2026年有色金属公司公章证照分级审批管理制度

2026年有色金属公司公章证照分级审批管理制度第一章总则第一条制度目的为规范公司公章、证照的使用、保管及审批管理，建立分级负责、权责明确的管理机制，防范公章证照使用风险，保障公司合法权益和经营活动有序开展，依据国家相关法律法规及公司管理实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司各类公章（包括公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、部门专用章等）和各类证照（包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、行业资质证书、许可证等）的申领、保管、使用、借用、年检、变更及注销等全流程管理工作。公司全体部门及员工在涉及公章证照相关操作时，均应遵守本制度规定。第三条基本原则1.分级审批原则：根据公章证照的重要程度、使用场景及风险等级，划分审批权限层级，明确各级审批责任，确保审批流程规范有序。2.专人保管原则：公章证照实行专人专柜保管，明确保管责任人，建立保管台账，确保账物相符、安全可控。3.合规使用原则：公章证照使用必须符合国家法律法规、公司规章制度及业务实际需求，严禁违规使用、滥用或私用。4.全程追溯原则：公章证照的申请、审批、使用、归还等环节均需做好书面记录，确保每一次使用行为可追溯、可核查。5.风险防控原则：建立公章证照使用风险排查机制，定期开展检查，及时发现和消除风险隐患，防范法律纠纷和经济损失。第二章组织架构及职责第四条管理架构公司建立“统一管理、分级负责”的公章证照管理架构，行政部门为公章证照管理的归口部门，各业务部门配合开展相关工作，形成分工明确、协同配合的管理体系。第五条部门职责1.行政部门：作为核心管理部门，主要职责包括：制定公章证照管理细则及分级审批标准；负责公司级公章、核心证照的保管、登记及日常管理；审核公章证照使用、借用、变更等申请；组织证照年检、换证及注销工作；建立公章证照管理档案；定期开展公章证照管理检查及风险排查。2.业务部门：作为使用申请部门，主要职责包括：根据业务需求提出公章证照使用、借用申请；确保申请事由真实、合法、合规；负责使用过程中的证照保管及安全防范；按规定及时归还借用的公章证照；配合行政部门开展证照年检、变更等工作。3.财务部门：负责财务专用章、发票专用章等财务类公章的保管和使用管理；制定财务类公章使用细则；按分级审批要求审核财务相关业务的公章使用申请；配合行政部门开展公章证照专项检查。4.法务部门：负责公章证照使用的法律合规审核；提供法律专业支持；协助处理公章证照使用相关的法律纠纷；参与公章证照管理制度的修订完善。5.审批部门：根据分级审批权限，对公章证照使用申请进行审核批准；对申请事由的真实性、合理性、合规性进行把关；承担相应审批责任。第三章公章分级审批管理第六条公章分级标准根据公章重要程度及使用风险，将公司公章分为一级、二级、三级：一级公章包括公司公章、法定代表人章；二级公章包括财务专用章、合同专用章；三级公章包括部门专用章、项目专用章等。不同级别公章实行不同的审批流程和管理要求。第七条一级公章审批流程一级公章使用需严格履行审批手续：业务部门提出书面申请，详细说明使用事由、使用范围、文件名称及份数等信息；经部门负责人审核签字后，报分管领导审批；涉及重大事项（如重大合同签订、对外担保、投融资等）需报公司主要负责人审批；法务部门对相关文件进行合规审核；审批通过后，由行政部门公章保管人核对申请信息，确认无误后按规定使用，并做好使用记录。第八条二级公章审批流程二级公章使用按以下流程审批：业务部门提出书面申请，明确使用事由及相关文件信息；部门负责人审核签字；涉及金额较大或重要业务的，报分管领导审批；财务类公章使用需经财务部门负责人审核；合同专用章使用需经法务部门审核；审批通过后，由相应保管人核对信息并使用，同时做好记录。第九条三级公章审批流程三级公章使用审批流程：由使用部门内部提出申请，说明使用事由；经部门负责人审核批准后，由部门公章保管人按规定使用；涉及跨部门使用或重要事项的，需报分管领导备案；使用情况需及时记录在部门公章使用台账中，定期报行政部门备案。