某跑步俱乐部办公设备使用规定

某跑步俱乐部办公设备使用规定第一章总则第一条为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）办公设备使用管理，提高设备使用效率，保障日常运营及会员服务工作有序开展，避免资源浪费与资产流失，结合俱乐部实际情况，制定本规定。第二条本规定所称“办公设备”，指俱乐部为满足日常办公、活动组织、会员服务等需求配置的电子及机械类设备，包括但不限于：电脑（含笔记本电脑）、打印机（含多功能一体机）、扫描仪、投影仪、碎纸机、电话机、空调、饮水机等。第三条本规定适用于俱乐部全体工作人员（含专职、兼职及实习人员）及临时借用设备的合作单位人员。第四条办公设备使用管理遵循“统一规划、责任到人、合理使用、定期维护”原则，兼顾效率与节约，确保设备安全、稳定运行，为俱乐部高质量发展提供基础保障。第二章管理职责划分第五条行政部为俱乐部办公设备管理的统筹部门，负责以下工作：（一）制定设备采购计划，组织采购、验收及登记；（二）建立设备台账，记录设备名称、型号、编号、购置时间、使用部门/人员、维护记录等信息；（三）监督各部门设备使用情况，定期开展检查；（四）协调设备维修、报废及处置事宜；（五）组织设备使用培训，普及操作规范与安全知识。第六条各部门负责人为所在部门办公设备管理的第一责任人，负责：（一）落实本部门设备使用规范，监督人员按章操作；（二）定期检查设备运行状态，发现异常及时上报行政部；（三）配合行政部完成设备盘点、维护及处置等工作。第七条设备使用人（含直接使用与保管人员）为设备管理的直接责任人，承担以下义务：（一）熟悉设备操作流程，严格按说明书或培训要求使用；（二）做好设备日常清洁、保养，避免因人为疏忽导致损坏；（三）设备使用完毕及时归位，共享设备需按预约顺序交接；（四）发现设备故障或异常立即停止使用并上报部门负责人；（五）调离原岗位或离职时，须与接任人员完成设备交接手续。第三章设备采购与登记管理第八条办公设备采购实行“需求申报—审批—采购—验收—登记”流程：（一）需求申报：各部门根据实际工作需要，于每季度首月5日前提交《办公设备采购申请表》，注明设备名称、型号、数量及用途；（二）审批：行政部汇总需求后，结合设备存量、使用效率及年度预算，提出审核意见，报俱乐部负责人审批；（三）采购：经审批通过后，行政部通过公开比价或定点采购方式完成采购，优先选择节能、耐用、售后服务完善的品牌；（四）验收：设备到货后，行政部联合使用部门共同验收，核对型号、配件及功能，留存发票、保修卡等凭证；（五）登记：验收合格后，行政部为设备编制唯一编号，录入电子台账，并同步更新纸质档案。第九条严禁未经审批擅自采购办公设备。特殊情况下（如设备突发损坏需紧急替换），使用部门须电话请示俱乐部负责人同意后先行采购，3个工作日内补办审批手续。第四章设备使用规范第十条通用使用要求：（一）严禁将办公设备用于与工作无关的事项（如私人打印、娱乐游戏等）；（二）非授权人员不得操作精密设备（如投影仪、扫描仪等）；（三）设备使用过程中需注意用电安全，避免超负荷运转或违规接线；（四）共享设备（如打印机、投影仪）须通过俱乐部内部系统预约使用，注明使用时间、用途，按预约顺序使用；（五）设备使用完毕后，须关闭电源、归置配件（如投影仪遥控器、打印机纸盒），保持环境整洁。第十一条专用设备操作细则：（一）电脑（含笔记本电脑）：1.开机须设置登录密码，重要文件需加密存储或备份至俱乐部云盘，禁止存储违规或敏感信息；2.安装软件须经部门负责人审批，严禁安装与工作无关的程序（如游戏、直播软件）；3.外接移动存储设备（U盘、硬盘）需先进行病毒检测，避免感染系统；4.