企业法律风险自查与合规指导书

企业法律风险自查与合规指导书为帮助企业系统识别、评估和防范日常经营中的法律风险，建立常态化合规管理机制，保障企业稳健运营，特制定本指导书。本指导书结合企业常见业务场景，提供标准化自查流程、实用工具及操作要点，供企业内部合规管理、风险防控及相关岗位人员参考使用。一、适用范围与场景描述本指导书适用于各类企业（包括有限责任公司、股份有限公司、合伙企业等）的法律风险自查与合规管理工作，具体场景包括但不限于：常规年度合规体检：企业每年定期开展全面法律风险排查，评估合规管理有效性；新业务上线前风险评估：企业在拓展新业务、新市场或推出新产品前，对相关法律合规性进行专项审查；监管响应与整改：针对监管部门提示的合规问题或行业共性问题，组织开展定向自查与整改；重大决策支撑：在企业并购、投融资、重大合同签订等决策前，通过自查识别潜在法律风险，辅助决策判断。二、法律风险自查与合规操作流程（一）成立专项工作小组操作目标：明确自查责任分工，保证工作有序推进。操作步骤：由企业主要负责人（如总经理、分管合规的副总经理）担任自查工作小组组长，统筹整体工作；法务部门、人力资源部、财务部、业务部门等关键部门负责人为小组成员，必要时可邀请外部法律顾问参与；明确小组职责：组长负责审批自查方案、听取汇报；法务部门负责制定流程、汇总风险点；业务部门负责提供业务资料、配合风险识别；财务/人力资源等部门负责提供专业领域数据与支持。示例：某企业自查小组由总经理任组长，法务部经理、人力资源部总监、销售部经理及外部法律顾问*律师组成，下设合同管理、人力资源、税务合规3个专项小组。（二）全面梳理业务范围与流程操作目标：明确自查覆盖的业务领域及关键环节，避免遗漏。操作步骤：梳理企业核心业务板块（如生产销售、合同管理、人力资源、知识产权、财务税务、投融资等）；对每个业务板块绘制关键流程图（如合同签订流程：需求提出→合同起草→法务审核→业务审批→签署履行→归档）；列出各流程涉及的关键节点（如合同审核中的“主体资格审查”“违约条款约定”）、相关岗位（如业务员、法务专员、部门经理）及输出文件（如合同文本、审批单）。示例：人力资源板块梳理出“招聘入职→劳动合同签订→薪酬管理→社保缴纳→离职管理”全流程，明确各环节涉及《入职登记表》《劳动合同》《薪酬确认单》等文件。（三）识别潜在法律风险点操作目标：基于业务流程，系统梳理各环节可能存在的法律风险。操作步骤：采用“流程节点+法律依据”法，对照《民法典》《劳动合同法》《公司法》《反不正当竞争法》等法律法规及行业监管规定，逐节点分析风险；聚焦高频风险领域，重点关注：合同管理：合同条款不完善（如违约责任模糊）、主体资质缺失（如合作方无相关经营许可）、履约监控不到位；人力资源：劳动合同未签订或条款违法、社保公积金未足额缴纳、加班工资计算不规范、解除劳动合同程序不合法；知识产权：商标/专利未及时注册、员工保密协议缺失、侵犯第三方知识产权；财务税务：发票管理不规范（如与实际业务不符）、税务申报数据错误、资金往来缺乏合法凭证；公司治理：股东会/董事会决议程序瑕疵、关联交易未履行披露程序。收集过往纠纷案例、监管处罚通报等，补充识别共性风险。示例：在“合同签订”节点，识别出风险点“合作方为分支机构，未取得总公司授权书，可能导致合同无效”。（四）评估风险等级与影响操作目标：量化风险严重程度，确定整改优先级。操作步骤：建立“发生概率×影响程度”评估矩阵（见表3），对识别出的风险点打分：发生概率：高（3分，如未签订劳动合同）、中（2分，如合同条款模糊）、低（1分，如轻微表述瑕疵）；影响程度：高（3分，如导致重大经济损失/行政处罚/声誉损害）、中（2分，如引发小额诉讼/业务延误）、低（1分，如需补件）。计算风险分值（概率×影响），划分风险等级：高风险（7-9分）：需立即整改，优先处理；中风险（4-6分）：制定计划限期整改；低风险（1-3分）：记录在案，日常关注。（五）制定针对性整改措施操作目标：明确风险应对方案，保证风险可控。