企业资料归档与管理制度文档模板

企业内部资料归档与管理制度一、总则（一）目的与依据为规范企业内部资料的收集、整理、归档与管理工作，保证资料的完整性、安全性和可追溯性，提高信息利用效率，依据《_________档案法》及企业内部管理要求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业各部门（含子公司、分支机构，下同）在业务运营、管理活动中形成的有保存价值的各类纸质、电子及其他载体资料，包括但不限于公文、合同、项目文件、会议记录、财务凭证、人事档案、技术资料等。二、资料归档分类与编号规则（一）资料分类按业务属性将资料分为以下大类，各部门可根据实际需求增设二级分类（如“综合管理类-公文”“综合管理类-会议”等）：综合管理类：包括企业章程、规章制度、公文、会议纪要、大事记等；业务运营类：包括合同协议、客户资料、销售数据、市场调研报告等；项目管理类：包括项目立项文件、可行性研究报告、验收报告、项目总结等；财务管理类：包括财务凭证、账簿、报表、审计报告等；人力资源管理类：包括员工名册、劳动合同、培训记录、绩效考核等；技术研发类：包括研发计划、技术图纸、专利文件、实验报告等；其他类：未纳入上述类别但需长期保存的重要资料。（二）编号规则采用“部门代码-年份-分类代码-流水号”格式，具体规则部门代码：用2位大写字母表示（如综合部“ZB”、财务部“CW”）；年份：用4位数字表示（如“2024”）；分类代码：用2位大写字母表示（如综合管理类“GL”、业务运营类“YW”）；流水号：用3位数字表示，从“001”起编。示例：ZB-2024-GL-001（综合部2024年综合管理类第1号资料）。三、资料归档全流程操作指引（一）资料收集责任主体：各部门资料员为资料收集第一责任人，业务经办人配合提供。收集范围：部门在职责范围内形成的具有保存价值的原始资料（含正本、副本、电子版）；外部单位发来的需办理或备案的重要文件（如通知、函件、合作方案等）；反映企业重大事件、重要决策的专项资料（如战略规划、并购方案等）。时间要求：日常资料：在资料形成后3个工作日内完成收集；项目资料：在项目结项后5个工作日内完成收集；年度汇总资料：每年12月20日前完成本年度所有资料的收集整理。（二）资料整理核对检查：资料员对收集的资料进行完整性、准确性核对，保证无缺页、漏项、数据错误，对不符合要求的资料退回原经办人补充完善。排序装订：纸质资料：按时间顺序或逻辑关系排序，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，使用无酸档案盒或文件夹装订，厚度不超过2cm；电子资料：按统一命名规则（“资料名称-形成日期-版本号”）存储，刻录至光盘或存储至企业指定的服务器文件夹，定期备份。填写备考表：对资料中存在的问题（如复印件、缺页情况）在备考表中注明，由资料员和经办人签字确认。（三）分类编号资料员根据本制度“资料分类与编号规则”对整理后的资料进行分类、编号，保证编号唯一、准确。编号后，在资料首页右上角（纸质资料）或电子文件属性（电子资料）中标注编号，方便检索。（四）移交归档移交时间：季度归档：每季度末月25日前完成本季度资料的归档移交；年度归档：次年1月15日前完成上年度所有资料的归档移交。移交流程：资料员填写《资料归档移交清单》（见附件1），详细列明资料编号、名称、页数、形成日期、保管期限等信息；档案管理员（由综合部指定）核对资料清单与实物资料，确认无误后双方在移交清单上签字；纸质资料移交至档案室存放，电子资料同步至企业档案管理系统。（五）保管与维护存放要求：纸质资料：存入符合档案保管要求的档案柜，库房保持通风、干燥（温度14-24℃，湿度45-60%），配备防火、防潮、防虫、防盗设施；电子资料：存储于专用服务器，定期（每月）进行异地备份，备份介质需标注编号和备份日期。定期检查：档案管理员每半年对库存资料进行一次清点检查，对破损、褪色资料及时修复或复制，保证资料完好。（六）借阅与利用借阅权限：普通资料：企业员工因工作需要可借阅，需经本部门负责人*审批；涉密资料（如未公开合同、核心技术资料）：需经分管领导*审批，借阅期限不超过3天。借阅流程：借阅人填写《资料借阅申请表》（见附件2），注明借阅资料名称、编号、用途、归还日期；审批人签字同意后，档案管理员办理借阅登记，借阅时当场核对资料完整性；借阅资料不得涂改、勾画、抽取、撤换，不得转借、复制（需复制的须经审批），归还时档案管理员检查无误后注销借阅记录。（七）鉴定与销毁鉴定周期：档案管理员每三年组织一次资料鉴定，由综合部、业务部门负责人*组成鉴定小组，确定资料保管期限（永久、长期10年、短期5年）。销毁流程：对保管期限届满无需继续保存的资料，由鉴定小组编制《资料销毁清册》（见附件3），经总经理审批后，由档案管理员和监销人共同销毁；销毁时需记录销毁日期、地点、监销人，销毁清册永久保存；电子资料采用物理销毁（如粉碎、低级格式化）或彻底删除，保证无法恢复。四、标准化表格工具附件1：资料归档移交清单归档编号资料名称形成部门形成日期页数保管期限备注ZB-2024-GL-0012024年度工作总结综合部2024-12-2515永久CW-2024-YW-002Q3销售合同汇总财务部2024-09-3032长期含附件移交人签字：_____________接收人签字：_____________移交日期：____年__月__日附件2：资料借阅申请表借阅人部门借阅日期归还日期张*市场部2024-06-152024-06-20资料信息归档编号资料名称借阅用途审批人意见ZB-2024-GL-0012024年度工作总结制定部门年度计划同意，借阅3天审批人签字：*档案管理员签字：_____________附件3：资料销毁清册销毁编号资料名称归档编号保管期限销毁原因销毁日期监销人XH-2024-0012019年培训签到表ZB-2019-HR-015短期保管期限届满2024-03-15李*XH-2024-0022018年市场调研报告YW-2018-SC-008短期保管期限届满2024-03-15李*审批人签字：*编制人签字：_____________日期：____年__月__日五、执行要点与风险提示（一）核心执行要点责任到人：各部门明确资料员，负责本部门资料的日常收集、整理与移交，档案管理员负责统筹归档、保管与借阅管理。及时归档：严格按照规定时间完成资料收集与移交，避免资料积压、遗失，保证信息时效性。规范操作：严格遵循分类编号、移交登记、借阅审批流程，杜绝资料私自外借、复制或损毁。（二）风险提示资料遗失风险：未及时移交或交接手续不全可能导致资料遗失，需强化移交清单核对与签字确认机制。信息泄露风险：涉密资料借阅审批不严可能造成信息泄露，需严格执行涉密资料分级管理权限。电子资料丢失风险：电子资料未定期备份或存储介质故障可能导致数据丢失，需建立“本地+异地”双备份机制。违规处