行政管理工作流程规范手册

行政管理日常工作流程规范手册前言本手册旨在规范公司行政管理日常工作流程，提升行政服务效率与质量，保证各项行政事务有序开展。手册涵盖会议组织、办公用品管理、文件归档、访客接待、固定资产管理等核心工作场景，为行政人员提供标准化操作指引，助力实现行政工作规范化、精细化管理。第一章日常会议组织与管理适用情境适用于公司各类会议的组织与管理工作，包括部门例会、项目研讨会、跨部门协调会、月度/季度工作总结会等常规会议，以及临时性专题会议。操作流程一、会议发起与审批发起申请：由会议主办人填写《会议申请表》，明确会议名称、目的、时间（建议时长不超过2小时）、地点（线上需注明会议平台及）、参会人员范围（含主要参会人及列席人）、会议议程、所需物料（如投影仪、白板、文具等）及特殊需求（如茶歇、同声传译等）。审批流程：例会、部门内部会议：由部门负责人审批；跨部门会议、大型会议（参会人数超过20人）：需提前3个工作日报请分管领导*总审批；涉及公司重大事项的会议：需报请总经理*总审批。审批反馈：审批通过后，行政部在1个工作日内反馈会议安排结果；未通过时，需向主办人说明原因并协助调整方案。二、会议通知发布通知内容：包含会议名称、时间（精确到分钟）、地点/线上、参会人员、主要议程、会议联系人及联系方式、需提前准备的资料（如PPT、数据报表等）。发布方式：常规会议：通过企业/钉钉群发布通知，并同步在OA系统备案；重要会议：除线上通知外，需电话逐一确认参会人是否收到，保证信息传达到位。时间要求：例会需提前1个工作日通知，其他会议需提前2-3个工作日通知（紧急会议除外，但需至少提前4小时通知）。三、会前准备场地与物料准备：行政部根据会议地点提前30分钟完成场地布置（调试投影仪、麦克风、空调，检查座椅摆放，摆放会议资料、文具、饮用水等）；线上会议需提前测试平台稳定性，保证音视频功能正常，提前10分钟开启会议室等待参会人员。参会人员提醒：会议开始前1小时，通过企业/钉钉再次提醒参会人员会议信息，确认参会情况。四、会中服务签到管理：参会人员入场时，行政人员引导签到（线上会议通过平台“签到”功能或人工统计），记录迟到、早退人员信息。会议保障：安排专人负责会议记录（重点记录会议决议、待办事项、责任人及完成时限）；全程监控设备运行，遇故障立即排查并启用备用设备；根据会议时长安排茶歇（如超过1.5小时，可在中场休息时提供简单茶点）。五、会后整理纪要撰写与分发：会议结束后2个工作日内，行政人员根据会议记录整理《会议纪要》，经会议主办人及部门负责人审核无误后，通过OA系统发送至所有参会人及相关领导，并抄送存档。资料归档：将会议申请表、签到表、会议纪要、演示文稿（PPT）等资料整理归档，电子版保存至公司共享服务器“会议档案”文件夹（按“年份-月份-会议名称”分类），纸质版（如需）装订后存入行政档案柜。待办跟进：对会议纪要中明确的待办事项，行政部需在每周五汇总进度，跟进责任人完成情况，并及时反馈给相关领导。表单模板表1-1：会议申请表会议名称会议时间会议地点/线上主办部门主办人联系方式参会人员（列出主要参会人及部门）预计人数会议议程（1）…（2）…（3）…所需物料特殊需求（如茶歇、同声传译等）审批意见填表日期年月日关键提示会议议程需简洁明确，避免偏离主题；重要会议需提前确认参会领导的日程，避免时间冲突；线上会议需设置“等候室”功能，主持人确认参会人员身份后再允许入会；会议纪要需客观准确，突出“决议”和“待办”，避免记录过多讨论细节。