行政办公流程标准化手册

行政办公流程标准化手册一、日常办公事务规范化管理（一）适用情境适用于员工因公请假、加班申请、办公设备故障报修等日常办公事务的处理，保证事务处理有据可依、流程规范，提升办公效率。（二）操作步骤1.请假流程（1）提交申请：员工需提前1个工作日（紧急事务可事后补填，但需注明原因）通过OA系统或书面形式填写《请假申请表》，注明请假类型（事假、病假、年假等）、起止时间、事由及工作交接人。（2）审批流转：请假1天以内（含1天）：由部门负责人审批；请假1-3天（含3天）：部门负责人审批后，报人事部门备案；请假3天以上：部门负责人及人事部门审批后，报分管副总经理审批。（3）备案与交接：审批通过后，员工需将《请假申请表》复印件提交至人事部门备案，并与工作交接人完成工作对接，保证离岗期间工作正常推进。2.加班流程（1）申请审批：因工作需要加班时，员工需提前1个工作日填写《加班申请表》，注明加班事由、预计时间、工作内容及加班类型（工作日加班、周末加班、节假日加班），经部门负责人确认后提交人事部门备案。（2）加班执行：员工需按批准时间加班，加班期间保持通讯畅通，完成预定工作内容。（3）时长确认：加班结束后，员工需在《加班申请表》上实际加班时长栏签字确认，部门负责人复核签字后，每月底汇总至人事部门作为调休或加班核算依据。3.设备报修流程（1）故障反馈：员工发觉办公设备（如电脑、打印机、复印机等）故障时，立即填写《设备报修单》，注明设备名称、故障现象、使用部门及位置，通过OA系统或行政部邮箱提交至行政部。（2）维修安排：行政部收到报修单后，1小时内响应，2个工作日内安排维修人员上门检修；紧急故障（如大面积断网、服务器宕机等）需30分钟内响应，4小时内修复。（3）结果确认：维修完成后，员工需在《设备报修单》上签字确认维修结果，行政部定期统计设备故障率，对高频故障设备进行更换或维护升级。（三）相关表单模板表1：请假申请表序号项目内容1申请人*（员工姓名）2所属部门*（部门名称）3请假类型□事假□病假□年假□其他4请假时间自年月日时至年月日时5请假事由*（详细说明）6工作交接人*（姓名）及交接内容7部门负责人签字：_____________日期：___8人事部门签字：_____________日期：___9分管副总经理签字：_____________日期：___（3天以上需填写）表2：设备报修单序号项目内容1报修部门*（部门名称）2报修人*（姓名）及联系方式3设备名称*（如“联想台式机”）4设备编号*（资产编号）5故障现象*（如“无法开机”）6报修时间年月日时7期望修复时间□2小时内□当日□*日内8维修人员签字：_____________维修时间：___9维修结果□已修复□需返厂处理□其他：___10报修人确认签字：_____________日期：___（四）执行要点请假需提前申请，紧急情况需在事发后2小时内补办手续，病假超过3天需提供医院证明；加班需以工作完成为目标，严禁虚报加班时长，调休需在加班后3个月内完成；设备报修需准确描述故障，因个人使用不当造成的维修费用由责任人承担。二、会议组织与记录标准化流程（一）适用情境适用于部门例会、项目推进会、公司级专题会议等各类会议的组织、召开及后续跟进，保证会议高效、目标明确、结果可追溯。（二）操作步骤1.会前准备（1）确定会议需求：由会议发起人填写《会议申请表》，注明会议主题、目的、预计时间、参会人员、所需设备及会议材料，提交至部门负责人及行政部审批。（2）发布会议通知：审批通过后，行政部需提前1个工作日通过OA系统或邮件发布会议通知，包含会议时间、地点、议程及参会人员名单，并同步发送会议材料电子版。（3）会场布置：行政部根据会议类型布置会场，如摆放桌椅、调试投影仪、麦克风、音响等设备，准备签到表、会议记录本及饮用水。2.会中组织（1）签到与入场：参会人员需提前10分钟到场，在《会议签到表》上签字签到，由会议主持人宣布会议纪律（如关闭手机静音、禁止随意离场等）。（2）议程推进：主持人按会议议程主持会议，保证各环节时间分配合理；发言人员需围绕主题，简明扼要表达观点，避免偏离议题。