操作步骤：针对每个风险点，结合风险等级制定整改措施，原则为：高风险：立即停止相关行为，采取补救措施（如补签合同、补缴社保），修订制度流程；中风险：明确整改责任人、完成时限，定期跟踪进度；低风险：纳入日常合规检查，持续监控。整改措施需具体可执行，包含“措施内容+责任人+完成时限+验证标准”。示例：针对“合作方未授权”风险（高风险），整改措施为：“业务部门在合同签订前审核合作方授权文件，法务专员复核，*经理负责监督，3个工作日内完成，验证标准为：所有新签合同均附有效授权书。”（六）组织整改落实与跟踪操作目标：保证整改措施落地，风险得到有效控制。操作步骤：责任部门按照整改计划推进工作，法务部门同步提供法律支持；自查小组每周召开进度会，听取整改汇报，协调解决跨部门问题；整改完成后，责任部门提交《整改完成报告》，附相关证明材料（如补签的合同、缴费凭证）；法务部门对整改结果进行验证，保证风险消除或降低至可接受范围。（七）形成自查报告与合规档案操作目标：固化自查成果，建立合规管理长效机制。操作步骤：法务部门汇总自查全过程资料（风险清单、评估结果、整改记录、验证报告等），编制《企业法律风险自查报告》，内容包括：自查基本情况（时间、范围、参与人员）；主要风险点及等级评估结果；整改措施落实情况；现存问题及下一步工作计划。将自查报告、整改记录、相关制度文件等整理归档，纳入企业合规档案库；根据自查结果，修订完善现有合规制度（如《合同管理办法》《合规手册》），定期开展合规培训，提升全员合规意识。三、自查常用模板表格表1企业法律风险自查基本信息表项目内容企业名称自查时间段自查范围□全部业务□合同管理□人力资源□知识产权□财务税务□其他（请注明）工作小组组长参与部门/人员外部参与方□无□律师事务所（名称：*律师事务所）□其他（请注明）自查报告编制人报告审核人编制日期表2法律风险识别与清单表风险领域业务流程具体风险点描述涉及部门现有管控措施风险等级（高/中/低）合同管理合同签订合作方为分支机构，未取得总公司授权书销售部要求业务员审核授权文件高人力资源招聘入职未要求新员工提供离职证明，存在双重劳动关系风险人力资源部入职时核查离职证明中知识产权产品研发新产品未申请专利，存在技术被仿冒风险研发部建立专利申请流程高财务税务发票管理向个人采购未取得发票，导致成本费用列支不合规财务部要求供应商提供正规发票中表3法律风险评估矩阵表风险点描述发生概率（1-3分）影响程度（1-3分）风险分值风险等级评估说明（如：依据《劳动合同法》第82条）未签订劳动合同339高需向员工支付双倍工资，可能面临行政处罚合同违约责任条款模糊224中履约纠纷中难以主张损失赔偿商标标识未注册使用122低存在被他人抢注或侵权指控风险表4整改措施跟踪落实表风险点描述整改措施责任部门责任人计划完成时限实际完成情况验证结果（合格/不合格）备注合作方未授权业务部门审核授权文件，法务复核，*经理监督销售部*经理2023年X月X日已完成合格（附授权书扫描件）未要求离职证明修订《招聘入职管理制度》，明确入职核查流程，人力资源部*专员负责培训执行人力资源部*专员2023年X月X日已完成合格（制度文件已发布）9月1日起执行四、自查与合规工作注意事项（一）保证自查全面覆盖，避免“重业务、轻合规”自查需覆盖所有业务部门及关键流程，尤其关注新兴业务（如直播电商、跨境贸易）和易发风险领域（如数据安全、反垄断），避免因“无人负责”导致风险遗漏。可采取“部门自查+交叉复核”模式，由法务部门对业务部门提交的自查结果进行抽查。（二）动态更新风险清单，适应业务变化企业业务模式、法律法规及监管政策可能发生变化，风险清单需定期更新（建议每季度或半年复核一次），对新业务、新法规及时纳入自查范围，保证风险识别与时俱进。（三）注重部门协同，强化专业支撑法律风险自查不仅是法务部门的责任，需业务部门深度参与。业务部门应熟悉本领域业务流程，提供真实、完整的资料；法务部门需加强对业务部门的合规培训，提升其风险识别能力；必要时引入外部法律顾问，针对复杂问题提供专业意见。（四）建立长效机制，推动“合规常态化