部门会议纪要及任务分配模板

部门会议纪要及任务分配模板适用场景说明周例会、月度总结会等周期性工作部署会议；项目启动会、阶段性复盘会等专项推进会议；跨部门协调会、问题解决会等协作类会议；临时性工作安排会议。通过规范记录会议核心内容与任务分工，保证信息传递准确、责任落实到位，提升团队协作效率。操作步骤详解一、会前准备：明确会议目标与基础信息确定会议核心要素：提前明确会议主题（如“Q3重点项目进度同步会”）、时间、地点（线上/线下）、主持人及预计参会人员，保证会议目标清晰（如“解决项目瓶颈，明确下一阶段任务”）。准备会议材料：如有必要，提前分发议题背景、项目数据等材料，供参会人预习，提高讨论效率。通知到位：通过部门群或邮件发送会议通知，注明时间、地点、主题及需提前准备的资料，提醒参会人准时参加。二、会中记录：聚焦关键信息与讨论成果记录基本信息：由指定记录人填写会议时间、地点、主持人、参会人员（含缺席人员及原因）、记录人等基础信息，保证要素完整。梳理会议议程：按会议既定议程逐项记录，每个议题需包含：讨论背景（如“当前项目进度滞后原因分析”）；主要发言要点（简明扼要记录不同参会人的核心观点，避免冗长描述，例如“*建议增加测试人力，优先解决模块兼容性问题”）；达成的共识或结论（如“确定增加2名测试工程师，本周内完成资源调配”）。明确任务分配：针对会议结论需落地执行的任务，实时记录：具体任务内容（如“完成模块的接口测试”）；直接负责人（避免模糊表述，明确为“*”而非“相关同事”）；计划完成时间（精确到日期，如“2023年10月20日前”）；任务优先级（高/中/低，可根据紧急程度标注）；所需支持资源（如“需*协助协调测试环境”）。三、会后整理：形成纪要并推动落地整理会议纪要：会议结束后24小时内，记录人根据会议记录整理正式纪要，保证内容客观、准确，重点突出“结论”与“任务分配”两部分，避免无关信息。审核与分发：纪要完成后提交主持人审核，确认无误后通过部门邮件或协作工具（如企业钉钉）分发至所有参会人员，抄送部门负责人，保证信息同步。跟踪任务进度：指定专人（通常为会议主持人或项目助理）定期（如每周例会）跟进任务完成情况，对逾期任务及时提醒协调，保证各项工作按计划推进。会议纪要及任务分配模板会议基本信息会议名称例：Q3重点项目进度同步会会议时间YYYY年MM月DD日HH:mm-HH:mm会议地点例：3楼会议室/线上腾讯会议（会议号：X–）主持人*参会人员、、、（共X人）缺席人员及原因例：*（因出差请假）记录人*会议主题例：解决项目进度滞后问题，明确下一阶段任务分工会议议程与讨论内容议题一：项目当前进度概述背景：截至本周，项目整体完成度60%，较计划滞后10%。发言要点：-（项目经理）：开发阶段因第三方接口变更导致延误3天；-（测试负责人）：测试环境搭建延迟，影响测试进度2天。结论：确认进度滞后主要原因为外部因素，需协调资源追赶。议题二：下一阶段任务调整方案背景：为保证项目按时交付，需重新分配任务并调整优先级。发言要点：-（技术总监）：优先完成核心模块开发，非核心功能可适当延后；-（产品经理）：建议增加需求评审环节，减少后期变更。结论：同意调整任务优先级，增加需求评审会。任务分配明细任务编号任务描述T001完成模块核心功能开发并通过内部评审T002搭建新测试环境并完成部署T003组织需求评审会，确认后续开发范围T004编写项目风险应对方案下一步行动计划1.会议纪要分发后，各任务负责人需在2个工作日内确认任务接收情况；2.下周一（10月16日）17:00前，各负责人提交任务进度更新至项目群；3.10月17日10:00召开项目周会，同步任务进展及问题。使用注意事项记录客观性：纪要需忠实反映会议内容，避免加入记录人主观判断，发言要点以“*表示”或“会议明确”等客观表述为准。任务明确性：任务描述需具体可执行（如“完成报告”而非“推进工作”），负责人、时间、优先级等要素缺一不可，避免责任模糊。时效性管理：会议纪要需在会后24小时内完成并分发，任务进度跟踪需定期跟进，保证“事事有跟进、件件有反馈”。保密与归档：涉及敏感信息的会议（如人员调整、未公开项目），纪要