2026年智能宠物喂食器制造公司销售合同审批与履行管理制度

2026年智能宠物喂食器制造公司销售合同审批与履行管理制度第一章总则第一条为规范公司销售合同审批与履行管理工作，降低合同履约风险，保障公司经营权益，适配智能宠物喂食器制造行业特性（合同类型涵盖经销商供货、企业批量采购、定制化产品订单等，履行环节涉及备货、生产、发货、验收、结算等），维护公司与客户的合法权益，制定本制度。第二条本制度依据《中华人民共和国民法典》（合同编）、《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国产品质量法》等相关法律法规，以及公司章程、销售管理制度等制定，所有条款均符合国家合同管理及企业经营管理规范要求。第三条本制度适用于公司销售部、财务部、生产部、法务部等所有参与销售合同审批与履行的部门及相关员工，覆盖所有类型的智能宠物喂食器销售合同（含书面合同、电子合同），不含试用、赠送类非经营性协议。第四条销售合同审批与履行遵循以下基本原则：（一）合规合法原则：合同条款符合法律法规要求，无无效、可撤销风险，明确产品质量、交付、违约责任等核心条款；（二）权责清晰原则：明确各部门在审批、履行环节的职责，销售部主导合同洽谈，法务部审核条款合规性，生产部保障供货，财务部管控结算风险；（三）风险可控原则：对大额订单、定制化订单进行风险评估，防范客户违约、货款拖欠等风险；（四）履约及时原则：按合同约定时间完成备货、发货、验收对接，确保履约效率；（五）全程留痕原则：审批流程、履约记录、沟通函件等全部留存，便于追溯核查。第五条公司销售合同管理实行“销售部归口发起、多部门协同审批、管理层分级终审、各部门按责履行”模式：销售部负责合同洽谈、发起审批、跟踪履约；法务部负责合同条款合规审核；财务部负责结算条款、资金风险审核；生产部负责供货能力审核；管理层按权限完成终审。第二章销售合同审批体系第六条合同分类及审批权限：（一）常规供货合同：经销商月度/季度备货合同，金额在指定标准以下的，由销售部负责人初审、法务部审核合规性后，报部门分管领导终审；金额超指定标准的，需加审财务部、生产部，报总经理终审；（二）企业采购合同：企业批量采购智能宠物喂食器的合同，无论金额大小，均需销售部初审、法务部审核、财务部审核结算条款、生产部审核供货周期，报分管领导或总经理终审；（三）定制化订单合同：含logo定制、功能升级等定制化需求的合同，需额外加审研发部（评估技术可行性），所有定制合同均报总经理终审；（四）特殊条款合同：含赊销、质保延长、违约金减免等特殊条款的合同，需法务部、财务部专项审核，报总经理终审。第七条合同条款规范：（一）核心必备条款：需明确产品型号（智能宠物喂食器不同容量/功能型号）、数量、单价、总价、付款方式、交货时间、交货地点、验收标准、质量保证期、违约责任、争议解决方式；（二）定制化合同额外条款：需明确定制需求、技术验收标准、定制周期、变更及解除规则；（三）付款条款规范：常规合同优先采用预付+到付模式，赊销类合同需明确赊销期限、利息、担保方式，且赊销期限最长不超过90天；（四）验收条款规范：明确验收时间（到货后3-7个工作日）、验收方式（外观验收+功能测试）、验收不合格的处理方式（退换货、补货、赔偿）。第八条审批资料要求：（一）发起审批时需提交合同草案、客户资质文件（经销商/企业营业执照）、需求确认单（定制化订单需附研发部可行性评估单）；（二）大额合同需额外提交客户信用评估报告，由销售部联合财务部完成，评估内容包括客户经营状况、过往合作履约记录等。第三章合同审批流程第九条审批发起：（一）销售部员工完成合同洽谈后，起草合同草案，明确所有核心条款，填写《合同审批发起单》，注明合同类型、金额、客户信息、履约周期等；（二）发起单及配套资料需在洽谈完成后3个工作日内提交至审批流程，不得拖延。第十条审批流转：（一）初审环节：销售部负责人在1个工作日内完成初审，重点核查合同条款与洽谈内容一致性、客户需求准确性；（二）专业审核环节：法务部、财务部、生产部、研发部等部门需在2个工作日内完成审核，提出修改意见或审核通过；（三）终审环节：分管领导/总经理在2个工作日内完成终审，对需修改的合同，退回销售部调整后重新提交。第十一条合同签署：（一）终审通过后，销售部核对最终合同文本，确保与审批版本一致，无擅自修改条款；（二）公司盖章流程：由行政部按印章管理规定完成盖章，电子合同按电子签章流程执行；（三）合同送达：盖章/签章后的合同需在1个工作日内送达客户，留存送达凭证（签收记录、邮件回执等）。第四章合同履行管理第十二条履约准备：（一）销售部在合同签署后1个工作日内将合同副本同步至生产部、财务部，生产部根据合同要求制定备货/生产计划，确保按约定时间供货；（二）财务部跟踪预付款到账情况，预付款未到账的，提醒销售部对接客户，未到账前生产部可暂缓批量生产。第十三条发货与验收：（一）生产部完成备货后，销售部对接物流，明确发货时间、运输方式，发货后即时告知客户，同步物流信息；（二）客户收货后，销售部跟踪验收进度，提醒客户按合同约定完成验收，验收合格的，督促客户签署验收确认单；（三）验收不合格的，销售部在1个工作日内对接生产部/研发部，按合同约定提出解决方案，如退换货需在3个工作日内安排物流对接。第十四条结算管理：（一）财务部按合同付款条款跟踪货款到账，到账后即时核对，开具对应发票；（二）赊销类合同，财务部每月提醒销售部跟进回款，赊销到期前7天再次提醒，逾期未回款的，启动催收流程；（三）所有结算凭证（发票存根、回款记录、验收单）由财务部归档，作为履约完成依据。第十五条履约记录：（一）销售部建立合同履约台账，记录备货进度、发货时间、验收结果、回款情况；（二）履约过程中的沟通记录（与客户、内部部门）需留存，包括聊天记录、邮件、函件等，确保全程可追溯。第五章异常处理与监督追责第十六条异常处理：（一）客户违约（逾期付款、拒收货物）：销售部在1个工作日内告知法务部，按合同违约责任条款启动追责，包括催收、发律师函、诉讼等；（二）公司违约（逾期发货、产品质量不合格）：销售部第一时间安抚客户，联合生产部/研发部制定补救方案，按合同约定承担违约责任，同时内部排查违约原因；（三）合同变更/解除：客户提出变更或解除合同的，需提交书面申请，销售部联合相关部门评估影响，按审批权限完成审核后，签订补充协议或解除协议。第十七条监督机制：（一）销售部每月汇总合同审批及履约情况，重点核查审批时效、履约及时率、回款率；（二）法务部每季度抽查合同条款合规性、异常处理规范性；（三）管理层每半年开展合同管理专项检查，防范履约风险。第十八条责任追究：（一）未按流程审批、擅自签署合同的，追究销售部相关员工责任，造成损失的需承担赔偿责任；（二）审核部门未发现合同条款风险，导致公司损失的，追究审核人责任；（三）履约环节未按合同约定发货、验收对接，引发客户投诉或违约的，追究销售部、生产部相关责任人责任，扣减当月绩效；（四）泄露合同商业信息（价格、定制方案）的，按公司保密制度严肃处理，情节严重的移交司法机关。第六章附则第十九条本制度由公司销售部会同