供应链协调沟通记录表

供应链协调沟通记录表工具指南一、适用工作场景本工具适用于供应链全流程中多角色、跨环节的协调沟通场景，具体包括但不限于：跨部门协同：采购部、仓储部、生产部、销售部等内部部门间关于订单进度、库存调配、产能协调的沟通；供应商对接：与原材料供应商、物流服务商就订单变更、交期确认、质量异常、付款条件等事宜的沟通；客户需求同步：与客户或销售团队对接订单特殊要求（如定制化包装、紧急交付）、交付异常处理等；异常问题处理：针对缺货、物流延误、质量纠纷、系统故障等突发问题，组织多方沟通并制定解决方案；流程优化讨论：针对供应链各环节的效率瓶颈（如仓储周转率、运输路径优化），组织跨部门研讨改进方案。二、操作流程指南1.沟通前：明确沟通要素确定沟通主题：清晰界定沟通核心目标（如“确认订单交期”“处理批次质量问题”），避免主题模糊导致讨论偏离；锁定参与方：列出必须参与的部门/人员（如采购经理、仓储主管、供应商对接人、客户代表），保证关键决策方或执行方到场；准备沟通材料：提前整理背景资料（如订单详情、库存数据、异常说明邮件、历史沟通记录），并发送给参与方预览，提高沟通效率。2.沟通中：实时记录关键信息同步基本信息：记录沟通日期、具体时间、地点（如“3楼会议室”或“腾讯会议号X”）及参与人员（标注部门及姓名，如“采购部-张”“供应商-李*”）；梳理讨论脉络：按“议题-观点-共识/分歧”结构记录核心内容，例如：议题：订单（订单号：X）能否提前至3月10日交付？观点：供应商表示当前产能紧张，原定3月15日交付；销售部客户急需该批货物用于项目上线；共识：供应商承诺优先排产，3月12日完成生产，3月13日发货；销售部协调客户接收时间。明确待办事项：对沟通中需落地执行的任务，逐项记录“事项描述、责任人*、截止日期”，例如：事项1：供应商*在3月11日17:00前提供订单生产进度截图；事项2：仓储部-王*在3月14日10:00前完成收货入库准备。3.沟通后：同步与跟踪整理记录并发起确认：沟通结束后2个工作日内，将记录表整理成文档，通过企业/邮件发送给所有参与方，标注“请确认信息无误，如有补充请在24小时内反馈”；更新待办进度：责任人需在截止日期前反馈任务进展（如“已完成”“进行中-需协调资源”“受阻-需支持”），记录表“进度反馈”列实时更新状态；闭环管理：待所有待办事项完成后，在记录表“备注”栏标注“已闭环”，并同步归档至供应链管理共享文件夹（按“年份-月份-沟通主题”分类）。三、记录表模板沟通基本信息沟通日期年月日沟通时间：-：（具体时段）沟通地点/方式□会议室□电话□线上会议（平台：______，会议号：______）参与人员（部门-姓名*）采购部-张、仓储部-王、供应商-李、销售部-赵、物流部-刘*沟通主题（例：订单（X）交期协调与物流方案确认）核心内容记录主要议题1.2.3.讨论要点/关键信息-议题1：（记录各方观点，如供应商表示…，销售部提出…）-议题2：-议题3：共识结论1.2.3.未解决分歧/待跟进问题1.2.待办事项清单序号事项描述1（例：供应商*提供订单生产进度截图）2（例：仓储部确认批次货物存储区预留情况）3（例：物流部制定订单运输方案并反馈客户）后续跟进下次沟通时间（如有）年月日（例：3月14日10:00，线上跟进物流执行情况）主要跟进人（例：采购部-张*）备注□沟通已闭环□需持续跟进（如需持续跟进，说明关键节点：例：3月15日跟踪货物发出状态）四、使用要点提示及时性原则：沟通结束后24小时内完成记录整理，保证细节准确（如人名、时间、任务描述），避免信息遗漏或模糊；客观性原则：记录内容需基于事实，避免主观臆断或情绪化表述（如“供应商拖延交期”改为“供应商反馈原定交期为3月15日”）；责任明确化：待办事项必须指定唯一责任人，避免“多人负责”导致执行推诿，截止日期需具体到“年/月/日/时”；保密性管理：涉及商业秘密（如客户价格、供应商成本）的沟通记录，需在“备注”栏标注“