（3）记录要点：指定专人（一般为部门文员或行政人员）负责会议记录，重点记录决议事项、责任部门、完成及时限及待解决问题，形成《会议纪要（初稿）》。3.会后工作（1）纪要整理与分发：会议结束后2个工作日内，会议记录人整理《会议纪要（初稿）》，经会议主持人及部门负责人审核无误后，发送至所有参会人员及相关部门，要求签字确认。（2）事项跟踪：行政部或指定人员建立《会议事项跟踪表》，对决议事项进行登记，明确责任人和截止日期，每周跟进进度，保证事项按时完成。（3）资料归档：会议结束后，行政部需将《会议申请表》《会议签到表》《会议纪要》等资料整理归档，保存期限不少于2年。（三）相关表单模板表3：会议申请表序号项目内容1会议名称*（如“Q3项目推进会”）2发起部门*（部门名称）3发起人*（姓名）及联系方式4会议时间年月日时-*时5会议地点□会议室A□线上会议（腾讯会议号：___）6参会人员*（列出姓名及部门）7会议议程1.议题一：；2.议题二：8所需设备□投影仪□麦克风□白板□其他：___9会议材料*（如“项目进度报告”）10部门负责人签字：_____________日期：___11行政部签字：_____________日期：___表4：会议纪要模板会议名称年月日会议纪要会议时间年月日时-*时会议地点*会议室主持人*（姓名）记录人*（姓名）参会人员*（姓名及部门）缺席人员*（姓名及原因）会议议程及内容1.议题一：（讨论内容及结论）；2.议题二：（讨论内容及结论）决议事项序号12待解决问题1.问题；2.问题（四）执行要点会议需提前明确目标，避免无主题、无准备的会议；会议时间一般不超过1.5小时，如需延长需提前告知参会人员；会议纪要需在24小时内发出，保证决议事项清晰、责任到人。三、文件收发与归档管理规范（一）适用情境适用于公司内外部文件（如通知、函件、报告、合同等）的接收、登记、分发、传阅、归档等全流程管理，保证文件流转有序、信息安全、可追溯。（二）操作步骤1.文件接收（1）签收登记：行政部文员负责接收外部文件（如快递、邮件），检查文件密封情况，确认无误后在《文件收发登记表》上登记文件编号、名称、来源、收件日期、份数及送件人信息。（2）分类处理：根据文件类型（如行政类、人事类、财务类、业务类）及紧急程度进行分类，标注“急件”“密件”等标识，及时报送相关负责人。2.文件分发（1）拟办意见：对需分发的文件，行政部需在1个工作日内填写《文件拟办单》，提出初步处理建议（如“呈总经理阅”“转发至各部门”），报部门负责人审批。（2）精准分发：审批通过后，行政部按拟办意见将文件分至相关部门或人员，要求接收人在《文件分发签收表》上签字确认，保证文件准确送达。3.文件传阅（1）传阅范围：需多人传阅的文件，由行政部确定传阅顺序（按部门级别或业务关联度），填写《文件传阅单》，注明传阅时限及要求。（2）跟踪回收：传阅过程中，接收人需在《文件传阅单》上签署姓名及日期，不得随意涂改、抽取文件；传阅完毕后，行政部及时回收文件，保证原件无遗漏。4.文件归档（1）定期整理：每月末，各部门需将本部门处理完毕的文件整理分类，填写《文件归档目录》，注明文件编号、名称、形成日期、页数及保管期限，提交至行政部。（2）归档存储：行政部对归档文件进行编号、装订，存入文件柜或档案管理系统，标注“查阅需申请”等字样；电子文件需备份至公司服务器，定期检查存储状态。（3）查阅与销毁：员工查阅归档文件需填写《文件查阅申请表》，经部门负责人及行政部审批后，由行政部专人陪同查阅；保管期限届满的文件，需经总经理审批后，统一销毁并记录存档。（三）相关表单模板表5：文件收发登记表序号文件编号文件名称来源收件日期份数送件人经办人签收人备注1*（如“XZ2024-001”）*（如“关于举办年会的通知”）*（如“集团总部”）年月*日5份*（姓名）*（姓名）*（姓名）*（如“急件”）表6：文件归档目录序号文件编号文件名称形成部门形成日期页数保管期限存放位置归档人归档日期1*（如“RS2024-005”）*（如“2024年员工招聘计划”）人事部年月*日12页3年A柜-3层*（姓名）年月*日（四）执行要点外部文件需当场核对，如有破损或缺失，立即联系送件人确认；密件需专人保管，传阅范围严格控制，严禁私自复制；归档文件需保持整洁，不得有折角、涂改，电子文件需加密存储。