第二章办公用品申领与发放管理适用情境适用于公司各部门及员工日常办公所需的各类用品申领、发放、盘点及库存管理，包括文具（笔、本、文件夹等）、办公耗材（打印纸、墨盒、硒鼓等）、清洁用品（纸巾、洗手液等）及低值易耗品（订书机、计算器等）。操作流程一、需求统计与采购月度需求提报：每月25日前，各部门根据实际使用情况填写《办公用品需求计划表》，经部门负责人审核后提交至行政部。汇总与采购：行政部汇总各部门需求，核对库存后编制《办公用品采购清单》，报行政主管*主管审批后，由采购专员统一采购（紧急用品可先采购后补流程）。入库验收：物品送达后，行政部与采购专员共同核对物品名称、规格、数量及质量，确认无误后在《办公用品入库登记表》中记录，不合格品当场退回并要求供应商更换。二、申领与发放线上申领：员工通过OA系统“办公用品申领”模块提交申请，选择物品名称、规格、数量及申领部门，经部门负责人审批后，推送至行政部。线下发放：日常用品：行政部每日上午10:00-11:00、下午15:00-16:00集中发放，员工凭工牌领取并签字确认；大件/批量用品（如打印纸、文件夹）：行政部根据申领需求直接配送至部门，由部门指定人员签收。紧急申领：遇突发急需用品（如会议前缺额文具），员工可通过电话向行政部申请，行政部协调库存或临时采购，事后24小时内补办线上申领手续。三、库存管理定期盘点：行政部每月末对办公用品库存进行全面盘点，核对实物与台账是否一致，编制《办公用品盘点表》，对盘盈、盘亏情况分析原因并报行政主管审批后处理。库存预警：对常用物品设置安全库存量（如A4纸剩余5箱、签字笔剩余20支），当库存低于安全量时，行政部及时启动采购流程，保证供应充足。表单模板表2-1：办公用品需求计划表部门月份填表人联系方式序号物品名称规格单位1A4复印纸A4、70g包2黑色签字笔0.5mm支…………部门负责人签字：_______日期：年月日表2-2：办公用品入库登记表入库日期物品名称规格单位数量供应商验收人备注2023-10-08A4复印纸A4、70g包20办公用品公司合格2023-10-08黑色签字笔0.5mm支100文具店合格关键提示申领用品需符合实际工作需要，避免过度申领造成浪费；办公用品仅限办公使用，严禁私用或外借；库存盘点需保证账实相符，对易损耗品（如墨盒）需记录使用周期，分析消耗规律；新入职员工由部门行政专员统一申领基础办公用品（笔、本、文件夹等），个人特殊需求需自行说明。第三章公司文件归档管理适用情境适用于公司各类具有保存价值的文件资料，包括行政类文件（通知、制度、会议纪要等）、人事类文件（劳动合同、员工档案等）、财务类文件（报销单、预算表等，需与财务部协同）、业务类文件（合同、项目方案等）及外来文件（函件、客户资料等）的归档、保管、查阅及销毁管理。操作流程一、文件分类与编号分类标准：根据文件来源和性质分为“行政类”“人事类”“财务类”“业务类”“外来类”五大类，每类下设二级分类（如行政类分为“制度文件”“会议文件”“后勤文件”等）。编号规则：采用“部门代码-年份-分类代码-流水号”格式（如“XZ-2023-01-001”表示“行政部2023年制度文件第1号”），部门代码和分类代码由行政部统一编制。二、归档范围与时间要求归档范围：行政类：公司发文、上级单位来文、会议纪要、工作总结、后勤管理记录等；人事类：员工入职登记表、劳动合同、异动手续、培训记录、离职证明等；业务类：合同协议、项目方案、客户资料、招投标文件等；外来类：部门函件、合作单位来文、重要客户资料等。归档时间：年度总结、年度计划等年度文件：次年1月31日前完成归档；会议纪要、合同类文件：形成后5个工作日内归档；日常文件：每月最后一个工作日汇总归档。