企业项目合同审批流程及规范手册

企业项目合同审批流程及规范手册前言为保证企业项目合同签订的合规性、严谨性，防范合同风险，明确审批职责，提高合同管理效率，特制定本手册。本手册旨在规范项目合同从发起至归档的全流程管理，保障企业合法权益，支持项目顺利实施。一、手册适用范围与对象本手册适用于企业所有对外项目合同的审批管理，包括但不限于：项目采购合同、服务外包合同、合作开发合同、工程承包合同等。涉及企业各部门（业务部门、法务部门、财务部门、管理层等）及合同相关方的合同审批行为均需遵循本规范。二、项目合同标准化审批流程项目合同审批需遵循“发起-初审-法务审核-财务审核-管理层审批-签署-归档”的标准化流程，各环节职责明确、衔接有序，保证合同内容合法、合规、合理。（一）合同发起责任主体：业务部门（合同承办人）操作要点：业务部门根据项目需求，与对方协商达成一致后，起草合同草案，内容应包括：合同双方主体信息、项目标的、权利义务、履行期限、付款方式、违约责任、争议解决方式等核心条款。准备配套附件：如项目立项批复文件、对方主体资格证明（营业执照复印件等）、技术协议、报价单等。通过企业OA系统或指定审批平台，提交合同审批申请，合同草案及附件，明确审批流程节点。时限要求：合同发起应在项目需求确定后3个工作日内完成。（二）部门初审责任主体：业务部门负责人审核重点：合同内容是否符合项目需求及业务目标；合同条款是否完整，双方权利义务是否对等；附件材料是否齐全、有效；合同金额是否在部门预算范围内，超预算部分是否说明原因。操作要求：初审通过后，在审批系统中签署意见并流转至下一环节；初审不通过的，退回业务部门修改，注明修改意见，修改后重新发起。时限要求：初审需在收到申请后2个工作日内完成。（三）法务审核责任主体：法务部门审核重点：合同主体是否具备合法签约资格（如对方营业执照、经营范围、资质证书等）；合同条款是否符合法律法规及企业内部制度，是否存在法律风险；违约责任、争议解决方式等条款是否明确、可执行；合同文本是否规范，避免歧义条款。操作要求：法务部门通过审核系统反馈书面修改意见，业务部门根据意见修改后重新提交；对法律风险事项，需出具《法律风险评估报告》，提示管理层关注。时限要求：法务审核需在收到申请后3个工作日内完成（复杂合同可延长至5个工作日）。（四）财务审核责任主体：财务部门审核重点：合同金额、付款方式、收款账户信息是否准确；资金支付是否纳入企业年度/季度预算，超预算合同是否履行预算调整程序；税费条款是否合规，发票类型及要求是否符合财务规定；履约保证金、质保金等约定是否合理，是否符合财务风控要求。操作要求：财务部门审核通过后签署意见，流转至管理层审批；涉及大额资金支付的，需同步附《资金支付风险评估表》。时限要求：财务审核需在收到申请后2个工作日内完成。（五）管理层审批责任主体：根据合同金额及重要性，由部门总监、分管副总或总经理审批审批权限划分：合同金额≤10万元：部门总监审批；10万元＜合同金额≤50万元：分管副总审批；合同金额＞50万元：总经理审批；涉及重大战略合作、高风险项目的合同，需提交总经理办公会集体审议。审批重点：合同是否符合企业战略规划及年度经营目标；合同条款的商业合理性及风险可控性；特殊条款（如独家代理、长期合作等）的必要性。操作要求：管理层审批通过后，审批流程结束，进入签署环节；审批不通过的，退回业务部门终止合同洽谈或重新协商。时限要求：管理层审批需在收到申请后1-3个工作日内完成（集体审议需5个工作日）。（六）合同签署与归档责任主体：业务部门（承办人）、行政部（档案管理）签署规范：合同文本以审批最终版本为准，严禁私自修改条款；企业法定代表人或授权委托人签署合同，授权委托书需作为附件存档；合同签署需使用企业公章或合同专用章，严禁使用部门章或个人章；合同一式多份（通常至少3份，企业、对方、财务各执1份），保证每份内容一致。归档要求：合同签署后3个工作日内，业务部门将合同原件、附件、审批流程记录等移交行政部；行政部对合同进行分类编号、登记造册，电子版同步存入企业档案管理系统；合同档案保管期限：一般合同不少于10年，重大合同不少于20年。三、各环节操作细则详解（一）合同起草阶段主体信息：合同双方需准确填写全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式等，避免使用简称或简称。标的描述：项目标的应明确具体（如“软件开发服务”需注明功能模块、交付标准），避免模糊表述（如“相关服务”）。权利义务：双方权利义务条款应一一对应，明确履约时间、地点、方式及验收标准。违约责任：需约定具体的违约情形、违约金计算方式（如按合同总额的5%-10%）及损失赔偿范围。争议解决：优先约定企业所在地法院诉讼管辖，或选择仲裁的需明确仲裁机构（如“中国国际经济贸易仲裁委员会”）。（二）审核意见反馈与修改各审核部门需在审批系统中明确填写“审核意见”，避免使用“已阅”“同意”等模糊表述，需说明具体修改要求（如“需补充对方资质有效期”“付款节点需与项目里程碑挂钩”）。业务部门收到修改意见后，应在1个工作日内完成修改并重新提交，若对意见有异议，需与审核部门沟通达成一致。（三）合同变更管理合同履行过程中如需变更（如金额、期限、标的等），需由业务部门发起变更审批流程，重新履行初审、法务、财务、管理层审批程序。变更协议需作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力，一并归档。四、常用工具模板模板一：项目合同审批单合同基本信息合同名称合同编号甲方（企业）乙方（对方）合同金额（元）履行期限合同类型□采购□服务□合作□其他项目名称附件清单1.项目立项批复文件□有□无2.对方营业执照复印件□有□无3.技术协议□有□无4.报价单□有□无5.其他审批流程记录业务部门初审经办人：*某某日期：意见：法务审核经办人：*某某日期：意见：财务审核经办人：*某某日期：意见：管理层审批审批人：*某某（部门总监/副总/总经理）日期：意见：备注模板二：合同台账管理表合同编号合同名称乙方名称合同金额（元）签署日期履行期限履行状态档案编号责任部门□履行中□已完成□终止□履行中□已完成□终止五、关键风险提示与合规要求（一）主体资格风险严格审核对方营业执照、行业资质（如建筑施工合同需对方具备相应资质证书），保证签约主体合法有效，避免与“皮包公司”或无资质单位合作。涉及代理、授权的，需要求对方提供授权委托书，并核实授权范围及有效期。（二）条款完整性风险合同不得遗漏核心条款，如标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等，可参考《_________民法典》合同编相关规定。避免使用“未尽事宜双方协商解决”等模糊表述，需明确协商不成时的处理方式（如提交仲裁或诉讼）。（三）印章管理风险企业公章、合同专用章由行政部专人保管，用印需履行登记手续，注明用印合同名称、编号、用印人等信息。禁止在空白合同、空白纸张上加盖印章，防范印章滥用风险。（四）保密与廉洁要求合同中需明保证密条款，约定双方对项目信息、技术资料等的保密义务及违约责任。业务人员不得利用职务之