四、办公用品申领与管控流程（一）适用情境适用于员工日常办公所需的文具、耗材、设备配件等物品的申领、发放与管理，保证资源合理配置、避免浪费。（二）操作步骤1.需求提报（1）月度计划：每月25日前，各部门根据实际需求填写《办公用品月度申领计划表》，注明物品名称、规格、数量、用途及申领人，经部门负责人审核后提交至行政部。（2）临时申领：如遇突发需求（如打印机墨水用尽），员工可填写《办公用品临时申领单》，说明紧急原因，经部门负责人审批后，当日发放。2.审核与采购（1）需求汇总：行政部收到各部门申领计划后，核对库存情况，汇总形成《办公用品采购清单》，报财务部门及分管副总经理审批。（2）执行采购：审批通过后，行政部通过正规供应商采购（如定点办公用品超市），保证物品质量合格、价格合理，采购发票需注明“办公用品”及明细。3.发放与登记（1）入库验收：物品送达后，行政部与采购员共同验收，核对品名、规格、数量及质量，填写《办公用品入库单》，签字确认后入库。（2）领用登记：员工凭审批后的《办公用品申领计划表》或《临时申领单》领取物品，在《办公用品领用登记表》上签字，注明领用日期、数量及用途。4.库存管理（1）定期盘点：行政部每月末对办公用品库存进行盘点，核对账实是否一致，填写《库存盘点表》，对积压或临期物品提出处理建议（如调拨、折价处理）。（2）库存预警：对常用物品（如A4纸、签字笔），当库存量低于安全库存时（如A4纸剩余5箱），及时启动采购流程，保证不断供。（三）相关表单模板表7：办公用品月度申领计划表部门：*（部门名称）申领月份：年月序号物品名称1*（如“A4纸”）2*（如“签字笔”）表8：办公用品领用登记表序号领用日期物品名称规格数量领用人用途审批人1年月*日*（如“回形针”）*（如“小号”）2盒*（姓名）*（如“文件整理”）*（姓名）（四）执行要点申领需按计划执行，严禁超量申领或私自动用库存；耐用办公用品（如计算器、U盘）以旧换新，遗失需按价赔偿；行政部每季度公示办公用品使用情况，对浪费行为进行通报。五、差旅申请与费用报销管理（一）适用情境适用于员工因公出差（如外出参会、业务洽谈、项目调研）的交通、住宿、餐饮等费用的申请、报销及管理，保证费用合规、合理。（二）操作步骤1.出差申请（1）提交申请：员工出差前需填写《差旅申请表》，注明出差事由、地点、时间、行程安排、交通方式及预计费用，经部门负责人审批后提交至人事部门备案。（2）审批权限：差旅费用≤3000元：部门负责人审批；3000元＜差旅费用≤10000元：部门负责人及人事部门审批；差旅费用＞10000元：需报总经理审批。2.出差执行（1）行程调整：出差期间如需调整行程，需提前1天向部门负责人报备，返回后补填《行程变更说明》。（2）费用控制：员工需选择经济实惠的交通方式（如高铁二等座、飞机经济舱）及住宿标准（如一线城市≤400元/晚，二线城市≤300元/晚），超支部分需自行承担（特殊情况需提前申请）。3.费用报销（1）票据整理：出差返回后3个工作日内，员工需整理差旅票据（如交通票、住宿发票、餐饮发票），按时间顺序粘贴在《费用报销单》后，注明票据张数及总金额。（2）报销审批：《费用报销单》经部门负责人审核后，提交财务部门复核，财务部门重点核对票据真实性、合规性及费用标准，无误后按公司规定时间报销。（3）退款处理：如预借差旅费，需在报销时多退少补，财务部门在5个工作日内完成退款或补款手续。（三）相关表单模板表9：差旅申请表序号项目内容1申请人*（姓名）2所属部门*（部门名称）3出差事由*（如“参加行业展会”）4出差地点*（如“上海”）5出差时间自年月日至年月日6行程安排*（如“乘高铁往返，住宿2晚”）7交通方式□高铁□飞机□自驾（里程：___）8预计费用交通费：元；住宿费：元；其他：*元9部门负责人签字：_