会议纪要撰写规范及标准模板

会议纪要撰写规范及标准模板一、适用会议类型与场景会议纪要作为会议成果的书面载体，广泛应用于各类正式会议场景，保证会议内容可追溯、行动项可落实。常见适用场景包括：内部决策会议：如公司战略研讨会、年度工作部署会、部门季度总结会等，需记录关键决策依据及执行要求。项目推进会议：如项目启动会、周/月度进度会、风险评审会等，需明确任务分工、时间节点及问题解决方案。跨部门协调会议：如资源对接会、流程优化会、协作障碍沟通会等，需记录各方共识与责任边界。客户或外部沟通会议：如需求对接会、方案评审会、合作洽谈会等，需准确传递双方诉求及达成的合作意向。专项任务会议：如突发事件处理会、临时工作小组会、制度修订讨论会等，需聚焦问题解决路径及责任人。二、会议纪要撰写全流程指南会议纪要撰写需遵循“会前准备—会中记录—会后整理—审核定稿”的标准化流程，保证内容完整、逻辑清晰、重点突出。（一）会前准备：奠定记录基础明确会议核心信息提前获取会议通知、议程，确认会议主题、时间、地点、主持人、记录人及参会人员范围。知晓会议目标（如“决策项目预算”“解决流程瓶颈”），预判会议重点议题，避免记录时偏离核心。收集背景资料整理与会议相关的上次会议纪要、项目文档、数据报表等，提前熟悉内容以便快速理解会议讨论语境。若涉及专业术语或复杂背景，可提前向主持人或相关人员请教，保证记录准确性。准备记录工具电子设备：电脑（提前安装会议纪要模板）、录音设备（需提前征得主持人同意，辅助核对信息）。纸质工具：笔记本、笔（用于快速记录关键信息，避免电子设备故障导致记录中断）。（二）会中记录：捕捉核心内容聚焦“关键三要素”决议事项：会议达成的明确结论（如“同意采用方案”“预算审批通过万元”）。行动项：具体任务（“完成报告”）、负责人（*经理）、完成时限（“2024年X月X日前”）。待办问题：未解决的争议点或需跟进事项（“数据需财务部复核，下次会议反馈”）。记录技巧区分主次：对讨论过程简化记录，重点保留发言人核心观点（如“*建议：优先解决客户投诉问题，而非优化功能”），避免逐字转录冗余内容。标记分歧与共识：对存在争议的议题，记录各方主要观点及最终共识（如“认为A方案成本高，认为B方案周期长，最终同意采用C方案，由*负责细化”）。数据与事实优先：记录具体数据（如“Q3销售额同比增长15%”“涉及3个部门，5名负责人”），避免模糊表述（如“销量大幅提升”“部分人反对”）。（三）会后整理：形成初稿信息核对与补全基于会议记录和录音（如有），2小时内整理初稿，保证决议、行动项、待办问题无遗漏。对模糊信息（如未明确负责人的任务、未确定时限的事项），及时向主持人或相关人员确认，避免主观臆断。结构化梳理内容按“会议基本信息—议程概要—各议题讨论与决议—后续行动计划—其他事项”的逻辑框架组织内容，保证条理清晰。语言简洁客观，使用中性词汇（如“会议明确”“决定”“建议”），避免主观评价（如“*的发言不合理”）。（四）审核定稿：保证规范准确内部校对检查格式是否统一（如日期、人名、部门名称表述一致）、数据是否准确、行动项是否包含“任务-负责人-时限”三要素。重点核对决议事项与会议实际结论是否一致，避免信息偏差。确认与发布将初稿提交主持人审核，根据反馈修改后，于24小时内发送至参会人员及相关方（抄送需知晓的部门或人员）。若涉密，需标注“内部文件，注意保密”并控制分发范围；正式发布后，同步存档（电子档+纸质档），留存期限不少于1年。三、标准会议纪要模板（含表格示例）（一）会议基本信息项目内容会议名称项目第三季度进度推进会会议时间2024年X月X日14:00-16:30会议地点公司3楼第一会议室/腾讯会议（会议号：*）主持人*总监（项目部）记录人*助理（综合管理部）参会人员部长（研发部）、经理（市场部）、*专员（财务部）等缺席人员及原因*（运营部）：因出差无法参会，已提前提交书面意见列席人员*（实习生，负责会议支持）（二）会议议程概要审议Q2项目成果及Q3目标（负责人：*）讨论当前项目瓶颈及解决方案（负责人：、）确认Q3资源分配及预算调整（负责人：、）其他事项（三）议题讨论与决议（核心记录部分）议题序号议题名称讨论要点摘要决议事项1Q3项目目标调整：市场变化需增加“用户增长”指标；：研发资源紧张，建议优先核心功能开发。1.Q3核心目标定为“用户增长20%，核心功能上线2个”；2.由*协调研发部资源，3日内提交资源分配方案。2客户投诉问题解决方案：本周收到5起关于功能的投诉；：建议优化操作流程，增加引导提示。1.由*牵头，研发部、市场部协作，于X月X日前完成流程优化方案；2.优化后需内部测试3天，再上线验证。3预算调整申请：市场推广费用需增加10万元；：财务部需核对ROI数据，建议分阶段拨付。1.同意增加10万元市场预算，分两期拨付（首期6万元，X月X日前；余款4万元，达标后拨付）；2.由*负责提交详细ROI报告，下次会议审议。（四）后续行动计划（行动项跟踪）任务描述负责人协作人完成时间备注提交Q3研发资源分配方案**（研发部）2024年X月X日需明确人力、设备分配明细优化客户投诉问题处理流程*、2024年X月X日同步更新用户帮助文档提交市场推广预算ROI报告**（财务部）2024年X月X日需包含历史数据对比及预测模型（五）其他事项下次会议时间：2024年X月X日14:00，地点：3楼第一会议室，议题：Q3项目第一次复盘。附件：Q2项目成果报告、客户投诉数据汇总表（详见附件1、2）。四、撰写过程中的关键注意事项客观准确性原则严禁添加个人观点或未经证实的信息，所有内容需基于会议实际讨论结果。数据、人名、部门名称等关键信息需反复核对，保证与会议记录一致。简洁明了性原则避免冗长描述，用短句、要点式记录（如“决议事项”用“1.2.3.”分点列出），重点突出“做什么、谁来做、何时完成”。突出重点原则区分“背景信息”与“核心内容”，对讨论过程中的冗余铺垫、次要争议可简化处理，但对决议、行动项、待办问题需完整记录，避免关键信息被淹没。规范格式原则统一字体、字号（如标题黑体三号、宋体小四）、行间距（1.5倍），表格样式简洁清晰，日期、数字等格式统一（