第十条公章使用特殊规定公章使用需在公司指定地点进行，原则上不得带出公司；确因工作需要带出的，需按对应级别审批流程额外提交外出使用申请，明确使用时间、地点、用途及保管责任人，经批准后由专人陪同携带，使用完毕后立即归还并办理核销手续。严禁在空白文件、空白合同、空白介绍信上加盖公章；特殊情况需经公司主要负责人批准，并严格控制使用范围和份数，使用后及时核销。第四章证照分级审批管理第十一条证照分级标准根据证照重要程度及影响范围，将公司证照分为核心证照、重要证照、一般证照：核心证照包括营业执照、法定代表人身份证明、核心资质证书等；重要证照包括税务登记证、行业许可证书、专项资质证书等；一般证照包括各类备案证明、荣誉证书等。第十二条核心证照审批流程核心证照的使用、借用、变更需按以下流程审批：业务部门提出书面申请，详细说明申请事项、使用用途、使用期限等信息；部门负责人审核签字；报分管领导审批；涉及证照变更、注销等重大事项需报公司主要负责人审批；行政部门审核申请材料的完整性和合规性；审批通过后，由行政部门证照保管人办理相关手续，使用或借出时需签订领用协议，明确保管责任，归还时进行查验核对。第十三条重要证照审批流程重要证照使用、借用审批流程：业务部门提出书面申请，说明使用事由及相关情况；部门负责人审核签字；报行政部门负责人审批；涉及跨部门使用或长期借用的，报分管领导备案；行政部门核对申请信息后，办理领用手续并做好记录，领用部门需承担保管责任，确保证照完好无损。第十四条一般证照审批流程一般证照使用、借用审批流程：业务部门提出申请，经部门负责人审核批准后，到行政部门办理领用手续；行政部门做好领用记录，明确归还时间；领用部门需妥善保管，按时归还，如有损坏或遗失，需承担相应责任。第十五条证照年检与变更管理行政部门建立证照管理台账，提前30天提醒相关部门办理证照年检、换证手续；证照变更、延续、注销等需由业务部门提出申请，按对应分级审批流程报批后，由行政部门负责办理相关手续，相关部门配合提供所需材料；证照办理完毕后，行政部门及时更新台账信息，确保证照信息准确有效。第五章保管与风险防控第十六条保管要求公章证照保管实行“专人负责、专柜存放、双人监管”制度：保管人需具备高度责任心和保密意识，签订保管责任书；公章证照存放于带锁保险柜或专用保管柜中，钥匙由保管人专人保管，严禁转借他人；保管人离职或岗位调整时，需办理公章证照交接手续，列明交接清单，经双方签字确认后报行政部门备案；定期对公章证照进行盘点核对，确保账物相符。第十七条风险防控措施建立公章证照使用风险防控机制：行政部门定期开展公章证照管理检查，重点检查保管情况、使用记录、审批流程执行情况等；对发现的问题建立台账，限期整改；加强员工保密教育和合规培训，提升风险防范意识；严禁无关人员接触公章证照保管区域；发现公章证照遗失、被盗、伪造等情况，立即启动应急预案，及时报告公司管理层，采取挂失、报案、补办等措施，减少损失。第十八条记录管理建立健全公章证照管理记录体系，包括使用申请表、审批表、领用登记台账、归还核销记录、年检变更记录、检查记录等；所有记录需真实、完整、规范，保存期限不少于5年；行政部门负责记录的整理、归档和保管，确保可追溯、可核查。第六章责任追究与奖惩第十九条责任追究对违反本制度规定的部门及个人，根据情节轻重追究相应责任：未按审批流程使用公章证照的，给予通报批评；擅自使用、滥用公章证照或在空白文件上盖章的，给予经济处罚，情节严重的追究行政责任；因保管不善导致公章证照遗失、损坏的，承担相应赔偿责任；伪造、变造公章证照或利用公章证照从事违法违规活动的，依法追究法律责任；审批人员未履行审核职责，导致违规使用的，承担相应审批责任。第二十条表彰奖励对严格遵守本制度规定、在公章证照管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰奖励：长期规范保管公章证照、无任何违规记录的；及时发现并制止公章证照使用违规行为，避免公司损失的；在公章证照风险防控工作中提出有效建议并被采纳的。奖励形式包括通报表扬