企业沟通会议安排及记录模板

一、适用范围二、操作流程（一）会前筹备：奠定高效会议基础明确会议核心目标与主题根据工作需求确定会议的核心目的（如同步进度、解决问题、决策事项等），提炼简洁明确的会议主题，避免主题模糊导致讨论发散。示例：若为“项目A进度滞后问题解决会”，主题可聚焦“分析项目A当前瓶颈及下一步行动计划”。确定参会人员与会议安排根据会议目标筛选必要参会人员（决策者、执行人、相关协作部门代表等），避免无关人员参会浪费资源。确定会议时间（优先选择工作日上午9:00-11:00或下午2:00-4:00，避开午休前后临近下班时段）、时长（建议控制在60-90分钟内）、地点（会议室或线上会议平台，提前测试设备）。制定详细会议议程按逻辑顺序梳理会议议题，明确每个议题的讨论目标、负责人及预计时长，保证议程紧凑有序。示例议程结构：上次会议待办事项回顾（10分钟，负责人：*主管）项目A当前进度汇报（20分钟，负责人：*经理）瓶颈问题讨论与解决方案brainstorming（30分钟，全体）行动计划确认与分工（20分钟，*主管）下次会议安排（5分钟，*助理）发出会议通知提前2-3个工作日通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）发送正式通知，包含会议主题、时间、地点（或会议）、议程、参会人员及需提前准备的资料（如项目进度表、问题清单等）。示例通知内容：【会议通知】项目A进度滞后问题解决会时间：2023年10月27日（周五）14:00-15:30地点：3楼会议室A（线上会议：企业内部平台）议程：详见附件请参会人员提前准备《项目A进度更新表》，并于会前1天提交至*助理处。（二）会中执行：聚焦目标，高效决策签到与开场（5分钟内）会议开始前5分钟完成签到（线上会议提前开启等候室），记录实际参会人员，若有缺席者需明确原因及后续同步方式。主持人开场，重申会议目标、议程及时长规则，提醒参会人员围绕议题发言，控制单次发言时长（建议每人不超过3分钟）。按议程推进讨论各议题负责人依次汇报，重点突出“当前状态+存在问题+需支持事项”，避免冗长背景描述。讨论环节聚焦解决方案，主持人需及时引导跑题发言，保证每项议题在预定时间内达成结论或明确下一步方向。关键讨论点需指定专人记录（如白板实时书写或文档在线协作），避免遗漏重要信息。确认会议结论与待办事项每个议题讨论结束后，主持人需总结结论，明确“做什么（What）+谁负责（Who）+何时完成（When）”，形成可执行的待办任务。示例：“完成项目A需求文档修订（负责人：*专员，截止时间：10月30日17:00前）”。全部议程结束后，主持人带领全体参会人员回顾会议结论及待办事项，保证无异议后宣布散会。（三）会后整理：形成闭环，保证落地整理会议记录会议结束后24小时内，由记录人根据会议内容及白板/协作文档记录，整理正式会议记录，内容需包含：会议基本信息（名称、时间、地点、参会人员、缺席人员及原因）；各议题讨论要点；会议决议事项；待办任务清单（含负责人、截止时间、验收标准）。会议记录需简洁客观，避免主观评价，重点突出“结论”与“行动项”。分发与确认会议记录会议记录整理完成后，先提交主持人审核，确认无误后于1个工作日内分发给所有参会人员及相关方（如项目组、部门负责人），并要求参会人员在24小时内反馈是否有遗漏或异议。跟踪待办事项进度指定专人（如会议助理或项目负责人）作为待办事项跟踪人，通过项目管理工具（如飞书项目、钉钉任务）或共享表格，实时更新待办任务进度，提前1天提醒负责人截止时间，保证任务按时完成。归档会议资料将会议通知、议程、会议记录、待办跟踪表及相关附件整理成电子档案，按“年份-月份-会议类型”分类存储至企业共享服务器（如“企业内部资料-会议记录”文件夹），便于后续查阅与复盘。三、模板示例（一）会议安排表（会前使用）会议名称项目A月度进度推进会会议主题同步10月项目A进度，解决当前瓶颈时间2023年10月25日14:00-15:30地点3楼会议室B（线上：xxx）参会人员（项目经理）、（技术主管）、（市场专员）、（设计主管）缺席人员*（产品经理，因客户拜访需同步会议纪要）议程安排1.上月待办回顾（，10分钟）2.各模块进度汇报（、、，20分钟）3.技术瓶颈问题讨论（全体，25分钟）4.11月计划确认（*，15分钟）会前准备请、提前提交《10月进度表》，*准备技术问题清单备注请携带笔记本电脑，现场同步更新项目计划（二）会议记录表（会后使用）会议基本信息名称：项目A月度进度推进会时间：2023年10月25日14:00-15:30地点：3楼会议室B参会人员：、、、记录人：*议程讨论情况1.上月待办回顾：上月完成的“需求文档初稿”已通过评审，但“用户测试方案”因资源未到位未完成，需协调市场部支持。2.各模块进度：-开发模块：完成70%，后端接口延迟3天（因第三方系统对接问题）；-设计模块：UI稿完成80%，剩余页面需与开发确认交互细节；-市场模块：宣传文案初稿完成，等待最终版设计图。3.技术瓶颈讨论：后端接口延迟主因是第三方系统文档不清晰，负责联系对方技术支持10月26日前反馈，同时*临时调配1名开发人员协助接口联调。会议决议事项1.确认项目A整体进度按原计划推进，但开发模块需延迟3天，最终交付时间调整为11月5日。2.市场部需在10月27日前提供用户测试所需资源清单，由*协调采购。待办任务清单任务描述————————————————跟进第三方系统对接问题*调配开发人员支持接口联调*提交用户测试资源清单*更新项目计划并同步全组*下次会议安排时间：2023年11月1日14:00主题：项目A11月第一周进度复盘会地点：待定（提前3天通知）记录人/审核人记录人：审核人：（项目经理）四、关键要点会前充分准备是效率前提：会议通知需提前2-3天发出，附详细议程及准备资料，避免参会人员“临时抱佛脚”；议题设置需遵循“先轻后重、先易后难”原则，优先处理简单事项，为复杂问题预留充足讨论时间。会中聚焦目标避免发散：主持人需严格把控时间，对偏离议题的发言及时引导；关键结论需当场复述确认，避免理解偏差；待办任务必须明确“责任人+截止时间”，避免模糊表述（如“尽快完成”需替换为“10月30日前完成”）。会后跟踪保证闭环管理：会议记录需在24小时内分发并确认，待办任务需通过