效率；每年底总结履约跟踪管理经验，优化异常处置流程，降低履约违约率。第二十一条违规处理：履约跟踪员未按计划跟踪导致异常未及时发现的，视情节给予约谈提醒、绩效考核扣分，情节严重的暂停岗位工作；采购专员隐瞒履约异常导致物料供应中断的，追究跟踪失职责任；质量验收员未核验合规证明导致不合规物料入库的，给予约谈提醒，多次违规的调整岗位；岗位人员虚报跟踪记录、违规审批付款的，