合同审核流程标准化作业表单

合同审核流程标准化作业表单一、适用情境本工具适用于企业各类合同（如采购合同、服务合同、销售合同、租赁合同等）签订前的标准化审核管理，旨在通过规范流程保证合同条款合规、权责清晰，有效防范法律风险与经营风险，同时提升跨部门协作效率，保障合同审批的透明性与可追溯性。适用于法务部门、业务部门、财务部门及相关管理层协同参与的合同审核场景。二、操作流程与规范步骤1：合同接收与前置登记操作内容：业务部门发起合同审核时，需将合同草案（含电子版及纸质版，纸质版需加盖部门公章或负责人签字）提交至指定对接人（通常为行政部或法务部专员）。对接人核对合同基本信息完整性，包括合同名称、合作方全称、合同主体性质（法人/其他组织/自然人）、合同标的、金额、签署日期等核心要素是否明确。责任方：业务部门（提交）、行政/法务部（接收登记）输出成果：《合同接收登记表》（记录合同编号、提交部门、提交人、提交日期、合同类型、预计审核周期等）步骤2：业务初审（业务部门职责）操作内容：业务部门负责人组织对合同的业务条款进行审核，重点核查：合作方资质（如营业执照、行业许可、授权委托书等）是否真实有效且在有效期内；合同标的、数量、质量标准、交付/服务期限、验收方式等业务需求是否与企业实际需求一致；价格条款（含总价、单价、计价方式、支付条件、税费承担）是否符合公司定价策略及预算要求；双方权利义务是否对等，是否存在明显偏向合作方的霸王条款。责任方：业务部门负责人、业务经办人输出成果：《合同初审意见表》（需明确标注“通过”“需修改后重审”“不通过”及具体修改意见，负责人签字确认）步骤3：法务复审（法务/合规部职责）操作内容：法务部收到初审通过的合同后，重点审核法律条款的合规性与风险点：合同主体是否具备完全民事行为能力，授权签署人是否获得有效授权；合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管规定，是否存在无效或可撤销风险；违约责任、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）、知识产权归属、保密条款等是否明确且合理；合同文本是否完整（含附件、补充协议等），是否存在歧义表述或矛盾条款。责任方：法务部专员、法务负责人输出成果：《合同法务复审意见表》（需逐条列明法律风险点及修改建议，法务负责人签字；重大风险需同步标注“重大风险提示”）步骤4：财务/风控专项审核（视合同类型触发）操作内容：财务审核：财务部门重点审核合同中的财务条款，包括付款方式、资金安排、发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、成本列支科目是否符合财务制度，是否存在大额预付款或资金回收风险，必要时对合作方财务状况进行评估。风控审核：针对重大合同（如金额超限、涉及核心业务、合作方为新合作伙伴等），风控部门需评估合作方信用风险、履约能力，结合企业风险偏好判断是否需追加担保措施（如保证金、保函等）。责任方：财务部、风控部（根据合同类型选择性参与）输出成果：《合同财务审核意见表》《合同风险评估表》（需明确审核结论及建议，负责人签字）步骤5：终审与审批（管理层职责）操作内容：根据合同金额、类型及风险等级，确定终审权限（如部门负责人审批、分管副总审批、总经理审批或董事会审批）。终审人结合各部门审核意见，从公司战略、整体利益及风险可控性角度最终审批，签署明确的审批意见（如“同意签署”“修改后同意签署”“不同意签署”）。责任方：对应层级审批人输出成果：《合同终审审批表》（需标注审批意见、审批日期及签字，审批权限需符合公司《合同管理办法》规定）步骤6：合同签署与归档操作内容：审批通过后，由行政部或法务部根据终审意见组织合同文本定稿，保证所有修改内容已落实，与合作方最终确认版本；按照公司用印管理规定，履行用印审批流程，由授权人在合同文本上加盖公司公章或合同专用章（严禁空白合同盖章）；签署完成后，行政部将合同正本（至少一式两份，合作方与公司各执一份）及审核过程中形成的所有材料（含接收登记表、各阶段审核意见表、审批表等）整理归档，建立电子台账，保证档案完整、可查询。责任方：行政部、法务部、用印审批人输出成果：签署生效的合同文本、完整的合同档案（电子+纸质）三、合同审核流程记录表（模板）合同编号合同名称合作方全称合同类型（采购/服务/销售等）合同金额（元）审核阶段审核部门/人审核意见审核日期备注业务初审业务部门*经理法务复审法务部*专员财务审核（如需）财务部*主管风控评估（如需）风控部*经理终审审批分管/总经理签署确认用印人*已签署，合同编号：归档状态行政部*专员档案编号：归档日期：四、关键提示条款完整性核查：审核时需保证合同包含核心要素（当事人信息、标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方法等），避免因条款缺失导致合同无效或履行争议。法律风险重点规避：重点关注格式条款（如“最终解释权归甲方所有”等可能被认定为无效的条款）、违约责任不对等（如单方加重我方责任）、管辖约定不明（如“由甲方所在地法院管辖”需明确具体城市）等风险点。数据准确性复核：合同中的金额、日期、数量、账号等关键信息需与业务单据、审批记录一致，避免笔误；涉及附件的，需在合同中注明附件名称及效力（如“附件为本合同组成部分，与本合同具有同等法律效力”）。时效性管理：各环节审核需在承诺时限内完成（一般合同不超过3个工作日，重大合同不超过5个工作日），避免因审核延误影响业务进展；合同生效后，需及时跟踪履行情况，发觉异常及时启动风险应对程序。保密要求：合同内容及审核过程中的商业信息、敏感