合同管理模板（包括签约与续约流程）

合同管理模板：签约与续约全流程规范一、适用范围与核心价值二、签约全流程操作指南需求发起与初步评估责任主体：业务部门（如销售部、采购部）操作说明：业务部门根据合作需求，填写《合同需求申请表》，明确合同主体（对方公司名称、统一社会信用代码）、合作标的（货物/服务名称、规格、数量）、合作期限、预计金额、核心诉求（如付款方式、交付标准）等关键信息。部门负责人对需求必要性、预算合理性进行初审，确认后提交至法务部门进行合规性预审。合同起草与条款审核责任主体：法务部门牵头，业务部门配合操作说明：法务部门根据《合同需求申请表》及企业标准合同模板，起草合同文本，明确双方权利义务、违约责任、争议解决方式、知识产权条款等核心内容。业务部门配合审核技术条款（如交付标准、验收流程）、商务条款（如价格、付款周期）的准确性，保证与业务需求一致。法务部门重点审核合同合法性（如是否符合《民法典》等法律法规）、公平性（避免格式条款显失公平）及完整性（避免遗漏关键条款）。内部审批流程责任主体：法务部门、财务部门、分管领导、总经理（根据合同金额/类型分级审批）操作说明：法务审核：确认合同条款合规无误后，签署《合同审批表》“法务意见”栏。财务审核：财务部门审核付款方式、税务处理、资金安排等财务相关条款，评估财务风险，签署“财务意见”栏。业务负责人审批：业务部门负责人确认合作条款符合业务目标，签署“业务意见”栏。分级审批：金额≤10万元：由分管领导审批；10万元＜金额≤50万元：由分管领导+总经理审批；金额＞50万元：需提交总经理办公会集体审议。对方确认与谈判修订责任主体：业务部门、法务部门操作说明：业务部门将内部审批通过的合同文本发送至对方合作方，明确反馈时限（一般不超过5个工作日）。若对方提出修改意见，业务部门与法务部门共同协商，对非核心条款（如交付时间微调）可灵活调整；对核心条款（如金额、违约责任）的修改需重新履行内部审批流程。合同签署与用印管理责任主体：行政部（用印）、法务部（归档）操作说明：审批最终通过的合同文本，由行政部根据《合同用印申请表》加盖企业公章或合同专用章（严禁空白合同用印）。签署方式：可采用纸质签署（双方签字盖章+骑缝章）或电子签署（符合《电子签名法》的第三方电子签章平台）。签署完成后，原件一式三份（双方各执一份，企业留存一份），复印件分至业务、财务、法务部门备案。归档与信息登记责任主体：法务部门操作说明：法务部门在合同签署后3个工作日内，将合同正本、审批材料、签署记录等整理归档，建立《合同信息登记表》（含合同编号、名称、签约方、签订日期、到期日、金额、存放位置等）。更新企业合同管理系统，保证线上信息与档案一致，便于后续履约跟踪与续约提醒。三、续约管理操作步骤到期预警与评估启动责任主体：法务部门、业务部门操作说明：法务部门通过合同管理系统提前3个月对即将到期合同（以“合作期限”为准）触发预警，通知业务部门启动续约评估。业务部门牵头成立续约评估小组，成员包括业务负责人、法务专员、财务专员，收集合作期间履约数据（如对方交付及时率、付款履约率、合作满意度等）。续约可行性评估责任主体：续约评估小组操作说明：评估小组从“业务价值”（如合作是否对企业战略目标有支撑）、“履约表现”（对方是否按约定履行义务，有无违约记录）、“风险因素”（如对方经营状况、行业政策变化）三个维度进行综合评估。形成《续约评估报告》，明确“建议续约”“终止合作”或“重新谈判”三种结论，并说明理由（如对方近2年履约率低于90%，建议终止合作）。续约谈判与条款更新责任主体：业务部门、法务部门操作说明：建议续约：若原合同条款无需调整，可签订《续约确认函》，明确续约期限、金额（可参考原合同或市场调价）、双方权利义务（与原合同一致）；若需调整条款（如金额上涨10%），按新签约流程起草续约合同并审批。重新谈判：若原合同条款需重大调整（如合作范围扩大、交付标准变更），参照新签约流程完成起草、审批、谈判环节。续约签署与归档责任主体：法务部门、行政部操作说明：续约合同/确认函签署、用印、归档流程与新签约流程一致，需在原合同到期前1个月完成。法务部门更新《合同信息登记表》，标注“续约次数”“最新到期日”，同步至合同管理系统。四、常用合同管理模板表格表1：合同审批表合同编号合同名称签约方（甲方/乙方）标的物/服务内容合同金额（元）合作期限审核环节审核意见审核人审核日期备注业务部门*经理法务部门*专员财务部门*总监分管领导*总总经理*董事长表2：合同信息登记表合同编号合同类型签订日期生效日期到期日期负责人存放位置（档案柜/电子路径）续约状态（是/否/已终止）表3：续约评估表原合同编号合作期限续约评估结论续约理由（可附页）履约情况评分（1-5分，5分最优）评估人评估日期业务价值：□1□2□3□4□5*经理履约表现：□1□2□3□4□5*专员风险因素：□1□2□3□4□5*总监五、关键管理要点与风险提示合同条款合规性：严禁约定违反法律法规的条款（如“一方放弃诉讼权利”“格式条款排除对方主要权利”），涉及特许经营、知识产权等特殊领域需提前咨询专业法律顾问。信息准确性：合同主体名称、统一社会信用代码、金额、日期等关键信息需与营业执照、需求申请表一致，避免因信息错误导致合同无效或履约纠纷。审批权限合规：严禁越权审批或简化审批流程，重大合同（如金额＞50万元）需保留总经理办公会会议纪要作为审批依据。归档及时性：合同签署后5个工作日内完成归档，电子合同需定期备份（建议双备份，本地+云端），保证档案完