电子文件管理制度

资料来源于网络整理，更多高质量文档请联系。电子文件管理制度第一章

总则第一条目的与依据

为规范本单位电子文件的管理，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，提高电子文件管理效率，促进信息资源有效利用与共享，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）、《党政机关电子公文处理工作办法》等相关法律法规及标准规范，结合本单位实际情况，制定本制度。第二条适用范围

本制度适用于本单位在履行职能活动中产生、接收、管理和利用的各类电子文件及其元数据。本单位各部门及全体工作人员均应遵守本制度。第三条基本概念

（一）电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（二）元数据：指描述电子文件的背景、内容、结构及其管理过程的数据。

（三）电子档案：指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。第四条管理原则

（一）统一管理：对电子文件实行统一规划、统一制度、统一管理。

（二）全程管理：对电子文件从产生、办理、归档到永久保存或销毁的整个生命周期进行全过程管理。

（三）规范标准：电子文件管理应符合国家及行业相关标准与规范。

（四）安全保密：确保电子文件的安全，防止信息泄露、丢失、被篡改或非法访问。

（五）便于利用：在保障安全的前提下，提供便捷的电子文件检索、查阅和利用服务。第二章管理职责与分工第五条组织领导

本单位成立电子文件管理工作领导小组，由单位分管领导担任组长，办公室、信息技术部门、业务部门、档案管理部门负责人为成员，负责统筹协调电子文件管理工作，审议电子文件管理相关重要事项。第六条部门职责

（一）办公室/综合部门：作为电子文件管理的归口部门，负责组织、协调、指导、监督本制度的实施；牵头制定相关实施细则；负责电子公文收发、运转等环节的管理。

（二）信息技术部门：负责电子文件管理信息系统的建设、运行、维护和技术支持；负责网络、服务器、存储设备等基础设施的安全稳定运行；负责数据备份与灾难恢复的技术实施。

（三）各业务部门：负责本部门在业务活动中形成的电子文件的收集、整理、著录、鉴定、归档等工作；确保本部门电子文件的真实性、完整性和规范性。

（四）档案管理部门：负责接收、管理、保存、提供利用已归档的电子档案；负责对归档电子文件进行质量检查；组织开展电子档案的鉴定与处置工作。第七条人员要求

从事电子文件管理的人员应具备相应的专业知识和技能，定期参加培训。严格遵守安全保密规定。第三章电子文件的形成与捕获第八条形成要求

（一）电子文件在形成时，应采用符合国家和行业标准的文件格式（如OFD、PDF/A等版式文件格式），确保长期可读。

（二）电子文件应包含必要的元数据，元数据项目应符合《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46）等标准要求。

（三）重要电子文件在形成时应进行电子签名或采取其他可靠的防篡改措施。第九条捕获

（一）电子文件管理系统（EDMS）或相关业务系统应能及时、完整地捕获在业务处理过程中产生的电子文件及其元数据。

（二）捕获的电子文件应赋予唯一的标识符。

（三）对于外部接收的电子文件，应在接收时进行病毒查杀和格式兼容性检查，并及时捕获到管理系统中。第四章电子文件的整理与著录第十条分类与整理

电子文件应按照本单位制定的分类方案进行逻辑分类和组织，保持文件之间的有机联系。分类方案应科学、合理，便于检索和利用。第十一条著录

（一）应对电子文件进行著录，著录信息应包括题名、责任者、日期、文号、密级、保管期限、摘要等核心元数据。

（二）著录工作应与电子文件形成、办理过程同步进行或及时完成。

（三）著录应准确、规范，符合相关标准要求。第五章电子文件的归档与移交第十二条归档范围

凡反映本单位主要职能活动、具有查考和保存价值的电子文件及其元数据均应纳入归档范围。具体范围参照本单位制定的《文件材料归档范围与保管期限表》执行。第十三条归档时间

（一）逻辑归档：可在电子文件处理完毕后定期或实时进行。

（二）物理归档：应按照年度或项目周期，在次年六月底前或项目结束后三个月内完成。第十四条归档要求

（一）电子文件归档时，应同时保存文件的最终版本和重要的修改过程版本（如有要求）。

（二）归档电子文件必须真实、完整、可用，元数据齐全。

（三）归档时应进行鉴定，划定保管期限。

（四）归档的电子文件应采用符合长期保存要求的格式，必要时进行格式转换。

（五）归档时应进行病毒查杀。

（六）履行归档交接手续，填写《电子文件归档移交清单》。第十五条移交

业务部门应将整理好的归档电子文件及其元数据、相关软件、说明文件等，按规定时间向档案管理部门移交。档案管理部门应进行质量检查，合格后方可接收。第六章电子文件的存储与备份第十六条存储架构

建立在线、近线和离线相结合的分级存储体系。常用电子文件提供在线访问；不常用但需保留的电子文件可置于近线存储；重要电子档案应制作脱机备份介质。第十七条存储环境

存储电子文件的服务器、磁盘阵列、磁带库、光盘等设备及环境应安全、稳定、可靠，符合温湿度、防磁、防尘等要求。第十八条备份策略

（一）制定完善的备份与恢复策略。

（二）定期对电子文件及其元数据进行备份，包括完全备份和增量备份。

（三）备份介质应异地、异质保存，确保灾难发生时能够恢复。

（四）定期对备份数据的可恢复性进行测试。第七章电子文件的保管与保护第十九条保管要求

（一）确保电子文件在存储、迁移、转换过程中内容信息不丢失、不损坏。

（二）定期对电子文件进行完整性、可用性检查。

（三）对涉密电子文件，应按国家保密规定进行管理。第二十条迁移与转换

因系统升级、格式过时等原因，需对电子文件进行迁移或格式转换时，应制定周密方案，确保迁移或转换后的电子文件与原件完全一致，并保留迁移、转换记录。第八章电子文件的利用与销毁第二十一条利用原则

