合同管理模板（版）

合同管理模板（通用版）一、适用范围与应用场景二、合同管理全流程操作指引（一）合同需求提出与起草需求发起业务部门根据项目规划、合作意向或运营需求，填写《合同需求申请表》（见模板一），明确合同主体、合作内容、核心诉求（如标的物规格、服务标准、价款预算、履行期限等），部门负责人签字确认后提交至法务部门或合同归口管理部门。合同起草由业务部门或法务部门根据需求内容起草合同文本，优先采用国家或行业示范文本，无示范文本的需包含核心条款：合同主体信息、标的描述、数量/质量标准、价款/报酬及支付方式、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式、保密条款、不可抗力、生效条件等。涉及技术、财务等专业内容的，需附技术附件（如技术参数、图纸）、财务附件（如报价明细、付款计划）等，作为合同组成部分。（二）合同审核初审合同起草部门负责人对合同内容与需求的一致性、条款的完整性进行初步审核，重点核对业务逻辑、数据准确性（如金额、数量、日期），签字后流转至下一环节。专业审核法务审核：法务部门重点审查合同主体资格（如营业执照、授权委托书）、条款合法性（是否符合法律法规及行业规定）、权利义务对等性、违约责任可执行性、争议解决方式约定等，提出修改意见并反馈至起草部门。财务审核：财务部门审核价款构成、支付方式与周期、税费承担、发票开具要求、违约金计算依据等，保证财务风险可控。业务关联部门审核：涉及多部门协作的合同，需关联部门（如采购部、销售部、技术部）审核职责分工、协作流程、交付标准等内容。终审根据合同金额、重要程度确定终审权限（如一般合同由分管领导终审，重大合同需提交总经理或董事会审批），终审人对整体合规性与商业合理性负最终责任，审核通过后签署《合同审批表》（见模板二）。（三）合同谈判与签署谈判准备法务部门或业务部门根据审核意见，与对方协商修订合同条款，形成谈判纪要，明确分歧点及解决方案。重大谈判需组建谈判小组（含业务、法务、财务人员），制定谈判策略。文本定稿双方就所有条款达成一致后，形成最终合同文本（一式N份，根据签署方数量确定份数，如双方各执N份，留存部门N份），所有版本需标注“最终版本”并编号，避免版本混淆。签署授权签署人需为法定代表人或合法授权人，授权委托书需加盖公章并作为合同附件；签署时需核对对方主体信息与授权范围，保证签字/盖章清晰、完整，骑缝章（多页合同）需齐全；合同签署后3个工作日内，原件由合同归口管理部门统一收回、登记，复印件分发至业务、财务、法务等部门存档。（四）合同履行与跟踪履行交底业务部门向履行团队（如项目组、交付小组）传达合同核心条款（如交付时间、验收标准、付款节点），明确责任分工，保证全员知晓合同义务。进度跟踪建立《合同履行跟踪表》（见模板三），定期记录履行进度（如生产进度、服务阶段、付款申请情况）、对方履约情况及存在问题；对关键节点（如验收、付款）提前10个工作日提醒，未按期履约的，及时发函催告并启动应急预案。验收与确认按合同约定标准组织验收（如产品验收需质检报告，服务验收需用户确认单），验收结果由双方签字确认并作为付款依据；涉及质保期的合同，需明确质保范围、期限及质保金支付条件，定期跟踪质保服务。（五）合同变更与解除变更流程履行过程中需变更条款的，由双方协商一致并签订《合同变更协议》（模板四），明确变更内容、生效时间及影响（如价款调整、期限延长）；变更协议需履行原审批流程，重大变更需重新评估风险。解除流程符合合同约定解除条件或协商一致的，双方签订《合同解除协议》，明确解除日期、已履行部分结算方式、违约责任承担等；因一方违约导致解除的，需留存违约证据（如催告函、验收不合格证明），通过法律途径主张权利。（六）合同归档与保管归档范围合同全过程文件（包括需求申请、审批表、谈判纪要、合同文本、附件、变更/解除协议、履行记录、验收文件、往来函件等）均需纳入归档范围。归档要求合同履行完毕或终止后15个工作日内，由合同归口管理部门整理归档，按“合同编号-年份-类型”分类编号，建立《合同归档台账》（模板五）；纸质合同需存入专用档案盒，标注关键信息（如合同名称、签署日期、对方单位），电子合同需加密存储并定期备份，保管期限不少于合同终止后10年（法律法规另有规定的除外）。三、常用合同管理模板表格模板一：合同需求申请表申请部门申请日期年月日项目/业务名称需求类型（采购/销售/服务等）合作对方（初步）预算金额需求描述与核心诉求（可附页说明，如标的物规格、服务内容、预期目标等）部门负责人意见签字：日期：法务部门初审意见签字：日期：备注模板二：合同审批表合同名称合同编号起草部门起草人合同类型金额（大写）审批流程□业务部门初审□法务审核□财务审核□终审（□分管领导□总经理□董事会）各环节审核意见业务部门：签字：日期：法务部门：签字：日期：财务部门：签字：日期：终审人：签字：日期：备注|（如修订说明、附件清单等）|模板三：合同履行跟踪表合同编号合同名称对方单位履行期限年月日至年月日序号履行节点计划完成时间实际完成时间1（如：预付款支付）年月日2（如：货物交付）年月日3（如：验收合格）年月日异常情况记录（如未按期完成的原因、处理措施等）跟踪人签字日期：更新日期年月日模板四：合同变更协议原合同编号原合同名称签约双方甲方：乙方：变更原因（可附说明，如需求调整、政策变化等）变更内容□价款调整：原元，变更为元□期限延长：原至年月日，变更为年月日□其他：其他约定（如变更后条款冲突的处理方式等）协议生效本协议经双方签字盖章后生效，作为原合同不可分割的组成部分。甲方（盖章）：乙方（盖章）：授权代表（签字）：*经理授权代表（签字）：*总监日期：年月日日期：年月日模板五：合同归档台账归档编号合同名称合同编号签署日期对方单位保管期限归档人归档日期备注2023-001设备采购合同CG-2023-0562023-03-15*科技有限公司10年*文员2023-04-01含附件3份2023-002服务合作协议FW-2023-1122023-05-20*咨询中心10年*文员2023-06-10含变更协议1份四、合同管理风险提示与注意事项主体资格审查签署前务必核实对方营业执照、资质证书（如行业许可证）、授权委托书（非法定代表人签署时），避免与无民事行为能力或超越权限的主体签约，必要时通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业信用状况。条款严谨性避免使用“大概”“左右”等模糊表述，数量、金额、时间需明确具体；违约责任应与义务对等，既不过度苛刻导致条款无效，也不遗漏关键风险点（如逾期付款违约金比例、质量不合格的处理方式）；争议解决方式优先约定“我方所在地人民法院管辖”，避免选择不明确的“地方”或“第三方”。流程合规性严禁“先履行后审批”或“倒签合同”，特殊紧急情况需提交书面说明并经最高负责人特批；涉及国有资产、上市公司、外资企业的合同，需额外遵守《企业国有资产法》《证券法》《外商投资法》等特殊规定。信息保密合同中涉密信息（如技术参数、客户名单）需明保证密范围、期限及违约责任，限制接触合同文本的人员范围，电子文档加密存储，防止信