销售合同标准化审核及管理流程

销售合同标准化审核及管理流程工具模板一、适用场景与价值本流程模板适用于企业销售部门、法务部门、财务部门及相关协作人员对销售合同的全生命周期管理，具体场景包括：新签销售合同的标准化审核，保证条款合规、风险可控；合同履行过程中的变更、续签及终止管理；历史合同的归档、查询与复盘分析；新员工销售合同管理培训，统一审核标准与操作规范。通过标准化流程，可提升合同审核效率、降低法律与财务风险、明确权责分工，保障企业销售业务的稳健运行。二、标准化审核与管理操作流程（一）合同接收与初始登记责任人：销售助理操作说明：合同接收：通过邮件、内部系统或纸质提交方式接收销售合同（含附件如技术协议、订单等），核对合同完整性（是否包含双方签字盖章页、标的物明细、价格条款等核心要素）。初始登记：在《合同信息登记表》（见模板1）中录入基础信息，包括合同编号（规则：年份+月份+销售部门简称+流水号，如202405-SALE-001）、合同名称、甲方（客户）全称及统一社会信用代码、乙方（本企业）全称、合同类型（如产品销售合同、服务合同）、标的物名称/规格/数量、合同总金额（含税/不含税）、签订日期、预计履行期限、销售负责人等。分发流转：登记后，将合同及相关材料通过内部审批系统流转至销售部门负责人进行初步审核。（二）销售部门初步审核责任人：销售部门负责人/销售经理审核要点：商业条款一致性：核对合同中的产品/服务描述、价格、数量、交付期限、交付地点等是否与《销售订单》《报价单》一致，避免口头承诺与书面条款冲突。客户资质核查：确认甲方营业执照复印件（需在有效期内）、经营范围是否涵盖合同标的物，对于大额或长期合作客户，需核查近期信用状况（如通过第三方征信平台或历史合作记录）。可操作性评估：检查交付条件、验收标准、售后服务条款是否明确，是否存在企业现有资源无法满足的约定（如特殊交付周期需协调生产部门确认）。风险初步识别：关注甲方提出的特殊条款（如预付款比例过低、违约责任不对等），标记潜在风险点，与销售团队沟通是否可协商调整。输出：审核通过后，在《审核意见表》（见模板2）中填写“通过”意见并签字；需修改的，注明具体修改意见退回销售助理协调客户调整。（三）法务部门合规审核责任人：法务专员/法务经理审核要点：主体合法性：核查甲方/乙方主体资格是否合法（如分支机构签约需附授权委托书），法定代表人签字/盖章是否符合《公司法》及企业章程规定。条款合规性：核对合同条款是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规，如格式条款是否履行提示义务、违约责任是否显失公平；检查争议解决方式（诉讼/仲裁）是否明确，管辖法院/仲裁机构是否约定清晰；确认知识产权、保密条款（如适用）是否完整，避免侵权风险。风险条款修订：对不合规或存在歧义的条款（如“甲方有权单方解除合同”未明确触发条件），提出修改建议并与销售部门、客户协商。输出：审核通过后，在《审核意见表》中签字；法律风险无法协商解决的，上报管理层决策。（四）财务部门审核责任人：财务专员/财务经理审核要点：金额与付款条款：核对合同总金额、单价、数量是否与财务台账一致，付款方式（如预付款、进度款、尾款比例）、付款期限、账户信息（甲方付款账户是否与合同主体一致）是否明确合理。税费与发票：明确税费承担方（如增值税税率、发票类型：专票/普票），开票时间（如交付后/付款后）是否符合财务制度。财务风险评估：关注大额合同的资金流风险（如预付款比例过高可能导致客户违约尾款），或长账期合同对现金流的影响，提出资金风险控制建议（如要求提供担保）。输出：审核通过后，在《审核意见表》中签字；需调整财务条款的，反馈至销售部门与客户协商。