在保障信息安全的前提下，积极提供电子文件的利用服务。利用应遵循相关审批程序，不得损害国家、单位和他人的合法权益。第二十二条利用方式

（一）根据电子文件的密级和权限设置，提供在线查阅、下载、打印等服务。

（二）建立利用登记制度，记录利用者、利用时间、利用内容及用途。第二十三条鉴定与销毁

（一）定期对已到保管期限的电子档案进行鉴定。

（二）经鉴定确无保存价值的电子档案，应编制销毁清册，履行审批手续后，方可实施销毁。

（三）销毁应在指定监督下进行，确保信息彻底不可恢复。涉密电子文件的销毁应符合国家保密规定。

（四）销毁清册应永久保存。第九章电子文件的安全管理第二十四条系统安全

电子文件管理系统应具备身份认证、访问控制、权限管理、操作审计、数据加密等安全功能。第二十五条访问控制

根据“最小授权原则”和岗位职责，严格设置用户对电子文件的访问、修改、删除等操作权限。第二十六条操作审计

对电子文件管理系统的关键操作（如创建、修改、删除、归档、利用等）进行详细日志记录，并定期审计。第二十七条应急响应

制定电子文件安全应急预案，明确在发生安全事件（如系统故障、网络攻击、数据泄露等）时的响应流程和恢复措施。第十章附则第二十八条制度解释

本制度由本单位办公室（或指定的归口部门）负责解释。第二十九条实施细则

各部门可根据本制度，结合自身业务特点，制定相应的电子文件管理实施细则。第三十条施行日期

本制度自发布之日起施行。第三十一条修订

本制度将根据国家法律法规、技术发展及管理需要适时进行修订。附件（建议）：《电子文件归档范围与保管期限表》《电子文件元数据方案》《电子文件归档移交清单（样表）》《电子文件利用申请审批表（样表）》《电子档案销毁清册（样表）》（注：本范本为通用性模板，各单位在具体应用时，需结合自身组织架构、业务类型和信息系统环境进行细化和调整，以确保制度的适用性和有效性。）附件1：电子文件归档范围与保管期限表说明：本表明确了本单位在履行职能活动中形成的、具有保存价值的各类电子文件的归档范围及其对应的保管期限。保管期限分为永久、定期30年、定期10年三类。各部门应参照此表，确保应归尽归。（请根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及本单位业务特点具体制定，下表为示例）序号文件类别文件内容示例保管期限1决策管理类本单位制定的方针、政策、规章、制度；重要会议、活动的全套文件材料永久2业务工作类履行主要职能活动形成的核心业务文件、报告、总结永久或30年3机构人事类机构设置、人事任免、奖惩、职工名册永久4财务资产类财务管理中形成的凭证、报表、账簿（按财政部、国家档案局规定）永久、30年或10年5项目建设类工程项目从立项至验收的全套文件、图纸永久、30年或10年6声像多媒体类重要活动形成的照片、音频、视频文件永久或30年附件2：电子文件元数据方案说明：元数据是描述电子文件背景、内容、结构及其管理过程的数据，是保证电子文件真实、完整、可用与可理解的关键。以下为本单位电子文件归档的元数据基本集，其中标注“*”为必著项。元数据元素名称说明与著录要求是否必著*档号按照档案分类方案赋予档案的代码是*题名电子文件的标题是*责任者制发文件的单位或个人是*成文日期文件形成或签发日期是*文种如：通知、报告、决定等是*密级公开、内部、秘密、机密、绝密是*保管期限永久、定期30年、定期10年是发文字号文件制发过程中的编号否附件说明文件附件的题名等信息否*硬件环境形成或处理文件的计算机硬件信息是*软件环境形成或处理文件的软件名称、版本是文件格式如：OFD,PDF/A,DOCX,JPEG等否处理记录文件流转、审批、迁移等关键操作记录否附件3：电子文件归档移交清单（样表）说明：本表由电子文件形成部门在向档案部门移交归档电子文件时填写，一式两份，交接双方各执一份。电子文件归档移交清单移交部门移交人接收部门接收人移交时间年月日接收时间年月日载体类型☑光盘□硬盘□磁带□其他：______载体编号序号档号题名形成时间保管期限载体中的存储路径备注12...检测内容结果（合格√/不合格×）说明病毒检测真实性、完整性检测可读性检测元数据齐全性交接意见移交部门（盖章）：

年月日接收部门（盖章）：

年月日附件4：电子文件利用申请审批表（样表）说明：利用者查阅、复制、摘抄电子档案时，需填写此表并经相关部门审批，以保障电子档案的安全与合规使用。电子文件利用申请审批表申请人信息姓名部门/单位联系方式申请日期年月日利用档案信息档号题名内容摘要利用目的与方式□查阅□复制□摘抄□其他：_____具体事由：审批意见档案部门意见签字/盖章：

年月日保密或业务主管部门意见

（如涉及敏感信息）签字/盖章：

年月日单位领导审批

（如必要）签字/盖章：

年月日利用情况记录实际利用时间年月日至年月日档案管理员附件5：电子档案销毁清册（样表）说明：对经鉴定确无保存价值、达到保管期限的电子档案进行销毁时，须填