行政采购流程及标准管理手册

行政采购流程及标准管理手册一、手册适用范围与核心目标（一）适用范围本手册适用于公司内部各部门（含分支机构）的行政采购活动，涵盖日常办公物资、办公设备、固定资产、服务类项目（如保洁、维修、咨询）等采购场景。涉及部门包括需求部门、行政部门、财务部门、法务部门及管理层。（二）核心目标规范采购流程，保证各环节操作标准化、透明化；控制采购成本，提高资金使用效益；保障采购质量，满足各部门工作需求；防范合规风险，杜绝违规操作行为。二、行政采购全流程操作指引（一）需求发起与提报操作主体：需求部门申请人、需求部门负责人操作内容：需求部门根据工作需要，填写《行政采购需求申请表》，明确以下信息：物品/服务名称、规格型号、技术参数（如适用）、数量、预估单价、总价；采购理由（简要说明用途及必要性）、期望交付时间；是否属于固定资产（如电脑、打印机等需贴资产标签的物品）。需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，签字确认后提交至行政部门。所需材料：《行政采购需求申请表》（详见“三、常用采购管理表单模板”）。输出成果：审批通过的《行政采购需求申请表》。（二）预算审核与立项操作主体：行政部门、财务部门、分管副总操作内容：行政部门收到《行政采购需求申请表》后，核对采购项目是否在年度预算范围内：若在预算内，财务部门1个工作日内完成预算额度审核，签字确认；若超预算，需求部门需提交《超预算采购说明》，详细说明超预算原因及资金来源，由分管副总审批。预算审核通过后，行政部门正式立项，启动后续采购流程。所需材料：《行政采购需求申请表》、年度预算表（超预算时需《超预算采购说明》）。输出成果：预算审批通过的《行政采购需求申请表》。（三）供应商选择与管理操作主体：行政部门采购专员、需求部门代表操作内容：供应商寻源：根据采购需求类型，通过以下方式确定候选供应商：公开招标：金额≥5万元的项目，需在公司官网或指定平台发布招标公告；询价比价：金额1万-5万元的项目，至少邀请3家合格供应商提供报价；单一来源：金额＜1万元或因技术/规格特殊只能从唯一供应商采购的，需填写《单一来源采购审批表》，经分管副总审批。供应商资质审核：对候选供应商的营业执照、相关资质证书（如3C认证、环保认证等）、过往合作业绩（如有）进行核查，保证供应商具备合法经营资格及履约能力。确定供应商：行政部门汇总报价及资质情况，结合性价比、服务能力等因素，与需求部门协商确定最终供应商，形成《供应商选择结果说明》。所需材料：《行政采购需求申请表》、供应商报价单、资质证明文件、《单一来源采购审批表》（如适用）、《供应商选择结果说明》。输出成果：确定的合格供应商及报价信息。（四）采购合同签订操作主体：行政部门采购专员、法务部门、总经理操作内容：行政部门根据采购需求及供应商报价，拟定采购合同（可使用公司标准合同模板），明确以下条款：采购物品/服务的名称、规格、数量、单价、总价；质量标准、交付时间、地点及方式；验收标准及流程；付款条件（如预付款比例、到货款、质保金等）；违约责任、争议解决方式。法务部门对合同条款进行合规性审核，重点审核权利义务对等性、法律风险点等，提出修改意见并反馈至行政部门。行政部门根据法务意见修订合同后，提交总经理审批。审批通过后，由行政部门与供应商双方法定代表人或授权代表签字盖章，合同正式生效。所需材料：《行政采购需求申请表》、《供应商选择结果说明》、采购合同（草案及终稿）、法务审核意见表。输出成果：双方签字盖章的正式采购合同。（五）订单执行与交付跟踪操作主体：行政部门采购专员、供应商操作内容：行政部门根据采购合同，向供应商下达《采购订单》，明确交付时间、地点及联系人。供应商按订单要求组织生产或备货，并在交付前24小时通知行政部门预计到达时间。行政部门采购专员全程跟踪物流进度，保证物品按时送达；如遇延迟，及时与供应商沟通协调，并将情况反馈至需求部门。所需材料：《采购订单》、物流跟踪记录。输出成果：按时交付的采购物品/服务。（六）货物/服务验收与入库操作主体：需求部门代表、行政部门仓管员操作内容：货物验收：需求部门与行政部门仓管员共同到场，对照《采购订单》及合同要求，检查物品数量、规格、外观、质量（如试用功能测试）等是否符合约定；验收合格后，填写《验收入库单》，需求部门代表、仓管员签字确认；如验收不合格，当场拍照取证，填写《不合格品处理单》，说明不合格原因，要求供应商限期退换货，同时报行政部门备案。