三、归档流程文件整理：文件形成部门需对文件进行初步整理（检查完整性、规范性，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品），并填写《文件归档登记表》。审核移交：部门负责人审核文件内容无误后，将文件及《文件归档登记表》一并移交至行政部，双方签字确认。入库保管：行政部对文件进行编号、登记、装订（纸质文件需使用档案盒存放，标注“部门-年份-文件名”；电子文件需至公司共享服务器“档案管理”系统，按分类建立文件夹）。四、查阅与借阅查阅权限：员工仅可查阅本部门工作相关文件；跨部门查阅需经本部门负责人及档案管理部门负责人审批；涉密文件（如未公开合同、财务数据）需经分管领导*总审批。查阅流程：纸质文件：填写《文件查阅申请表》，经审批后在行政部档案室查阅，查阅时需保持文件完整，不得涂改、勾画、抽取；电子文件：通过OA系统“档案查询”模块提交申请，审批通过后在线查阅，禁止涉密文件。借阅规则：纸质文件原则上不外借，确因工作需要借阅的，需经部门负责人及行政部负责人审批，借阅期限不超过3个工作日，到期需及时归还；逾期未还或损坏文件需按公司规定承担责任。五、鉴定与销毁鉴定：行政部每两年组织一次档案鉴定，对超过保存期限的文件进行价值评估，区分“继续保存”和“销毁”两类。销毁流程：对需销毁的文件，由行政部编制《文件销毁清单》，经行政主管及分管领导审批后，至少2人共同监销；销毁时需保证信息无法复原（如纸质文件需碎纸处理，电子文件需彻底删除并格式化硬盘），监销人签字确认《文件销毁登记表》并留存备查。表单模板表3-1：文件归档登记表部门归档日期文件名称文件编号形成日期页数密级经办人备注行政部2023-10-102023年第四季度工作计划XZ-2023-03-0052023-10-085普通人事部2023-10-10员工劳动合同汇总表RS-2023-01-0202023-10-0515机密仅限查阅表3-2：文件查阅申请表申请人部门查阅日期查阅时间联系方式文件名称文件编号密级查阅用途审批意见部门负责人签字：_______档案管理部门负责人签字：_______分管领导签字：_______关键提示文件归档需保证内容完整、字迹清晰（纸质文件需用碳素墨水书写，电子文件需为PDF格式）；电子文件需定期备份（每月1次），防止数据丢失；涉密文件需单独存放，档案室需配备防火、防潮、防盗设施；员工离职时，需将手中保管的公司文件全部移交行政部，办理交接手续。第四章访客接待与引导流程适用情境适用于公司外部访客（包括客户、合作伙伴、部门人员、应聘者等）的接待、引导、洽谈及离开全流程管理，旨在展现公司良好形象，保证访客接待规范有序。操作流程一、访客预约预约方式：访客可通过电话、企业或由对接人提前预约，明确到访时间、人数、单位、姓名、职务、来访事由及对接部门/人员。信息登记：对接人收到预约信息后，填写《访客预约登记表》，并提前1个工作日将访客信息（姓名、单位、到访时间、车牌号等）告知行政部。二、接待准备场地准备：行政部根据访客级别（普通客户、重要客户、领导等）及人数，提前30分钟安排接待室（小型洽谈室/大型会议室），调试设备（空调、投影仪、饮水机），准备茶水（根据访客习惯提供绿茶、红茶或矿泉水）、纸巾、公司宣传资料及访客登记簿。人员准备：对接人需提前到达接待室，重要访客到访时，部门负责人需陪同；如需领导接待，需提前确认领导日程并引导至指定位置。三、访客接待与引导迎接与登记：访客到达时，行政人员或对接人到公司前台迎接，主动问候“您好，欢迎来到公司”；引导访客至前台填写《访客登记表》（登记姓名、单位、证件号码号、联系方式、到访事由、接待人等），核对证件号码信息（如需），发放《访客证》（佩戴于左胸显眼位置）。