2026年智能宠物喂食器制造公司质量记录管理制度

2026年智能宠物喂食器制造公司质量记录管理制度第一章总则第一条为规范本公司智能宠物喂食器产品全生命周期质量记录的管理工作，确保质量记录真实、完整、可追溯，为产品质量追溯、问题分析、持续改进提供有效依据，同时满足国家相关法律法规及行业质量管控要求，依据《中华人民共和国产品质量法》《消费品生产企业质量安全追溯管理暂行规定》等相关法规，结合本公司研发、生产、检测、售后全流程管理实际，制定本制度。第二条本制度适用于本公司智能宠物喂食器产品从研发设计到售后维保全流程产生的所有质量记录，包括但不限于研发测试记录、原材料检验记录、生产过程质控记录、成品检测记录、可靠性测试记录、客户投诉处理记录、产品召回记录等，覆盖质量记录的编制、填写、审核、存储、借阅、销毁等全环节，公司质量管控部、技术研发部、生产制造部、检测中心、市场销售部、客户服务部等相关部门及全体涉及质量记录制作、管理、使用的人员均需遵守本制度。第三条质量记录管理遵循“真实准确、完整规范、分类管理、安全存储、可溯可查”的原则，确保每一份质量记录都能客观反映产品质量管控过程，为质量问题溯源、合规检查提供有效支撑。第四条本制度所指“质量记录”是指公司在智能宠物喂食器产品质量管控活动中形成的具有保存价值的各类文字、数据类文件，分为电子类记录（系统录入数据、电子表单、扫描件等）和纸质类记录（手写表单、打印报告、签字文件等），是公司质量管控体系的核心组成部分。第二章组织职责第五条公司质量管控部为质量记录管理的归口部门，主要职责包括：（一）建立并完善质量记录分类标准、编制规范、存储要求及管理细则；（二）统筹全公司质量记录的统一管理，制定各类质量记录的模板及填写规范；（三）监督各部门质量记录的填写、审核、归档情况，核查记录的真实性、完整性；（四）建立质量记录管理台账，记录各类记录的存储位置、保存期限、借阅情况等；（五）制定质量记录销毁计划，按规定流程处置超期且无保存价值的质量记录；（六）指导各部门开展质量记录管理工作，组织相关人员的技能培训。第六条技术研发部职责：（一）按规范填写、留存产品研发阶段的质量记录，包括设计评审记录、研发测试数据、样品检测报告等；（二）确保研发类质量记录与产品设计方案、技术参数一致，及时归档至质量管控部；（三）配合质量管控部核查研发类质量记录的完整性，提供相关记录的解释说明。第七条生产制造部职责：（一）规范填写生产过程中的各类质量记录，包括原材料领用检验记录、工序质控记录、设备运行质控记录、半成品检测记录等；（二）指定专人负责本部门质量记录的收集、整理、初审，按时移交至质量管控部归档；（三）确保生产类质量记录与实际生产过程一致，不得随意涂改、伪造记录内容。第八条检测中心职责：（一）准确填写产品检测过程中的质量记录，包括样品信息、检测参数、设备状态、检测结果等；（二）及时出具检测报告，经审核后移交质量管控部归档，确保检测类记录数据真实、签字完整；（三）维护检测类电子记录的安全存储，防止数据丢失、篡改。第九条市场销售部及客户服务部职责：（一）填写并留存产品销售台账、客户投诉记录、售后维保记录等质量相关记录；（二）及时将售后类质量记录汇总至质量管控部，为产品质量改进提供数据支撑；（三）配合质量管控部追溯售后质量问题相关记录，提供客户反馈的原始信息。第十条行政部职责：（一）为纸质类质量记录提供符合存储要求的档案保管场地，做好防潮、防火、防虫等防护措施；（二）配合质量管控部管理电子类质量记录的存储服务器，保障数据存储安全；（三）协助质量管控部完成超期质量记录的销毁处置工作。第三章质量记录全流程管理第十一条质量记录分类与编制：（一）质量管控部按业务环节将质量记录分为研发类、采购类、生产类、检测类、售后类五大类，每类记录制定统一模板，明确填写项目、填写要求、签字权限；（二）质量记录模板需包含记录名称、编号、填写日期、填写人、审核人、相关产品/批次信息等基础要素，电子类记录需设置权限管控，纸质类记录需预留签字栏；（三）新增或修订质量记录模板的，需经质量管控部审核、公司管理层审批后正式启用。第十二条质量记录填写与审核：（一）质量记录填写人员需为相关工作的直接执行人，确保记录内容与实际工作一致，字迹清晰、数据准确，电子类记录需实名录入；（二）记录内容需及时填写，不得延后补填或提前预填，确需修改的，纸质类记录需划改并签字注明修改原因，电子类记录需保留修改痕迹；（三）各部门指定审核人对本部门质量记录进行初审，审核内容包括完整性、准确性、规范性，审核通过后签字确认，每月统一移交至质量管控部。第十三条质量记录存储与保管：（一）纸质类质量记录由质量管控部整理后移交行政部档案库，按类别、年份、批次分类存放，粘贴标识标签，建立存储台账；（二）电子类质量记录由质量管控部统一存储至专用服务器，定期备份，备份数据异地存放，防止数据丢失，电子记录保存格式需兼容常用办公软件；（三）不同类型质量记录设置差异化保存期限：研发类、成品检测类记录保存至产品退市后5年，生产类、采购类记录保存不少于3年，售后类记录保存不少于5年，涉及质量纠纷的记录永久保存。第十四条质量记录借阅与使用：（一）公司内部人员因工作需要借阅质量记录的，需填写《质量记录借阅申请单》，经所在部门负责人及质量管控部审批后办理借阅手续；（二）纸质类记录借阅期限不超过15个工作日，电子类记录仅限在公司内网查看，严禁私自拷贝、外传；（三）外部单位（如监管部门、合作方）需查阅质量记录的，需经公司管理层审批，质量管控部专人陪同查阅，严禁直接移交原始记录。第十五条质量记录销毁：（一）超期且无保存价值的质量记录，由质量管控部制定销毁计划，列明销毁记录的名称、数量、保存期限、销毁原因；（二）销毁计划经公司管理层审批后，由质量管控部联合行政部执行销毁，纸质类记录采用碎纸或焚烧方式（符合环保要求），电子类记录采用永久删除并销毁备份的方式；（三）销毁过程需填写《质量记录销毁记录表》，记录销毁时间、地点、执行人、监督人，相关人员签字确认，记录表永久留存。第四章监督与考核第十六条质量管控部每月对各部门质量记录的填写、归档情况进行抽查，每季度开展一次全面检查，重点核查记录的真实性、完整性、规范性；第十七条对填写不规范、不完整、逾期未归档质量记录的部门或个人，视情节轻重采取约谈、限期整改、扣减绩效等措施；对伪造、篡改质量记录的人员，严肃追责，造成质量事故或合规风险的，追究相应责任；第十八条对在质量记录管理工作中表现突出的部门或个人（如及时发现记录漏洞、规范管理记录提升追溯效率），给予表彰或奖励；第十九条质量管控部将各部门质量记录管理合规性纳入部门绩效考核，作为质量管控