服务验收：服务类项目（如保洁、维修）完成后，需求部门根据合同约定的服务标准进行现场验收，填写《服务验收表》，明确服务质量、完成情况等，双方签字确认。入库登记：仓管员凭《验收入库单》办理入库手续，更新库存台账；属于固定资产的物品，由行政部门统一粘贴资产标签，录入固定资产管理系统。所需材料：《采购订单》、采购合同、《验收入库单》、《不合格品处理单》（如适用）、《服务验收表》（服务类适用）。输出成果：《验收入库单》或《服务验收表》、更新后的库存台账及固定资产信息。（七）费用结算与支付操作主体：财务部门、行政部门操作内容：供应商根据合同约定开具合规发票（发票抬头、税号等信息需与公司一致），附《验收入库单》或《服务验收表》提交至行政部门。行政部门核对发票信息与合同、订单、验收单是否一致，确认无误后填写《付款申请表》，附相关审批材料（需求申请表、合同、验收单、发票等），提交财务部门。财务部门对付款材料进行复核，确认金额、收款账户等信息无误后，按公司资金审批流程办理付款（如需支付预付款或进度款，需按合同约定比例执行）。所需材料：合规发票、《验收入库单》或《服务验收表》、《付款申请表》、采购合同。输出成果：完成付款的银行回单及付款台账。（八）采购档案归档操作主体：行政部门档案管理员操作内容：采购项目完成后，行政部门将全过程资料整理归档，包括：《行政采购需求申请表》及审批记录；预算审核材料、超预算说明（如适用）；供应商报价单、资质文件、《供应商选择结果说明》；采购合同（正本及副本）；《采购订单》、物流跟踪记录；《验收入库单》或《服务验收表》、《不合格品处理单》（如适用）；发票、付款申请单及银行回单。档案按“一项目一档案”原则分类存放，电子档案同步至公司OA系统，纸质档案保存期限不少于5年，到期按规定销毁。输出成果：完整的采购档案（纸质+电子）。三、常用采购管理表单模板（一）《行政采购需求申请表》申请部门申请人联系方式（分机）申请日期需求类别□办公设备□办公耗材□服务类□维修□其他紧急程度□普通□紧急期望交付时间物品/服务名称规格型号/技术参数单位数量需求理由（简要说明用途及必要性）附件（如技术参数清单、图纸等）部门负责人审批意见签字：日期：行政部门审核意见签字：日期：财务预算审核意见签字：日期：总经理审批意见签字：日期：（二）《供应商询价对比表》采购项目名称需求部门询价日期序号供应商名称联系人123采购专员意见需求部门确认意见签字：（三）《验收入库单》验收日期验收地点验收人（需求部门）仓管员供应商名称订单编号合同编号到货日期序号物品名称规格型号单位12验收结论□合格□不合格（需附《不合格品处理单》）需求部门签字仓管员签字日期：（四）《付款申请表》供应商名称采购项目名称合同编号申请付款金额（元）付款方式付款阶段□预付款□到货款□质保金□其他付款比例申请日期申请人付款说明（如：已完成验收，合同约定支付到货款80%）附件清单□发票□验收单□合同□其他行政部门审核意见签字：日期：财务审核意见签字：日期：总经理审批意见签字：日期：四、关键风险控制与合规要求（一）流程合规性采购活动必须严格遵守《_________采购法》（如适用）及公司《采购管理制度》，严禁未经审批擅自采购或拆分项目规避审批。金额≥3万元的采购项目，需留存至少3家供应商的报价记录；金额≥10万元的项目，需采用公开招标方式，特殊情况需经总经理办公会审批。（二）预算控制所有采购项目必须在年度预算内执行，超预算采购需经分管副总及总经理审批，严禁无预算、超预算采购。预算执行过程中，如遇市场价格大幅波动，需及时向行政部门及财务部门报备，必要时调整预算。（三）供应商管理建立《合格供应商名录》，每年对供应商的资质、履约能力、服务质量进行评估，淘汰不合格供应商。禁止与存在关联关系或不良记录的供应商合作，供应商资质需在合作前及合作期满后重新审核。（四）验收与质量管控需求部门是验收第一责任人，必须按合同标准逐项核对，严禁“先签收后验收”或“代签收”行为。验收不合格的物品/服务，需在3个工作日内通知供应商处理，处理结果需经需求部门确认并报行政部门备案。（五）档案管理采购档案需保证资料完整、字迹清