引导至接待室：主动为访客引导路线，途中可简单介绍公司环境（如“这边是我们的办公区，那边是产品展示区”）；到达接待室后，请访客入座，主动询问“需要喝点什么？”，及时提供茶水。四、洽谈服务洽谈保障：洽谈期间，行政人员需在不打扰的前提下，每30分钟巡视一次，及时添加茶水、更换烟灰缸（如允许吸烟）；如遇临时中断（如接待人需接电话），需向访客说明“，我稍后回来”。突发情况处理：访客临时增加人数：及时协调更大接待室或调整座位，并对接人说明情况；访客提出特殊需求（如翻译、设备支持）：尽量满足，无法满足时需委婉解释并协助联系外部资源。五、送客与后续送客礼仪：洽谈结束后，对接人及陪同人员需送访客至公司门口或电梯口，握手道别（“感谢您的到访，期待下次合作”），目送访客离开后再返回。信息反馈：行政部将《访客登记表》整理存档，对接人需在1个工作日内将洽谈结果反馈至行政部（如“客户对产品方案感兴趣，需提供报价”）。表单模板表4-1：访客预约登记表对接部门对接人预约日期预约时间访客姓名单位名称职务联系方式到访人数到访事由到访时长车牌号（如需）特殊需求（如翻译、素食等）确认人表4-2：访客登记表到访日期到访时间离开时间访客姓名单位名称证件号码号联系方式接待人部门来访事由访客证号备注关键提示接待室需保持整洁、安静，避免堆放杂物；访客证需专人专用，离公司时由行政人员回收；重要访客到访前，需对接人提前确认其背景、偏好及洽谈重点，做好针对性准备；严禁泄露公司机密信息（如财务数据、未公开项目等），洽谈内容需符合公司规定。第五章固定资产盘点与维护管理适用情境适用于公司各类固定资产（包括办公设备（电脑、打印机、复印机等）、家具（办公桌、椅、文件柜等）、电子设备（投影仪、相机等）、生产设备（如适用）的入库、领用、调拨、盘点、维修及报废管理，保证资产安全、完整，提高资产使用效率。操作流程一、资产入库与登记资产验收：固定资产购入后，由行政部、使用部门及采购专员共同验收，核对资产名称、型号、规格、数量、金额及供应商信息，保证与采购清单一致。建档贴标：验收合格后，行政部为每项资产编制唯一“资产编号”（格式为“年份-资产类别-流水号”，如“2023-DB-001”代表“2023年电子设备第1号”），并粘贴资产标签（标签包含编号、名称、购入日期、使用部门等信息）。台账登记：在《固定资产台账》中记录资产详细信息（编号、名称、型号、规格、购入日期、原值、使用部门、使用人、存放地点、维保期限等），电子台账同步录入OA系统，纸质台账由行政部存档。二、资产领用与调拨领用流程：新员工入职或部门新增资产需求时，由使用部门填写《固定资产领用申请表》，经部门负责人审批后，行政部核对库存并发放资产，领用人在《固定资产领用登记表》中签字确认。调拨管理：部门间资产调拨需填写《固定资产调拨申请表》，经调出/调入部门负责人及行政部审批后，行政部更新台账（变更使用部门、使用人、存放地点），调拨双方签字确认。三、定期盘点盘点周期：行政部每季度进行局部盘点，每年12月进行全面盘点，保证账、卡、物三相符。盘点流程：提前3个工作日发布盘点通知，明确时间、范围及要求；使用部门配合行政部逐一核对资产实物，检查资产状态（是否完好、能否正常使用）、存放地点及使用人信息；对盘盈、盘亏、毁损资产，填写《固定资产盘点差异表》，分析原因（如管理疏漏、正常损耗等），报行政主管及分管领导审批后处理。四、维修与报废维修申请：资产出现故障时，使用人填写《固定资产维修申请表》，说明故障现象及原因，经部门负责