长时间不使用时（超过1小时）须关闭显示器，下班时须关闭主机电源；5.笔记本电脑随身携带时需妥善保管，禁止遗落或交非授权人员使用。（二）打印机/多功能一体机：1.打印前需核对纸张规格（默认A4纸）、打印份数及内容，避免错打、漏打；2.提倡双面打印，非正式文件优先使用废纸反面；3.耗材（墨盒、硒鼓）更换需联系行政部，禁止自行拆卸；4.设备卡纸时，须先关闭电源，按说明书指示缓慢取出纸张，避免强行拉扯；5.每月统计各部门打印量，超量使用需提交说明（标准由行政部根据历史数据制定）。（三）投影仪：1.使用前检查连接线（HDMI线、VGA线）是否完好，调试画面亮度、焦距至合适状态；2.投影时间连续不超过4小时（大型活动除外），中途需关闭散热30分钟；3.关闭设备后，须待风扇停止运转（约5分钟）再切断电源，避免灯泡过热损坏；4.镜头需定期用专用清洁布擦拭，禁止用手或粗糙物品触碰。（四）碎纸机：1.单次碎纸量不得超过设备标注的最大容量，避免卡纸或电机过载；2.碎纸过程中禁止将手或其他物品伸入入纸口；3.碎纸完成后需清理纸屑盒，防止积灰影响后续使用；4.敏感文件（如会员信息、财务单据）须彻底粉碎，禁止遗漏。（五）电话机：1.公务通话需简明扼要，避免长时间占用线路；2.私人通话仅限紧急情况，单次时长不超过5分钟；3.禁止用办公电话拨打声讯、游戏充值等付费号码；4.通话结束后需轻放话筒，避免摔落损坏。第五章设备维护与维修第十二条日常维护责任：（一）使用人须每日对设备进行基础清洁（如擦拭电脑屏幕、清理打印机进纸口灰尘）；（二）行政部每季度组织一次全面维护，重点检查设备线路、接口及运行状态；（三）空调、饮水机等季节性使用设备，在启用前须由行政部联系专业人员清洗、检测。第十三条维修流程：（一）设备出现故障时，使用人须立即停止使用并填写《办公设备维修申请表》，经部门负责人签字后提交行政部；（二）行政部确认故障情况，联系品牌售后或专业维修人员处理，严禁使用人自行拆卸；（三）维修完成后，行政部须记录维修时间、故障原因及费用，存档备查；（四）因使用不当导致的故障（如人为摔落、违规操作），维修费用由使用人承担50%（最高不超过设备原值的20%）。第十四条若设备因自然损耗或质量问题需多次维修（同一故障3个月内维修2次以上），行政部可申请更换新设备，经俱乐部负责人审批后执行。第六章设备报废与处置第十五条设备符合以下条件之一的，可申请报废：（一）使用年限超过8年（电脑、打印机）或10年（空调、饮水机），主要功能丧失且无维修价值；（二）维修费用超过设备当前残值的50%；（三）因技术淘汰无法满足工作需求（如老式打印机无适配耗材）；（四）因不可抗力（如火灾、水灾）导致严重损坏。第十六条报废流程：（一）使用部门提交《办公设备报废申请表》，附设备现状说明及维修记录；（二）行政部联合财务部核查设备台账及残值，提出报废意见；（三）报俱乐部负责人审批后，由行政部联系有资质的回收单位处置；（四）涉及存储介质的设备（如电脑、打印机），须先行格式化硬盘或物理销毁，确保数据安全。第十七条报废设备处置收入须全额上缴俱乐部财务部门，严禁私自留存或变卖。第七章监督与责任第十八条行政部每季度对各部门设备使用情况进行检查，重点核查：（一）设备台账与实际使用是否一致；（二）操作是否符合规范（如打印机双面使用率、电脑密码设置）；（三）维护、维修记录是否完整；（四）是否存在违规使用（如私人打印、非授权操作）。第十九条检查结果纳入部门及个人绩效考核：（一）对规范使用、节约资源的部门或个人（如季度打印量低于平均值20%），给予通报表扬并奖励200-500元；（二）对违规使用设备的行为，视情节轻重处理：1.首次违规（如私人打印）：口头