（五）最终审批与签署授权责任人：销售总监/总经理（根据合同金额及企业授权制度确定）审批要点：整体条款复核：综合销售、法务、财务审核意见，确认合同条款是否满足企业商业利益与风险控制要求。审批权限匹配：根据《合同审批权限表》（如金额≤10万由销售总监审批，＞10万由总经理审批），确认审批人资格。签署授权：审批通过后，由授权代表（法定代表人或书面授权人）签署合同，并加盖企业合同专用章（禁止使用公章或财务章）。输出：《审批意见表》签字确认，签署后的合同原件交销售助理归档。（六）合同归档与履行跟踪责任人：销售助理/销售经理操作说明：归档管理：电子档案：将签署后的合同扫描件（含附件）存入企业合同管理系统，按“合同编号-年份-客户名称”分类命名，设置查阅权限；纸质档案：原件装订成册，存放于专用档案柜，保存期限不少于合同履行期满后5年（根据法规要求调整）。履行跟踪：销售经理按合同约定跟踪交付进度、验收情况，及时记录《合同履行记录表》（含交付日期、验收结果、客户签字等）；财务部门跟踪回款情况，对逾期未付款的，及时发起催款流程。（七）合同变更、续签与终止管理责任人：销售经理/法务/财务（根据变更内容确定）操作说明：变更流程：因客户需求或市场变化需变更合同条款时，由销售部门提出《合同变更申请》（说明变更原因、变更前后内容差异），经法务、财务审核后，按原审批流程报批；双方签署《合同变更协议》（作为原合同补充），并更新《合同信息登记表》中的相关信息。续签管理：合同到期前1-2个月，销售部门评估客户续签需求，重新启动合同审核流程（可参考原合同条款适当调整）。终止处理：合同正常终止（如履行完毕），双方签署《合同终止确认书》；因违约终止的，需留存违约证据（如逾期交付通知、验收不合格报告），按约定追究违约责任，并更新合同状态为“终止”。三、核心工具模板清单模板1：合同信息登记表合同编号合同名称甲方名称统一社会信用代码乙方名称合同类型标的物名称/规格/数量合同总金额（元）签订日期履行期限销售负责人法务负责人财务负责人归档状态备注202405-SALE-001产品销售合同科技有限公司91110X实业有限公司产品销售型号设备/10台/单价50000500000（含税）2024-05-202024-06-20至2024-07-20*明*华*磊已归档客户要求分批交付模板2：审核意见表合同编号审核环节审核人审核日期审核意见（通过/需修改/不通过）修改内容说明审核结论202405-SALE-001初步审核*明2024-05-21需修改交付期限由2024-07-20调整为2024-07-30（需协调生产部）待修改后重审202405-SALE-001法务审核*华2024-05-22通过条款合规，无异议通过202405-SALE-001财务审核*磊2024-05-23需修改预付款比例由30%调整为40%（降低资金风险）待修改后重审202405-SALE-001最终审批*总2024-05-24通过同意按修改后条款签署批准签署模板3：合同变更记录表变更编号原合同编号变更事项变更前内容变更后内容变更原因提出方审批人审批日期变更生效日期备注BG2024001202405-SALE-001交付期限2024-07-20前交付2024-07-30前交付客户场地延期准备*明*总2024-05-252024-05-25双方签署变更协议四、关键风险控制点客户资质审核缺失：严禁与无营业执照、超范围经营或信用状况差的客户签约，大额合同需实地考察客户经营场所。核心条款遗漏：合同必须包含“双方主体信息、标的、数量质量、价款、履行期限地点方式、违约责任、争议解决”等必备条款，避免因条款模糊导致纠纷。审核流程倒置：严格按“销售→法务→财务→最终审批”顺序流转，不得跳过审核环节或逆向审批。合同签署不规范：签署人需为法定代表人或持有《授权委托书》的授权代表，合同专用章需专人保管，禁止外借或违规使用。履行跟踪不到位：定期回访