会议组织与活动策划执行清单

会议组织与活动策划执行清单适用场景与对象本清单适用于企业内部各类会议（季度总结会、项目启动会、跨部门协调会）、商务活动（产品发布会、客户答谢会、行业研讨会）、内部文化活动（年会、团建拓展、员工生日会）等需系统化策划与执行的场景，可由行政部、项目部、活动策划岗等岗位直接套用，保证流程规范、细节无遗漏。标准化执行流程会议/活动执行需按“前期筹备—中期执行—后期收尾”三阶段推进，每个阶段明确核心任务与输出成果，保障全流程可控。一、前期筹备：明确需求，制定方案需求确认与发起方深度沟通，明确核心目标（如信息同步、决策落地、品牌宣传、团队凝聚）、主题基调（正式/轻松/专业）、时间（日期、具体时段）、地点偏好（线上/线下，若线下需确认区域、容量要求）、参会人员范围（层级、人数、特殊需求，如是否需翻译、素食安排）。输出《需求确认单》，经发起方签字确认，避免后续理解偏差。方案制定议程/流程设计：按时间节点拆分环节（如开场致辞、主题分享、互动讨论、总结闭营），明确各环节时长、负责人（如“14:00-14:20领导致辞，由*总监担任”）。预算编制：列出成本项（场地费、物料制作费、餐饮费、人员费、交通费、应急备用金等），预留10%-15%备用金，按公司流程报批。人员分工：确定总协调人（统筹全局）、签到组（负责接待与资料发放）、物料组（物料采购与布置）、技术组（设备调试与保障）、应急组（处理突发情况），明确各组职责与对接人。资源筹备场地落实：若线下，实地考察场地（确认容量、设备、交通便利性、停车条件），签订租赁合同，明确进场/撤场时间、设备清单（如投影仪、麦克风、白板）。物料准备：根据方案制作物料（背景板、签到墙、会议资料、礼品、指示牌、桌签等），提前3天完成物料核对，保证数量准确、内容无误。人员通知：提前7-10天向参会人员发送正式邀请（含时间、地点、议程、着装建议、交通指引），统计参会回执，提前3天发送提醒通知。二、中期执行：现场把控，灵活应变场地布置提前2小时进场，按方案布置场地（桌椅摆放、背景板安装、物料摆放、设备调试），技术组全程跟进，保证投影、音响、灯光等设备正常运行。签到与引导签到组设置签到处，发放会议资料、胸卡、礼品，引导参会人员入座（如有特殊需求，如VIP嘉宾、残障人士，提前安排专属座位与引导服务）。流程推进总协调人按议程时间推进各环节，提前5分钟提醒下一环节负责人，保证衔接顺畅；若某环节延误，及时调整后续环节时长，避免整体超时。应急处理应急组全程待命，应对突发情况：设备故障：技术组立即启用备用设备（如备用话筒、笔记本电脑）；人员缺席：提前与备用发言人沟通，临时调整议程；现场秩序：引导组维持人流，避免拥堵；健康问题：配备急救包，必要时联系附近医院。三、后期收尾：总结复盘，闭环管理资料整理收集会议记录、照片、视频，整理成《会议纪要》或《活动总结报告》，3个工作日内发给发起方及相关人员，明确待办事项与责任人。费用结算整理所有票据（场地租赁、物料采购、餐饮服务等），按财务流程报销，5个工作日内完成费用结算，保证票据齐全、金额准确。反馈收集与复盘通过问卷星、邮件等方式收集参会人员反馈（满意度、建议、改进点），10个工作日内分析反馈，形成《活动复盘报告》，总结经验教训（如“下次需增加互动环节”“物料制作周期需提前”）。资料归档将方案、纪要、反馈、复盘报告等资料分类存档，便于后续查阅与参考。分阶段执行清单模板一、前期筹备阶段清单具体事项负责人完成时限备注需求调研与确认*主管活动前30天输出《需求确认单》，发起方签字方案制定与审批*经理活动前25天含议程、预算、分工，需财务部审核场地预定与合同签订*助理活动前20天确认设备清单、含撤场违约条款核心物料设计与制作*设计师活动前15天背景板、签到稿需最终稿确认参会人员名单确认与通知*专员活动前10天发送邀请，统计回执（含特殊需求）细节物料采购与清点*助理活动前7天资料打印、礼品采购、指示牌制作二、中期筹备阶段清单具体事项负责人完成时限备注人员分工与培训*主管活动前5天明确各组职责，进行应急流程演练设备调试与彩排*技术员活动前1天投影、音响测试，议程流程彩排餐饮与交通安排确认*专员活动前3天确认菜单、接送车时间与路线天气预案确认（若户外）*助理活动前1天准备雨棚、遮阳棚或备用室内场地三、现场执行阶段清单具体事项负责人完成时限备注场地最终布置与检查*组长活动当天2小时前物料、桌椅、设备逐一核对参会人员签到与引导*助理活动当天30分钟前发放资料，指引座位，解答疑问流程推进与时间把控*经理活动全程按议程提醒负责人，灵活调整环节应急事件处理*应急组活动全程设备故障、人员突发情况10分钟内响应摄影摄像与资料收集*摄影师活动全程拍摄关键环节，保证画面清晰、完整四、后期收尾阶段清单具体事项负责人完成时限备注物料回收与场地清理*助理活动结束后1小时内可重复利用物料登记入库，垃圾清运会议纪要与资料整理*专员活动结束后3个工作日内输出正式纪要，附照片/视频费用报销与结算*财务活动结束后5个工作日内票据整理，完成报销流程参会反馈收集与分析*主管活动结束后10个工作日内形成反馈报告，提出改进建议复盘会议与资料归档*经理活动结束后15个工作日内总结经验，资料存档（电子+纸质）执行关键与风险提示目标导向：策划前务必与发起方对齐核心目标（如“决策会”需提前分发资料预留讨论时间，“发布会”需注重品牌视觉呈现），避免活动偏离主题。时间预留：每个环节设置10%-15%缓冲时间（如议程总时长2小时，预留15分钟机动时间），应对设备调试、人员迟到等突发情况。细节闭环：物料清单需逐一核对（如资料页码、礼品数量、桌签姓名），现场安排专人“二次检查”，避免“少页、漏项、错误”等问题。应急预演：针对常见风险（如停电、设备故障、嘉宾缺席）制定备用方案，提前演练（如备用发电机、备用话筒、备用发言人名单）。沟通同步：建立活动专属沟通群（含各负责人、场地方、供应商），实时同步进展（如“物料已送达”“设备调试正常”），保证信息传递及时准确